- •Общая часть
- •2. Заключительная часть письма
- •3. Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т. П.
- •Информационные письма
- •Письмо-сообщение (извещение, уведомление)
- •Письмо-подтверждение
- •Письмо-заявление
- •Гарантийное письмо
- •Письмо-запрос
- •Письмо-ответ
- •Письмо-просьба
- •Письмо-предложение (оферта)
-
Убедительно просим вас не задерживать ответ...
-
Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)...
-
Надеемся, что наша просьба будет выполнена
-
С уважением (подпись)
-
Информационные письма
Информационное письмо ставит своей задачей
-
своевременное оповещение адресата (другой организации или заинтересованных лиц) о произошедшем событии или свершившемся факте.
-
с целью рекламы деятельности отдельных организаций.
-
Информационные письма констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.
-
Объем информационного письма может меняться от одного предложения до сообщения, занимающего несколько страниц.
-
В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. В зависимости от значимости излагаемых событий или фактов, письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Часто для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.
Письмо-сообщение (извещение, уведомление)
-
готовится при необходимости информирования о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес для отправителя и адресата.
-
Примером таких писем являются: сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.
-
Может быть отправлено из вежливости, в знак благодарности за скорый ответ, как выражение готовности к сотрудничеству и т. п.;
Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант. Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:
В ответ на Ваше письмо...
В дополнение к нашему письму...
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
На основании нашего телефонного разговора...
На основании устной договоренности...
Согласно Вашей просьбе...
Согласно протоколу о взаимных поставках...
Для согласования(решения) спорных вопросов...
Для согласования вопросов участия...
В целях безопасности прохождения груза...
Во избежание конфликтных ситуаций...
С целью ознакомления с... высылаем Вам...
В случае, когда мотивация письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия). Ключевая фраза письма имеет вид:
Сообщаем, что...
Извещаем...
Уведомляем...
Информируем...
Ставим Вас в известность, что...
Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...
Доводим до Вашего сведения, что...
Нам приятно сообщить (Вам), что...
Имеем честь сообщить (Вам), что...
С радостью сообщаем (Вам) о...
-
Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно:
ООО "Престиж" уведомляет Вас о том, что...
ОАО "Максимум" информирует партнеров (клиентов) о...
Заключительная часть выраженная комплиментом.