1.5 Стандартизация и унификация управленческой документации

Стандартизацию и унификацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.

Унификация документов — это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Существует три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет — это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица так же, как анкета, представляет собой «разорванный» текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а

переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

2 Документирование управленческой деятельности

2.1 Состав реквизитов

2.1.1 При оформлении документов используется следующий состав реквизитов (реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени):

1. - Государственный герб Республики Беларусь;

2. - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3. - код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4. - код документа по [3];

5. - наименование вышестоящей организации;

6. - наименование организации;

7. - наименование структурного подразделения;

8. - почтовый адрес отправителя;

9. - коммуникационные и коммерческие данные;

10. - название вида документа;

11. - дата;

12. - регистрационный индекс;

13. - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14. - место составления или издания;

15. - гриф ограничения доступа;

16. - адресат;

17. - гриф утверждения;

18. - резолюция;

19. - заголовок к тексту;

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

В организациях могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурных подразделений.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.д.). Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

2.3.28 Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

Отметка необходима для рациональной организации работы с документами в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Пример-

Михайлов 74 48 50

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее - пт) и может быть дополнена информацией:

- в первой строке — индекс структурного подразделения, в котором готовился документ;

С приказом ознакомлены:

Экономист планового отдела Подпись С.Н.Петров

30.10.2005

Менеджер отдела рекламы Подпись А.С.Гришина

31.10.2005

2.3.27 Подпись ответственного лица заверяют печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

В организациях используются разные по назначению печати — гербовые и простые.

Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом Республики Беларусь.

В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

20. - отметка о контроле;

21. - текст;

22. - отметка о наличии приложения;

23. -подпись;

24. - гриф приложения;

25. - гриф согласования;

26. – визы;

27. - печать;

28. - отметка об исполнителе;

29. - отметка о заверении копии;

30. - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31. - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32. - отметка о переносе данных на машинный носитель.

2.1.2 Все реквизиты делятся на постоянные (Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, поч­товый адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные, или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на но­мер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись должностного лица, отметка об исполнителе и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оп­тимальное положение реквизитов. Всего на документе может насчитываться до 32 реквизитов.

2.1.3 Расположение и размеры реквизитов приведены в приложении А (формуляр-образец). Формуляр-образец представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Формуляр-образец устанавливает:

• форматы бумаги;

• служебные поля;

• конструкционную сетку;

• расположение частей, зон реквизитов.

Формуляр-образец состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.