- •Документационное обеспечение и дипломатическая переписка в международных отношениях ключевые понятия
- •1. Организация и значение документационного обеспечения дипломатической службы
- •2. Составление и оформление документов в системе дипломатической службы
- •I Европейский департамент
- •3. Систематизация документов и контроль за их исполнением
- •4. Дипломатическая документация и дипломатическая переписка
- •Посольство Российской Федерации
- •Министерство иностранных дел
- •Контрольные вопросы
- •Литература
2. Составление и оформление документов в системе дипломатической службы
Требования к составлению и оформлению официальных документов в учреждениях дипломатической службы, как центральных, так и зарубежных, определяются государственными стандартами, общими для всей государственной системы Российской Федерации. При этом важно учитывать, что служебная переписка внешнеполитического ведомства, а отчасти и загранучреждений более чем наполовину состоит из документов внутригосударственного характера. К этой категории в документообороте МИД в частности относятся документы, поступающие из Администрации Президента и Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации; ведомственная переписка с федеральными министерствами и ведомствами, властными структурами субъектов Российской Федерации, иными государственными и общественными организациями и учреждениями.
В настоящее время действует стандарт (ГОСТ Р 6. 30-97 в редакции от 21.01.2000 г.), который устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части:
— состава реквизитов документов;
— оформления реквизитов документов;
— бланков и оформления документов;
— изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Эти требования распространяются как на традиционное делопроизводство, основанное на бумажных носителях, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Их выполнение обеспечивает единство правил и практики документирования и создает информационную совместимость автоматизированных баз данных в рамках всей системы делопроизводства и документационного обеспечения дипломатической службы.
Дипломатический документ в его окончательном, исходящем варианте может отличаться по оформлению от документов обычного Делопроизводства. Тем не менее многие реквизиты, принятые при составлении и внутреннем согласовании дипломатических документов являются общими для всей системы делопроизводства и документационного обеспечения дипломатической службы.
В настоящее время полный формуляр-схема построения такого документа, т.е. его графическая модель включает в себя следующие основные реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации изображение Государственного Герба помещается на бланках распорядительных документов министерств, ведомств, других органов власти (органов суда, прокуратуры, арбитража, внешних органов управления и др.) — постановлений, распоряжений, приказов, писем.
Изображение Государственного Герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа — в центре или в левом углу, например:
Герб
Министерство иностранных дел
Герб
Посольство
Российской Федерации
Код формы документа. Проставляется только на унифицированных документах, форма которых предусмотрена общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации. В этом реквизите указывается официальное наименование организации, от которой исходит документ: Министерство иностранных дел Российской Федерации или сокращенно: МИД России.
Если автором документа является структурное подразделение министерства, то его наименование располагается ниже наименования министерства:
Министерство иностранных дел
Российской Федерации (МИД России)