4) Информационно-справочные документы. Справки и докладные записки

Справки - документы, содержащие описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным граж­данам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юриди­ческий факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п. Приведем примеры.

Московское городское объединение Генеральному дирек-

книжной торговли «Москнига» тору объединения

Кировское районное книготорговое "Москнига"

объединение Горбунову А.В. Магазин №...

Справка

Дата Номер

О комплектовании товарных фондов

в 20... г.

В 20.. г. комплектование товарных фондов магазина про­исходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):

1. Книготорговая база "Москнига" - ...

2. Объединение "Книгоэкспорт" -...

3. Издательство "Прогресс"

4. Специальная книжная экспедиция -...

Директор магазина (подпись)

Московский государственный

историко-архивный институт

Справка

Дата Номер

Кузькова Анна Ивановна учится на III курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства.

Справка выдана для представления в поликлинику.

Декан (подпись)

факультета государственного делопроизводства

Докладная записка - документ, адресованный руководи­телю данного или вышестоящего учреждения и информи­рующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констати­рующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

Контрольно-ревизионный отдел

Дата Генеральному директору

объединения

Иванову И.И.

Докладная записка

О назначении документальной ревизии

в магазине № ...

При проведении 09.04.94 г. инвентаризации товарных фондов магазина № ... обнаружена недостача различных товаров на сум­му ... руб.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № ... за период с 01.01.94 по 09.04.94 г.

Зам начальника (подпись)

отдела

Обратите внимание!

1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

2. Внутренние докладные записки, подаваемые руково­дителю структурного подразделения или руководителю учреж­дения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подпи­сывает - составитель.

3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

4. Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении..., О проверке и т.п.