Тема 4. Деловая беседа и подготовка к ней.

План:

1. Понятие деловой беседы. Подготовительные мероприятия.

2. Этапы проведения деловой беседы.

1. Деловая беседа – это устный контакт между людьми, связанными интересами дела.

Деловые беседы обладают рядом достоинств:

1. они проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей;

2. беседы предполагают непосредственное общение;

3. они создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т.е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Для того чтобы деловая беседа прошла успешно, к ней нужно тщательно подготовиться. При подготовке можно придерживаться следующей схемы: планирование, сбор материала и его обработка, анализ собранного материала и его редактирование.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый результат. В любом случае, обстановка должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т.п., но не «интимной». Во многом её определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер её расстановки.

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях.

Когда беседа назначена, составляется план её проведения: определяются стоящие перед Вами цели, а затем разрабатывается стратегия их достижения и тактика ведения беседы.

Планирование деловой беседы позволяет определить её конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время её проведения.

Сбор материала включает в себя поиск возможных источников информации (официальные данные, доклады, научные исследования, публикации, личные контакты и т.п.).

Анализ собранных материалов помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию.

Завершается подготовка к беседе редактированием текста, его окончательной доработкой.

2. Деловая беседа должна пройти опре­деленные этапы (фазы).

I этап. Установление контакта. Создание положительного эмоционального фона, благоприятных для беседы от­ношений — цель этапа.

На данном этапе:

• устанавливается эмоциональный контакт собеседников;

• особое внимание уделяется благоприятной атмосфере для ведения беседы;

• привлекается внимание собеседника к предмету беседы.

Имеют значение:

1. Приемы установления контакта:

• приветствие, улыбка; в том, как мы говорим «здравствуйте» содержится значительная доля будущего успеха (в этом приветствии секрет многих религий: христианства, иудаизма, буддизма и др.).

• обращение по имени и отчеству (имени, если принято), заранее выяснив, как человека зовут.

• проявление внимания к собеседнику с целью подчерки­вания его значимости.

• демонстрирование общности мнений с собеседником (продумывается заранее).

Для привлечения внимания собеседника служат следую­щие методы:

• Метод снятия напряженности: приятные слова, шутки;

• Метод «зацепки»: изложение ситуации, события, чтобы их использовать для начала разговора:

• Метод стимулирования игры воображения: формулирование ряда вопросов по определенным проблемам, которые подлежат обсуждению;

• Метод прямого подхода: сжато перечисляются причины начатой беседы, тем самым легче осуществляется переход от вопросов общих к частным.