2.5 Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

- со структурными подразделениями организации – по вопросам ДОУ;

- с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

- со службами кадров, труда и заработной платы и соответствующими научно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

- со службой материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы;

- с вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГС ДОУ и стандартов [4 - 6].

3 Библиографическое описание документа

Важная роль при создании управленческих документов отводится правильному и грамотному оформлению ссылок на библиографическое описание документов и правил их составления: набор элементов описания, последовательность их расположения, наполнения и способ представления каждого элемента, применения условных разделительных знаков. Особенно это актуально для электронных документов.

3.1 Общие положения

Библиографическое описание – совокупность библиографических сведений (БС) о документе, его составной части или группе документов, приведенных по определенным правилам и необходимых и достаточных для общей характеристики и идентификации документа. Источником БС является документ в целом, в первую очередь те его элементы, которые содержат выходные сведения. БС в описании указывают в том виде, в каком они даны в документе, или формулируют их на основе анализа документа. Набор и последовательность использования источников регламентированы в соответствующих разделах [7].

Для уточнения имеющихся или получения недостающих БС используют библиографические пособия, библиотечные каталоги, справочные издания и прочие источники.

Библиографическое описание (БО) состоит из элементов, объединенных в области, и заголовка. Элементы и области располагают в определенной последовательности, отдельные из них могут повторяться.

Элементы описания подразделяют на обязательные и факультативные.

Обязательные элементы обеспечивают идентификацию документа. Их приводит в любом БО при наличии соответствующих сведений в источнике БО. Общий для группы БО обязательный элемент, вынесенный в название раздела или в заглавие информационного издания, в описании опускают.

Факультативные элементы дают дополнительную информацию о документе (его содержании, читательском назначении, иллюстрированном материале и т.п.). Набор факультативных элементов определяет библиографическое учреждение. Он является постоянным для определенного информационно-поиского массива (библиотечного каталога, издания и т.д.).

В БО областям и элементам предшествуют следующие условные разделительные знаки:

. - точки и тире;

. точка;

, запятая;

: двоеточие;

; точка с запятой;

/ косая черта;

// две косые черты;

( ) круглые скобки;

[ ] квадратные скобки;

+ плюс;

= знак равенства.

БО составляют на языке текста документа, при этом часть сведений допускается записывать на языке того субъекта РФ, в котором находится библиографическое учреждение.

При составлении БО применяют сокращения отдельных слов и словосо-

четаний согласно [8, 9].

В отдельных случаях, например, при длинном заглавии, опускают часть

элемента или фразы, при этом пропуск обозначают знаком многоточие (…).