3. Методика подготовки совещания. Психологические правила коллективных решений на заседаниях и совещаниях.

Методика подготовки заседания.

1. Определение повестки дня. Вопросов не должно быть слишком много. Иначе рассмотрение их окажется поверхностным. Либо повестка дня не будет выполнена. Иными словами, не следует перегружать повестку дня. Равно как и нельзя выносить на рассмотрение «сырые» вопросы. Если есть опасность того, что вопрос может оказаться недостаточно подготовленным, лучше отложить его рассмотрение.

2. Назначение докладчиков по каждому вопросу повести дня. Вместо доклада может быть заслушан отчет либо сообщение. Доклад или сообщение могут делать как ответственный за данный участок работы, так и проверяющий. А вот отчет делает непременно ответственный. Уместен и такой подход, когда заслушивается доклад ответственного и содоклад проверяющего.

3. Назначение проверяющих ибо оппонентов. Это имеет место в том варианте, когда необходимо провести проверку и заслушать ее результаты (например, содоклад). Оппонентами могут быть как один-два человека, так и целая проверяющая комиссия. Для оппонентов или комиссии составляется перечень вопросов для проверки.

4. Определение круга приглашенных. Кроме членов самого органа управления, на заседания обычно приглашается широкий круг работников. Как правило, это те люди, которые имеют отношение к рассматриваемым вопросам. Уместно пригласить партнеров, внешних представителей, которые имеют интерес к вопросов повестки дня. В качестве приглашенных могут быть и внешние эксперты.

5. Составление списка выступающих. По каждому вопросу кроме докладчиков должны быть определенны два-три выступающих. Это позволит им подготовиться и выступить с анализом и предложениями. Такой подход даст возможность не допустить паузу, которая может возникнуть после доклада при отсутствии желающих выступить немедленно. Наличие списка выступающих совершенно не ограничивает других возможных ораторов.

6. Подготовка наглядных материалов. Для более полного донесения сущности вопроса до присутствующих, целесообразно использовать схемы, графики, чертежи, карты, образцы продукции и т.д. Это могут быть плакаты или предметы. Кроме наглядных пособий уместно использовать так называемые «раздаточные материалы». К ним относятся различные документы по существу рассматриваемого вопроса.

7. Подготовка проекта постановления. По каждому вопросу заседания должен быть предложен проект решения. В ходе обсуждения он может измениться существенно и даже кардинально. Однако он должен быть. Выработать серьезное решение «с нуля» в ходе самого заседания практически невозможно.

Рекомендации по проведению заседаний включают первые три из тех советов, которые были предложены для совещаний: регламент, разговор по-существу, предложения. К этому можно добавить необходимость перерывов. Непрерывно заседать можно один- полтора часа, не более. После этого надо делать перерывы, иначе участники перестанут адекватно воспринимать содержание разговора. В зависимости от вида заседания в перерыве уместно сделать «кофе – паузу».

После заседания оформляется протокол, при необходимости издаются приказы. Тексты или выписки из протокола, а также приказы рассылаются исполнителям и заинтересованным лицам, подразделениям, организациям.

Психология делового общения разработала определенные правила, которые помогают добиться высокой эффективности совещаний и заседаний. Значительная часть из них связана с принятием коллективных решений. Рассмотрим наиболее важные из них.

Психологические правила выработки коллективных решений на совещаниях и заседаниях.

Правило 1. Разговор должен вестись на содержательном уровне.

Человеческое общение имеет два уровня: содержательный и личностный. Содержательный уровень связан с существом высказываемых мнений. Личностный уровень ориентирован не на то, что сказано, а на то, кто сказал. Общение первого уровня может быть эффективным, если участники сосредоточатся на обсуждении рабочих вопросов, проблем, условий, критериев. И наоборот, если на первый план выдвинутся личные «симпатии – антипатии». Продуктивность разговора будет подменена выяснением отношений, поиском виноватых, упреками друг друга, самоутверждением одних за счет других.

Правило 2. Установка на понимание точки зрения другого.

Если высказывается иное мнение, многие люди реагируют на него субъективно-агрессивно. Они начинают искать в словах оппонента скрытый смысл, недружественный выпад против себя. Некоторым кажется, что иная позиция другого связана не с объективными, а с субъективными причинами. Такое мнение в подавляющем большинстве случаев ошибочно. Надо спокойно, без излишних эмоций, попытаться понять аргументы другого. После этого либо согласиться с ними, либо оспорить, но опять же по-существу.

Правило 3. Распределение коммуникативных ролей.

Это означает, что на совещаниях и заседаниях у каждого должна быть своя роль. Специалисты выделяют шесть таких ролей: председатель, докладчик, оппонент (или критик), интерпретатор, историк, слушатель. Председатель направляет ход обсуждения. Докладчик делает анализ проблемы и предлагает решения. Оппонент ищет «слабые звенья» в докладе. Интерпретатор предлагает новые подходы, необычный взгляд, креативные решения. Историк отслеживает развитие дискуссии, может обратить внимание на то, что какие-то важные идеи были высказаны, но затем незаслуженно забыты. Слушатели не принимают вербального участия, но своим вниманием и поведением поддерживают ту или иную позицию.

Современная практика делового общения активно осваивает виртуальные формы совещаний. Широкое внедрение информационных технологий в сферу производства позволило поставить на практическую основу совещания по видеоконференцсвязи. Это особенно целесообразно, если участники совещания территориально удалены друг от друга. Выигрыш времени и экономия ресурсов при этом очевидны.

В заключение следует подчеркнуть, что такие формы делового общения, как совещания, собрания и заседания могут выполнять очень важные профессиональные функции. Для этого их надо основательно готовить. А руководить их проведением должны опытные менеджеры. В этом случае польза будет значительно превосходить издержки.