6.З. Функции менеджмента

Сущность любой целенаправленной деятельности, в том числе и менеджмента, проявляется в функциях (лат. functio обязанность, круг деятельности, назначение, роль).

Процесс управления раскрывается в его функциях, которые возника­ют в результате разделения и специализации труда в сфере управления. Функции управления - составные части любого процесса управления.

6.4 МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ 43

- целевую направленность этих работ;

- обособленный комплекс выполняемых задач. Выделяются общие и конкретные (специальные) функции. Первые рассматриваются как функции, обязательные к исполнению в побои организационной системе, вторые как функции, отражающие специ­фику той или иной организационной системы.

Функции менеджмента были сформулированы в начале XX в. А. Файолем, их пять. Главной функцией менеджмента считается планирование. Реализуя ее, предприниматель или управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа ситуации, в которой в настоящий момент находится орга­низация, и ее перспектив формулирует цели и задачи на предстоящий период, разрабатывает стратегию действий и наконец, составляет необходимые планы и программы для их реализации.

Практическое воплощение замыслов, содержащихся в пла­нах, программах, стратегиях берет на себя организационная функция. Она реализуется через создание самой организа­ции, формирование ее структуры, системы управления, обес­печение ее деятельности необходимой документацией.

Реализация задач организации осуществляется посредством совместной деятельности людей. Чтобы последняя достигла своей цели, ее нужно координировать, направлять в нужную сторону, обеспечивать необходимый уровень взаимодействия между участниками.

Ни одна задача не будет успешно решена с должным ка­чеством и минимальными затратами, если работники — ру­ководители и исполнители — не будут в этом заинтересова­ны. Отсюда вытекает еще одна важнейшая функция менед­жмента — мотивационная. Она заключается в определении потребностей людей, выборе наиболее подходящего и дей­ственного в данной ситуации способа их удовлетворения с тем, чтобы обеспечить их максимальную активность в про­цессе достижения целей, стоящих перед организацией.

Результаты деятельности организации и ее сотрудников необходимо время от времени проверять, оценивать и кор­ректировать. Это составляет содержание контрольной функ­ции менеджмента. Контроль призван заблаговременно вы­являть надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки, от­клонения от существующих стандартов и тем самым создавать основу для совершенствования работы. Безусловно, по его результатам могут делаться и организационные выводы, свя­занные с поощрением или наказанием исполнителей.

Взаимосвязь общих функций менеджмента

6.3.1. Рассмотрим общие функции менеджмента более подробно. Планирование как функция менеджмента необходимо в процессе управления органи­зацией для определения ее целей и наилучших путей их достижения. В процессе планирования принимается реше­ние о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого добиться.

Планирование — это функция менеджмента, которую менеджер любого уровня управления реализует ежедневно. Планируя, менеджер реально сопоставляет будущие проблемы, возможности и принимает решение, на каком участке следует предпринять наиболее значимые усилия.

За качество планирования ответственны все менедже­ры — от генерального директора (главы фирмы) до менеджера низшего уровня управления. Поэтому и ответственность за выполнение принятого плана лежит на каждом из них.

План представляет собой сложную социально-экономи­ческую модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны. Что же касается конкретных методов и стратегии, то они сущест­венно различаются. Обычно организация формирует еди­ный план для управления общей деятельностью, но в ее рамках для достижения конкретных целей и задач организации.

Таким образом, составляется карта пути, по кото­рому должна пройти организация за конкретный период времени.

Единого метода планирования, который бы соответст­вовал каждой ситуации, не существует. Тип планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирова­ния, зависит от его положения в организационной иерар­хии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется со­ответственно уровням организации. Так, стратегическое планирование (высший уровень) — это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие состав­ляющие организации; оценить, какие тенденции наблюда­ются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирова­ния па этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет себя вести в своей рыночной нише.

На среднем уровне управления занимаются тактиче­ским планированием, т.е. определяют промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Тактиче­ское планирование по своей сути сходно со стратегическим. Разница лишь в том, что если в организации, к примеру, три начальника различных подразделений, то каждый из них должен координировать или интегрировать свою дея­тельность с другими. И это должно быть отражено в плане. Поэтому их ответственность с точки зрения тактического планирования состоит в том, чтобы в основу планирования положить идеи, которые были рождены при стратегиче­ском планировании.

Планирование осуществляется и на нижнем уровне ор­ганизации. Оно называется оперативным. Это основа основ планирования. В оперативных планах стандарты дея­тельности, описание работ и т.п. вписываются в такую сис­тему, при которой каждый направляет свои усилия на дос­тижение общих и главных целей организации.

Однако никто в одиночку не устанавливает свои цели, не выбирает собственные пути их достижения. Каждый менеджер на основе оперативного плана разрабатывает по­вседневную краткосрочную тактику для того, чтобы обес­печить правильность всех действий, определить сильные и слабые стороны функционирования организации. Такой подход создает благоприятные условия для постоянного самосовершенствования личности.

⁷

Все три типа планирования составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим планом, или бизнес-планом, функционирования организации.

Принципы и техника планирования. Эффективность планирования как функции управления во многом зави­сит оттого, какими принципами (руководящими правила­ми) руководствуются при составлении планов.

1. Полнота планирования - при планировании долж­ны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

2. Точность планирования — при составлении планов используются современные методы, средства, тактики и про­цедур, обеспечивающие точность прогнозов.

3. Ясность планирования — цель и меры планирова­ния должны иметь простые и легкие при воспроизводстве формулировки, доступные всем членам организации.

4. Непрерывность планирования - это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.

5. Экономичность планирования— расходы на плани­рование должны быть соразмерны получаемому от плани­рования выигрышу.

Планирование предполагает использование всех мето­дов, тактик и процедур, которые менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий. Виды техники планирования варьируются от таких традиционных методов, как бюджетные, до более сложных — моделирование, разработка планов или отдель­ных их разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет уменьшать неопределенность, повышает точность прогно­за, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияющие на план.

Один из наиболее распространенных инструментов, ко­торый используется при планировании, — бюджетный ме­тод. С его помощью можно наглядно представить приток и отток наличности, капитала и других ресурсов.

Другой прием техники планирования — анализ окупаемости. При помощи аналитических данных об окупаемо­сти можно наиболее точно просчитать и соотнести затраты, доходы и производственные мощности. При простых про­ектах анализ окупаемости используется для прогноза ко­личества единиц товара, которое должно быть продано, чтобы доходы сравнялись с расходами либо превысили их.

В 1960-е гг. широко применялась такая техника плани­рования, как оперативное исследование. Речь идет об ис­пользовании научной техники управления для анализа проблемы и оценки возможных решений. Сюда входят тео­рии очередей, игр, имитационное моделирование. Приме­нение той или иной модели в процессе планирования зависит от накопления и анализа объективной информации. Пред­полагается, что информация должна поступать в каналы управления в достаточном объеме и в нужное время. Это самый ценный актив организации.

Названные модели, хотя и носят количественный ха­рактер, успешно применяются для решения качественных вопросов планирования.

Существуют и другие техники планирования. Однако следует иметь в виду, что все методы планирования имеют одну общую цель - помочь менеджеру наиболее точно предсказать будущее в развитии организации, поскольку в управленческой жизни постоянно присутствуют случай­ности и неопределенное развитие событий. Именно поэтому организации и разрабатывают долгосрочный план, в кото­ром делаются попытки определить элементы решения аль­тернатив.

С помощью функции планирования в определенной ме­ре решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагиро­вать. Поэтому следует помнить, что неопределенность — это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в сложив­шихся условиях, более эффективно реагировать на изме­нения внешней среды.