29.09 Тема: Оформление реквизитов организационно – распорядительных документов (орд)

1)Правила оформления реквизитов

2)Бланк документов

1)Реквизиты: 01 Герб Российской федерации

02 Герб субъекта федерации

03 Эмблема организации или товарный знак

Эмблема – символическое, графическое изображение которое имеют многие организации. Она должна быть зарегистрирована в установленном законом порядка.

04 Код организации

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

06 Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)\(КПП)код причины постановки на учет

07 Код формы документа ОКУД

08 Наименование организации

09 Справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, другие сведения)

10 Наименование вида документа

11 Дата документа - дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания или принятия решения, для акта - дата события, документы изданные 2мя или более организациями имеют одну дату, дата оформляется арабскими цифрами ДД.ММ.ГГ(01.10.2010), допускается словесно - цифровой способ оформления даты (1 октября 2010 г.)

12 Регистрационный номер документа - состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, а так же информации о респонденте, исполнителе. Для внутренних документов регистрационный номер это порядковый номер, для писем дополняется индексом.

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Обычно ссылка переносится с поступившего или исходящего документа.

14 Место составления или издания документа (город)

Реквизиты расположенные на рабочем поле формуляра: 15 Адресат (организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица) документ не должен содержать более 4х адресатов.

16 Гриф утверждения документов – утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должны стоять слова утверждаю и наименование должностного лица, его инициалы, подпись, фамилия дата утверждения. Гриф располагается в правом верхнем углу.

17 Резолюция - содержит четкие указания относительно решения вопроса, который поставлен в документе.

18 Заголовок к тексту (включает краткое содержание документа. Он может отвечать на вопросы: О чем? или о ком? – о премировании, или на вопрос чего? Кого? Располагается слева над текстом)

19 Отметка о контроле (обозначается буквой К)

20 Текст документа (составляется на государственном языке РФ или на языках субъектов РФ, текс может быть в виде: анкеты, таблицы, текста)

21 Отметка о наличии приложения (Например: Приложения: на 5 листах в двух экземплярах)

22 Подпись – располагается после текста и отметки о наличии приложения. Ген директор – подпись - инициалы и фамилия.

23 Гриф согласования документа ( согласованно…должность лица с которым согласованно, личная подпись, расшифровка подписи , дата)

24 Виза согласования документа (подпись и должность визированного лица, дата)

25 Оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документе, удостоверяющих права лиц фиксирующие факты связанные с финансовыми средствами, а так же иных документов. Документы заверяют печатью организации. Печати бывают гербовые и простые.

26 Отметка о заверении копии (заверительная надпись Верно, должность лица, подпись, дату заверения)

27 Отметка об исполнителе

Служебное поле формуляра: 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело -содержит : ссылку на дату и номер документа, краткие сведения об исполнителе, слова в дело - номер дела в котором будет храниться документ. Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения. На 1 листе ниже отметки об исполнителе.

29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа, при необходимости часы и минуты.

30 Идентификатор электронной копии документа (отметка или колонтитул в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла, дату и т.д.)