2.1 Створення і використання шаблонів документу

Не обов'язково засновувати документ на шаблоні Новий документ. Замість цього можна скористатися спеціальними шаблонами Word. Ці шаблони значно спрощують створення документів різних типів, від записок до газет. Шаблони містять спеціальні текст і атрибути документа; таким чином, зовнішній вигляд і макет документа вже заздалегідь визначені параметрами шаблону. Сюди відносяться поля, шрифти, графічні зображення та інші атрибути. Для того щоб створити документ на основі певного шаблону, потрібно виконати наступні дії:  1 - вибрати команду Файл → Створити, в правій частині вікна програми відобразиться область завдань Створення документа. У групі Створення за допомогою шаблону клацнути на посиланні Загальні шаблони; Word відобразить діалогове вікно Шаблони. 2 - вибрати одну з вкладок діалогового вікна Шаблони, наприклад Записки. Вибрати відповідний варіант записки і клацнути на кнопці OK (або двічі клацнути на значку відповідного шаблону). 3 - у вікні програми відобразиться новий, заснований на вибраному шаблоні. Значна частина документів, заснованих на шаблонах, вже містить текст, наприклад заголовки, а також різні атрибути тексту, зокрема шрифти. Наприклад, документ, заснований на шаблоні Вишукана записка, вже має розмітку записки і містить відомості про поточну дату. Текст дуже легко додати в документ, особливо при використанні вільного вводу. Просто потрібно клацнути в будь-якому місці документа і вводити текст. Багато шаблони (наприклад, шаблон Вишукана записка) включають текст з підказками про роботу із шаблоном. Будь-який подібний текст можна виділити і замінити іншим, саме тим, який потрібен.

2.2 Створення нового документу на основі спеціального шаблону

При виборі команди Файл | Створити відкривається вікно діалогу "Створення документа ", яке надає всі зумовлені і стандартнішаблони, які можуть бути використані при створенні нових документів:

1. Загальні

2. Листи і факси

3. Записки

4. Звіти

5. Публікації

6. Інші документи

7. WEB - сторінки

2.3 редагування та форматування документів

Редагування документа здійснюється як в процесі введення тексту, так і після його введення. Редагування документа - це внесення змін до вміст документу. Крім того, до редагування відноситься виявлення й усунення помилок у тексті, перевірка правопису. Етапи редагування тексту: редагування символів, слів, рядків і фрагментів тексту.

В Word є різні засоби для виконання редагування тексту документа. Використовується засіб "перенести і відпусти" (Drag and Drop), застосовуються команди: виділити, вирізати, копіювати, вставити через буфер обміну"Знайти і замінити"перевірка правопису і інші команди. В основному засоби редагування тексту або групи команд для роботи з текстом розміщені на вкладці Головна.

Форматування документа - це зміна його зовнішнього вигляду. WORD забезпечує форматування документів на п'яти різних рівнях

1. введення тексту (таблиць, малюнків, графічних об'єктів);

2. редагування вмісту документа;

3. форматування документа;

4. перевірка правопису;

5. друк тексту

2.4 Форми ділової графіки у Microsoft Word

область компьютерной графики, предназначенная для наглядного представления различных показателей работы учреждений. Плановые показатели, отчетная документация, статистические сводки - вот объекты, для которых с помощью деловой графики создаются иллюстративные материалы. Программные средства деловой графики включаются в состав электронных таблиц.

Назначение деловой графики - создание иллюстраций, часто используемых в работе различных учреждений. Плановые показатели, отчетная документация, статистические сводки - вот объекты, для которых с помощью деловой графики создаются иллюстративные материалы.

2.5 друкування документів на принтері у Word

Word має широкі можливості (можна друкувати тільки вибрані частини документа, кілька копій документа, виводити на друк інформацію, що стосується документа – коротку довідку про документ, анотації, елементи автотексту, таблиці стилів). Для роздрукування документа виконайте команду Файл та її опцію Печать (File Ю Print). На екрані з’явиться діалогове вікно Печать (Print) 

У діалоговому вікні Печать (Print) можна задавати такі параметри:

1. Принтер. Зі списку Имя (Name) розділу Принтер (Printer) можна вибрати принтер, з яким користувач збирається працювати. Після вибору принтера Word повідомить про його стан.

2. Копии. В розділі Копии (Copies) у полі Число копий (Number of Copies) вказується кількість копій документа (за замовчуванням буде віддрукована одна копія). При друкуванні багатосторінкового документа в кількох примірниках можна надрукувати всі копії першої сторінки, потім другої тощо або повністю надрукувати перший примірник документа, після цього другий тощо. Якщо користувач бажає надрукувати перший примірник, а потім решту, необхідно встановити прапорець опції Разобрать по копиям (Collate). А якщо потрібно друкувати спочатку всі копії першої сторінки, потім – другої тощо, необхідно зняти цей прапорець.

3. Страницы. Встановлення параметрів сторінки у розділі Страницы (Page Range) визначає, яка частина документа буде виведена на друк. Щоб роздрукувати весь документ, виберіть опцію Все(All). При виборі опції Выделенный фрагмент (Selection) буде друкуватися тільки вибраний фрагмент документа. Якщо вибрати опцію Текущая (Current Page), буде роздрукована тільки поточна сторінка. Вибравши опцію Номера (Pages), можна вивести на друк сторінки, номери яких будуть вказані в полі праворуч.

4. Вывести на печать. У цьому списку пункт Все страницы диапазона (All Pages in Range) вибирається для того, щоб віддрукувати всі сторінки, вказані в полі Страницы (Pages). Можна також роздруковувати тільки парні або непарні сторінки.

5.  Параметри. Клацніть мишкою на цій кнопці, щоб відтворити на екрані вікно Параметры (Options) для настроювання параметрів друку

6. Свойства. Після клацання мишкою на цій кнопці на екрані з’явиться вікно Свойства принтера(Properties). У ньому настроюються різні параметри принтера. Кожному типу принтера будуть відповідати свої параметри.

7. Напечатать (Print what). З допомогою цієї опції визначається тип інформації, що виводиться на друк.

Встановивши необхідні параметри у діалоговому вікні Печать (Print), клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб почати роздрукування документа.

Інколи буває необхідно роздрукувати документ в альбомній орієнтації. Це особливо доцільно при роботі з документами, які, наприклад, вміщують таблиці або рисунки. Якщо ваш принтер дає змогу друкувати такий документ, то встановити альбомну орієнтацію дуже просто.

Для виведення на друк документа в альбомній орієнтації виконайте команду Файл та її опцію Параметры страницы (File Ю Page Setup) і в діалоговому вікні Параметры страницы (Page Setup) активізуйте вкладення Размер бумаги (Paper Size). В розділі Ориентация (Orentation) виберіть пункт Альбомная (Landscape) і клацніть мишкою на кнопці ОК. Після цього для друкування документа виконайте команду Файл та її опцію Печать (File Ю Print). Якщо в діалоговому вікніПараметры страницы (Page Setup) відсутній пункт Альбомная (Landscape), то ваш принтер не дає змоги друкувати документ у такій орієнтації.