Організаційна структура управління зовнішньоекономічною діяльністю

Головний бухгалтер

Директор

Юрисконсульт

Бухгалтерія

Заступник з ЗЕД

Заступник з маркетингу

Заступник з МТП

Маркетинговий відділ

Відділ ЗЕД

Відділ матеріально-технічного постачання

Планово-економічний відділ

Збутове відділення в Білорусії

Збутове відділення в Польщі

Збутове відділення в Росії

Таблиця 3

Управління процесом підготовки, укладення та виконання зовнішньоторговельної угоди – імпортної операції

Етапи процесу управління	Зміст етапів	Посадові особи що реалізують етапи
1. Планування процесу:
– вивчення кон’юнктури ринків;	Здійснюється: 1) вивчення пропозиції на матеріали, які планують імпортувати; 2) аналіз технічного рівня виробництва і фінансовий стан постачальника; 3) обираються найбільш доцільні форми і методи закупівлі товарів (біржі, торги, прямі переговори).	Заступник з ЗЕД, Заступник з маркетингу, Головний бухгалтер
­– аналізування інформації про продаж товарів (наданих послуг) в минулому.	Перегляд інформації про вже здійсненні експортні операції у швецької фірми Schweitzer-Mauduit International і з’ясування особливостей їх здійснення.	Заступник з маркетингу, Головний бухгалтер
2. Організування процесу:
– вибір форм і методів роботи на зовнішньому ринку;	Аналізуються митний режим імпортера, наявність вільних економічних зон і нетарифні бар’єри; транспортні умови, тобто наявність прямих рейсів, фрахтові ставки, ступінь механізації вантажно-розвантажувальних робіт; правові питання, відображені в законодавчих актах, які регламентують діяльність підприємства.	Головний бухгалтер Заступник з ЗЕД, Юрисконсульт
– підготовка рекламних матеріалів;	Підготовка матеріалів для реклами по телебаченню, в інтернеті та журналах.	Заступник з маркетингу
– організування переговорів щодо умов контракту;	Організація членів делегації до переговорів; опрацювання документів до переговорів; узгодження умов з усіх параметрів; вибір тактики і стратегії проведення переговорів; підготовка проекту контракту.	Юрисконсульт, Директор
– підготовка товарів до відвантаження (надання послуг);	Імпортер готує товар до відвантаження і оформляє відповідну документацію, забезпечує певні вимоги до упакування та маркування товару з урахуванням умов транспортування.	Заступник з МТП
– отримання чи відправлення платежів за товари чи послуги згідно з умовами контракту;	Виплата авансу за поставлену продукцію у розмірі 40% від суми платежу за контрактом.	Головний бухгалтер
– виконання митних процедур;	Базова умова поставки DDU (delivered duty unpaid-постачання без сплати мит).продавець відповідає за прибуття товару в узгоджений пункт або порт призначення і бере на себе при цьому всі ризики й усі витрати з доставлення.	Юрисконсульт, Заступник з ЗЕД
– формування цін на товари (послуги) від зовнішньоеконо-мічних операцій.	Зазначається загальна ціна контракту і ціна за одиницю товару. При цьому відмічають: одиницю виміру, за якою встановлюється ціна; базис ціни; валюту ціни; спосіб визначення і фіксації цін.	Заступник з маркетингу, Головний бухгалтер,
3. Мотивування працівників, що здійснюють зовнішньоеко-номічну операцію:
– розроблення системи стимулювання (форми і системи заробітної плати).	Комісійно-преміальна форма оплати праці для працівників, що здійснюють зовнішньоекономічну операцію	Директор, Головний бухгалтер
4. Контролювання процесу:
– визначення структурних підрозділів та посадових осіб, що здійснюють контроль за виконанням зовнішньоторго-вельного контракту;	Для ефективного та вчасного виконання зовнішньоторговельного контракту, (здійсенням якого займається відділ ЗЕД з залученням й інших відділів на підприємстві) потрібно встановити посадових осіб для здійснення контролю над цією операцією.	Директор, Заступник з ЗЕД, Юрисконсульт
– формування методів процесу контролювання.	Вибір методів контролю залежить від обсягів роботи та завдань. При цьому слід керуватися такими критеріями: 1) мінімізація витрат робочого часу на проведення найбільшого обсягу контрольних робіт; 2) результативн. і доказовість обраного методу контролю.	Директор, заступники
5. Регулювання процесу:
– вивчення можливостей підвищення ефективності зовнішньоекономічних операцій;	Перегляд минулих зовнішньоекономічних операцій та на їх підставі вивчення та формування пропозицій, щодо ефективніших методів роботи на зовнішньому ринок, перегляд цінової стратегії та рекламної кампанії фірми.	Головний бухгалтер, Заступник з ЗЕД, Заступник з маркетингу
– забезпечення механізму регулювання.	На основі вивчення інформації про здійснені в минулому операції, необхідно сформувати новий план діяльності на зовнішньому ринку з урахуванням недоліків, збоїв та понесених матеріальних втрат.	Директор, заступники, Головний бухгалтер