11. Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих однотипные управленческие функции (операции).

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня его обязанности.

Установлены следующие виды (категории) стандартов: ГОСТ, ОСТ (отраслевой), РСТ (республиканский).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества принимаемых документов, типизации их форм, повышения качества изготовленных документов снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной привлекательности, совместимости различных систем, по однотипным или различным (смешанным) функциям управления. Сюда относятся:

• разработка унифицированной системы документации, которая осуществляется министерствами, ведомствами, ответственными лицами, определенными комиссиями,

• внедрение, межотраслевых (межведомственных) УСД;

• внедрение УСД и отраслевых классификаторов с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

• разработка комплексов отраслевых УСД, отражающих специфику отрасли, а также ее государственную регистрацию;

• разработка отраслевых классификаторов технико-экономических информации, отражающих специфику отрасли;

• распространение прогрессивных форм УСД.

Организацию и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов осуществляет головная организация по координации и внедрению УСД в республике.

Указом Президента РФ «О системе и структуре Федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.2004 № 314 Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии преобразован в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

На отраслевом уровне проводит головная организация по внедрению УСД в конкретной отрасли.

12.Классификация, виды управленческих документов

Все документы, обращающиеся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: вид деятельности, наименование, способ фиксации информации, место составления, степень сложности, степень гласности (секретности), срок исполнения, юридическая сила, стадии создания, происхождение, срок хранения, степень обязательности, степень унификации и характер содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, орга­низационно-распорядительные, по личному составу, учеб­но-методические, плановые, финансово-расчетные, от­четно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социаль­ному обеспечению и др.

По наименованию существует множество разновиднос­тей документов. Приведем лишь некоторые: научные от четы, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отче­ты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, деловые письма, факсы, телеграммы, анкеты и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электрон­ные), графические и фото-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных — несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (со­вершенно секретные, секретные, документы для служебно­го пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на под­линные и подложные. Подлинные в отличие от подлож­ных документы бывают действительные и недействитель­ные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим доку­ментом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник — единственный экземпляр документа, оформленный и с­писанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выпис­ки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на слу­жебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Доку­менты временного хранения, в свою очередь, подразделя­ются на документы со сроком хранения до 10 лет и свы­ше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают инфор­мационные, содержащие сведения и факты о производ­ственной и иной деятельности организаций, и директив­ные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индиви­дуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцо­вые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового докумен­та, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изло­жение однородных процессов и явлений (типовой техно­логический процесс, типовые правила внутреннего распо­рядка и т. п.).

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончатель­ном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета — способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информа­ция располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словес­ном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Примерные документы (образцы) носят ориентировоч­ный характер и используются для составления и оформ­ления документов по аналогии.

В хозяйственной деятельности организаций использу­ются разнообразные документы, оформляющие взаимоот­ношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), трудовые соглашения и т. п.

По характеру содержания документы бывают первич­ные и вторичные. Первичный документ содержит исход­ную информацию, которая суммируется и обобщается во вторичных документах.