1. Управлінська документація: створення та класифікація

У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального та політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатньо уваги вдосконаленню роботи з документами, оскільки будь-яке управлінське рішення ґрунтується на інформації, на службовому документі.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. [1]

1. Документ як невід’ємна частина документаційного забезпечення

Сучасне документаційне забезпечення управління – це досвід людських взаємовідносин, що накопичувався і передавався із покоління у покоління упродовж століть. Документ (від лат. documentum – зразок, взірець, свідоцтво, доказ), матеріальний об’єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ – це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для юриста документ – це засіб доказу події, для історика – першоджерело, для управлінця – засіб фіксації і передачі управлінського рішення [2].

Документ –  це не тільки об'єкт, виріб. Це –  явище, зокрема явище оформлення нового способу  фіксації інформації, каналу комунікації. І саме головним моментом виникнення документа, формування його як явища є ознака типовості такого роду об'єктів з уніфікованим способом фіксації інформації і зовнішньою формою. Така уніфікованість дозволяла чітко ідентифікувати ці об'єкти як справжні, що підтверджувало, кажучи сучасною мовою, їхню юридичну силу. У цьому плані і значну роль відіграла і печатка власника. Такі зауваги дуже важливі, зважаючи на те, до якої сфери належали перші документи, бо це були не тільки правові відносини [1].

 Документ  може розглядатися в різних аспектах. Зокрема, для управлінського документознавства актуальним є його аналіз як інструмента управління, а також розгляд його характеристик як юридичного акту. Мова йде про юридичну силу документної інформації, яка, між тим, має місце за умови наявності позатекстових інформаційних елементів-бланку, печатки, підпису тощо. Більш масштабною є концепція документа як елемента соціальної пам’яті, як частки ноосфери. Власне і аспекти розгляду функціонування документа як з наукової системи у певному середовищі текстів споріднені з такого роду концепціями в плані соціальних комунікацій, з одного боку, і документальною пам’яттю людства - з другого. Ретроспективна і оперативна частини світового документального поля розглядаються з точки зору їхнього руху, актуалізації, потенційного інформаційного ресурсу суспільства.

Документ вважається виконаним тільки у тому випадку, коли зазначені у ньому питання (проблеми) знайшли своє вирішення і заявник отримав відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю, причому це може зробити лише та особа, яка поставила його на контроль.

Оскільки документи є не лише інструментом, а й регулятором управлінських процесів, вони потребують наявності як певних правил їх складання та оформлення, так і організації роботи з ними.

Правове регулювання документаційного забезпечення управління в Україні здійснюється системою органів державної влади та органів місцевого самоврядування відповідно до їх компетенції, що визначена Конституцією України, законами України та підзаконними нормативно-правовими актами. Найважливіша роль у правовому регулюванні документаційного забезпечення управління належить Верховній Раді України, яка у межах компетенції, передбаченої ст. 85 Конституції України щодо визначення засад внутрішньої політики, шляхом встановлення окремих норм, закріплених у Конституції України, а також прийняття спеціальних законів визначає основні напрями державної політики у сфері діловодства та архівної справи і створює законодавчу базу для її реалізації. [3]