Унификация документов

Унификация документов – это разработка единых типовых форм документов, которыми должны оформляться однотипные операции в разных отраслях производств.

Примеров таких унифицированных документов очень много (приходный орган, расходный кассовый орден. товаротранспортная накладная, платёжное поручение и т.д.).

Все документы должны отвечать требованиям определённого стандарта.

Стандартизация документов – это установление определённых форматов размеров бумаги, на которых печатают документы. Это ведёт к экономии бумаги

Документы, которые используются в различных отраслях производства

В настоящее время Госкомстатом по согласованию с Министерством Финансов РФ утверждены единые формы документов, которые опубликованы в альбомах Унифицированных (типовых) форм первичной учётной документации.

Эти альбомы издаются Госкомстатом, они представляют из себя книги.

Эти одинаковые унифицированные формы распространяются на учёт основных средств и нематериальных активов, на учёт операций кассовых и банковских, на учёт материалов, учёт рабочего времени и начисления заработной платы, учёт инвентаризации, учёт автомобильного транспорта, учёт торговых операций.

Для тех операций, для которых не предусмотрены типовые унифицированные формы, они могут утверждать и разрабатывать свои формы документов (на них должны быть обязательные реквизиты предприятия).

Требования, предъявляемые к документам

Требования, предъявляемые к документам, определяются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учёте; утверждены Министерством Финансов СССР 29.07.1983 № 105.

Требования, предъявляемые к документам:

1. должны быть составлены по установленной форме с указанием обязательных реквизитов

2. документы должны составляться своевременно в момент совершения операции, а если это невозможно – сразу по окончании операции;

3. не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Ответственность за своевременное оформление и правильное составление документов, за достоверность данных, за своевременную передачу в бухгалтерию несут те лица, которые подписали данный документ. Поэтому очень важен обязательный реквизит – должность, подпись, расшифровка, дата.

При заполнении документов нужно соблюдать следующее:

1. Все записи в документах производятся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, компьютера, а также других средств, которые обеспечивают сохранность записей в течение срока, установленного для хранения документов в архиве. Записи в документах простым карандашом делать запрещено, также как и бесцветными чернилами.

2. Записи должны вестись чётко, разборчиво, аккуратно. Подчистки и помарки не допускаются.

3. Число и год в документах пишутся цифрами, а месяц – прописью.

4. Все реквизиты документов должны быть заполнены.

5. Итоговые денежные сумм записываются следующим образом: рубли пишутся прописью и с большой буквы, а копейки – цифрами.

6. Исправление ошибок производится путём зачёркивания цифр или текста одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое. Сверху делается правильная запись, делается оговорка “исправленному верить”, ставится дата и подпись лица, составившего документ.

7. В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах, чеках, платёжных поручениях, объявлениях на взнос наличными ошибки не допускаются. Если в данных документах допускается ошибка, то их нужно уничтожить и сделать новый.

Ответственность за эти документы несёт тот, кто подписал данный документ.