- •Тема: Электронная таблица microsoft Excel
- •Общая характеристика систем обработки табличных данных. Табличный процессор ms Excel.
- •Назначение и области применения табличных процессоров
- •Табличные процессоры обеспечивают:
- •Основные понятия
- •Данные, хранимые в ячейках электронной таблицы. Типы входных данных.
- •Форматирование числовых данных в ячейках
- •Форматирование символьных данных в ячейках
- •Списки в ms excel.
- •Работа со списками
- •Сортировка данных.
- •Отбор данных. Отбор данных по заданным критериям (фильтрация)
- •Поиск с помощью формы данных.
- •Поиск с помощью Автофильтра.
- •Поиск с помощью Расширенного фильтра.
- •Анализ данных
- •Структуризация рабочих листов.
- •Символы структуры
- •Сводные таблицы.
- •Средства контроля
Сводные таблицы.
Одно из условий достижения успеха в бизнесе состоит в выборе верного средства для решения задач. Сводные таблицы помогают вам представить одни и те же данные разными способами. Воспользовавшись преимуществами, которые дают сводные таблицы можно произвести анализ данных, представляющих особый интерес, например финансовое состояние вашей компании в прошлом году и в настоящем, или соотношение объемов работ и имеющихся ресурсов. Возможность сравнения данных является одной из особенностей Microsoft Excel.
Сводные таблицы представляют собой таблицы с заданной пользователем структурой, которые вы можете использовать для организации нового нужного вам сочетания полей в списке. В отличие от обычной таблицы, сводные таблицы дают возможности сводить строки в столбцы и столбцы в строки. Подобная гибкость позволяет задавать данные для вычислений и реорганизовать поля. При сведении данных Excel представляет информацию в совершенно новом виде. Вам нет необходимости создавать новые заголовки строк и столбцов, заново вводить данные и использовать команду Промежуточные итоги для подведения итогов - все это берет на себя функция Сводная таблица. Независимо от того сколько раз были реорганизованы данные, оригинальная информация в вашем рабочем листе остается неизменной.
-
обобщения большого количества однотипных данных;
-
группировать данные в сводных таблицах по категориям;
-
реорганизации данных (с помощью перетаскивания;
-
повышать удобочитаемость Сводной таблицы путем её форматирования;
-
использовать данные из других программ;
-
модифицировать Сводную таблицу для изменения представления данных;
-
обновлять сводную таблицу с учетом текущих данных;
-
создавать стратегические отчеты для Сводных таблиц.
Внешне сводные таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в трехмерном виде. Сводные таблицы создаются с помощью мастера Сводные таблицы (команда Данные – Сводная таблица).
При создании, редактировании и работе со сводными таблицами необходимо учитывать следующие замечания.
-
Местоположение сводной таблицы. Желательно располагать на отдельном листе, т.к. при обновлении, группировках данной сводной таблицы информация, содержащаяся на рабочих листах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой.
-
Местонахождение исходных данных – список MS Excel, внешний источник данных, диапазоны консолидации, находящиеся в другой сводной таблице.
-
При задании структуры сводной таблицы определить:
-
поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;
-
поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходимой операции);
-
поля для страниц, что позволяет представить информацию в трехмерном виде.
-
Сводная таблица – это средство только для отображения данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нельзя. Для изменения данных в сводной таблице, необходимо внести изменения в источник данных, а затем – обновить сводную таблицу (на панели инструментов Сводные таблицы находится кнопка Обновить данные).
-
В сводных таблицах можно изменять названия полей, что не влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирование элементами сводной таблицы можно также осуществлять мышью: для удаления какого-либо поля следует перетащить удаляемый элемент за границы сводной таблицы. Изменения в перестановке полей для страниц, столбцов и строк также осуществляется перетаскиванием.
-
Сводные таблицы допускают возможность группировки элементов полей по различным уровням иерархии путем объединения (выделение данных сводной таблицы осуществляется, например, с помощью мыши) в группы (группы можно переименовывать по желанию). Для этой цели на панели инструментов Сводные таблицы существуют две кнопки – Группировать и Разгруппировать. Можно скрывать и показывать детали в группе. Элементы самого высокого уровня группировки (обобщающие элементы) располагаются по верхней или по крайней левой границе сводной таблицы (отображение исходных данных в данном случае производится путем выделения группированной ячейки сводной таблицы и применения соответствующей команды отображения данных – кнопка Отобразить детали). Бывает следующая группировка сводной таблицы:
-
группировка элементов по их именам;
-
группировка чисел по диапазонам (для числовых данных, кнопка Группировать на панели инструментов Сводные таблицы);
-
группировка по временным диапазонам (данные в формате Дата/Время).
-
Возможность построения диаграмм на основе сводных таблиц.
-
Некоторые дополнительные возможности сводных таблиц (многие из них производятся путем выбора соответствующей команды контекстного меню необходимого поля или выделенной области):
-
сортировка элементов в сводной таблице;
-
размещение страниц сводной таблицы на различных рабочих листах (кнопка – Отобразить страницы);
-
управление общими и промежуточными итогами;
-
использование различных итоговых функций для анализа данных и дополнительных вычислений;
-
вставка вычисляемого поля в сводную таблицу;
-
использование автоформата для форматирования сводной таблицы.