2. Пресс-релиз:

Это наиболее распространенный способ подачи материала средствам массовой информации.

Следует сразу оговориться, что словом «пресс-релиз» сейчас называют очень разные продукты PR и журналистского творчества, в частности простые приглашения журналистов на пресс-конференцию. Однако пресс-релизы – это новость, и к их написанию применимы те же правила, что и к написанию новостных сообщений. Правда, жанр, быть может, менее строг, и хорошо, если в вашем пресс-релизе будут использованы любопытные факты, цитаты, различные приемы создания образности. В то же время его главная мысль должна быть выделена отчетливо, а иные потенциально интересные для журналистов сведения вы сможете приложить в других материалах информационной папки.

Основные правила подготовки пресс-релиза:

• печатайте пресс-релиз типографским способом, изложение должно быть ясным, простым;

• приведите имя человека для связи (обычно это руководитель организации или пресс-секретарь) и номер телефона, по которому его можно найти. Эти сведения желательно поместить в правом верхнем углу листа, но можно и в конце текста;

• используйте приковывающий внимание читателя заголовок над текстом, чтобы захватить внимание редактора. Помните, что у редактора может быть целая стопка пресс-релизов и статей, которые ему надо просмотреть, и ваши новости должны привлечь его внимание;

• указывайте место, откуда прислана новость (проводится мероприятие), и дату. Например, «Кострома, 31 мая 2001 года». С этого начинается текст любого пресс-релиза;

• наиболее важные факты должны суммироваться в первом, ключевом абзаце, который должен отвечать на вопросы: кто, что, где, когда, почему. Сделайте его сильным и точным. Если в вашем распоряжении есть интересные, запоминающиеся детали, продумайте, не включить ли их в первый абзац;

• второй абзац должен включать одну или две цитаты из выступлений руководителя, других людей, имеющих отношение к теме. Цитаты (обязательно с подписями) подбирают так, чтобы журналист мог их использовать при написании статьи. Если у вас есть много интересных цитат, можно раздать их в качестве приложения к пресс-релизу, а в текст включить самую удачную;

• каждый следующий абзац должен быть менее важен, чем предыдущий (принцип пирамиды). Это делается для того, чтобы редактор, которому, возможно, придется сокращать материал, смог «отрезать» его в любом месте без потери смысла;

• пресс-релиз печатайте с большим интервалом (двойным), с полями и только на одной стороне листа. Если пресс-релиз не помещается на одной странице, внизу первой страницы лучше написать «Продолжение следует» и продолжить на следующем листе, пронумеровав листы. Оптимальный размер пресс-релиза – одна страница, однако следует руководствоваться имеющимся у вас материалом;

• будьте точны в своих пресс-релизах. Не переусердствуйте с редактированием. Пишите в стиле новостей, чтобы журналисты были более склонны использовать ваш материал дословно. Однако не ждите, что все «перепишут» ваш пресс-релиз;

• заглядывайте в словари, справочную литературу, сверяйте цитаты, факты и цифры, окончательно работая над текстом. Ответственный за PR человек и директор должны обязательно проверить пресс-релиз;

• собирайте пресс-релизы, организованные по темам и датам, в специально отведенную для этого папку. При подготовке последующих пресс-релизов это может помочь. Информационный пакет для прессы помогает журналисту и редактору при подготовке статей и сообщений. Позаботьтесь, чтобы такой пакет получил каждый журналист и каждое СМИ из составленного вами списка. Содержимое информационного пакета иногда рекомендуют хранить в папке с двумя отделениями, с наиболее важной информацией в правом кармане. Однако это правило нестрогое. Хотя любому человеку приятно получить хорошо организованный пакет документов, главное все же – хорошая информация, особенно пресс-релиз и сопроводительные тексты.

Пресс-релиз – один из самых важных и надежных способов передачи информации в СМИ, причем именно в таком виде, какой Вам нужен. Однако не перебарщивайте со слишком частыми пресс-релизами, не содержащими действительно интересные новости или важную информацию. Они будут направляться журналистом прямо в корзину для мусора. А в один прекрасный момент действительно важный пресс-релиз сможет разделить судьбу своих предшественников только потому, что направлен именно Вами.

Мы обязаны знать, чего ожидают службы новостей газет, агентств, радио или телевидения, то есть – какие новости будут приняты к обнародованию, а какие нет. Работник РР или пресс-службы должен уметь составить пресс-релиз так, чтобы информация воспринималась сенсацией или, как минимум, неординарные факт или событие (лучше всего!): происшествие, общественная акция, представляющие интерес для СМИ, а главное – привлекающие читателей, зрителей, слушателей.

ВИДЫ ПРЕСС-РЕЛИЗОВ РАССКАЗЫВАЮЩИЕ О НОВОСТЯХ И СОБЫТИЯХ

Этот вид пресс-релиза не должен содержать детальной информации об организации, должен быть очень кратким и рассказывать исключительно о новостях или событиях, которые только что имели место или вот-вот состоятся. Информация должна отвечать на вопросы: кто? что? почему? когда? и где? Также необходимо указать, кто, когда и по какому телефонному номеру сможет дать более детальную информацию, если потребуется. Используйте стиль новостей, чтобы репортеры были более склонны использовать Ваш материал дословно.