4. Системы автоматизации документооборота.

Увеличение числа обрабатываемых документов требует внедрения новых технологий работы с ними и совершенствования системы документооборота.

Особенности российской технологии работы с документами:

• на предприятиях создаются специализированные службы, занимающиеся вопросами документационной деятельности — канцелярии, экспедиции и другие;

• функционирование названных служб и порядок работы с документами регламентируется соответствующими инструкциями и стандартами;

• для отслеживания потоков документов в службах документационного обеспечения ведутся регистрационные журналы и карточки: журнал регистрации договоров, актов ввода, приема и передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, регистрации нормативных документов, принятых к исполнению, и другие;

• движение документальных потоков происходит преимущественно по вертикали — от руководителя к исполнителям и от исполнителя к руководителям;

• функции руководителей и исполнителей состоят в непосредственной работе с документами, а функции персонала, занимающегося делопроизводством, в отслеживании их действий;

• бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются на исполнение в бухгалтерию;

• поступающие в бухгалтерию документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), содержащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах;

• используемые программные средства призваны обеспечивать сокращение объема бумажного документооборота и снижение рутинных операций по обработке документов.

Особенности западной технологии работы с документами:

• отсутствуют централизованный контроль за движением документов в рамках всей организации и соответствующие организационные структуры предприятия;

• движение документальных потоков происходит преимущественно по горизонтали. Документы регистрируются их непосредственными исполнителями, а потому система изначально ориентирована на высокую исполнительскую дисциплину работников;

• используемые программные средства призваны обеспечивать максимальное использование электронных документов;

• имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей информации.

Направления автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота предусматривает автоматизацию процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В современных технологиях автоматизации документооборота используются:

• системы обработки изображений документов;

• системы оптического распознавания символов;

• системы управления документами;

• системы автоматизации деловых процедур;

• программное обеспечение для рабочих групп.

Системы обработки изображений документов

Предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, их классификации по различным критериям, передачи изображений на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати. Применяются в организациях с большим объемом документооборота.

Системы оптического распознавания символов. Позволяют решить проблему перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла, получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. С помощью сканирующего устройства изображение считывается с документа и преобразуется в текстовый файл. В результате бумажный документ автоматически преобразуется в электронную форму.

Системы управления документами

Обеспечивают автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами различных форматов, в том числе и изображениями документов. Такие системы облегчают заполнение полей форм документов, избавляя сотрудников от ручного труда, в них реализована функция контроля, предназначенная для передачи заданий исполнителям работ, уведомления о требующих выполнения работах, получения сведений об их исполнении. Развитые системы управления документами выполняют функции индексирования, поиска по ключевым словам, организации доступа к документу независимо от места его хранения, функции выдачи, возврата и рассылки документов.

Системы автоматизации деловых процедур

Предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов. Позволяют производить обработку по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков представления отчетов и их форм. При жесткой маршрутизации движение документа по всем рабочим местам определяется заранее, при свободной — путь движения документов исполнитель может определить сам.

Программное обеспечение для рабочих групп

Разрабатывается для предприятий, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. С его помощью осуществляется хранение, просмотр и совместное использование документов, их маршрутизация, календарное планирование, управление изображениями документов и другие виды работ. Хранение электронных документов осуществляется во внешней памяти ЭВМ. Для хранения и поиска данных может быть использован бумажный журнал регистрации входящих и исходящих документов. Некоторые фирмы предлагают электронную регистрацию и поиск документов. Манипулирование электронными документами предполагает непосредственную работу с ними, контроль исполнения, электронное распространение, распечатку и тиражирование.

Системы автоматизации документооборота

Наиболее известными в настоящее время системами автоматизации документооборота являются:

• система «Босс-Референт» компании АйТи;

• система «Дело» компании «Электронные офисные системы», на базе СУБД Microsoft SQL Server ( или на базе СУБД Oraclе);

• система «Optima-WorkFlow», компании «Оптима»;

• система «Евфрат-Документооборот» компании «Cognitive Technologies Ltd»

Функциональные возможности систем

Все названные системы:

• осуществляют регистрацию документов;

• обеспечивают разработку составных документов;

• поддерживают все форматы файлов;

• реализуют функции полнотекстового индекса и полнотекстового реквизитного поиска;

• обладают функциями встроенного сканирования и учета бумажных документов без наличия электронного представления документа;

• обеспечивают контроль исполнения документов;

• поддерживают совместную работу нескольких пользователей с одним документом;

• обеспечивают возможности изменения электронных документов, их маршрутизации, генерации и печати отчетов;

• располагают средствами и возможностями администрирования;

• обеспечивают поддержку Internet/Intranet и интеграцию с внешними приложениями;

• располагают средствами разграничения прав доступа.

Однако в разных системах названные функции и в возможности реализуются по-разному. Во многих случаях требуется установка за отдельную плату дополнительных модулей.

Для организации работы с документами предназначена программа «Эффект Офис». По мнению специалистов фирмы «Гарант-Интернешнл», разработавших эту систему, введение единого корпоративного стандарта на работу с документами позволит достичь нескольких целей:

• повысить эффективность работы офиса — унифицированный внутренний документооборот организации сократит время на выполнение поставленных задач;

• усилить уровень контроля за работой персонала — руководитель будет информирован, как и какие задачи решают его сотрудники, каковы сроки завершения решения и форма представления результатов решения;

• снизить издержки на обслуживание компьютерного парка и минимизировать затраты на содержание архива.

При внедрении системы вначале строится модель структуры предприятия, включая всех сотрудников, участвующих в документообороте, составляется и вводится список всех возможных типов документов, их параметров и статусов. Далее вводятся сами документы и обозначаются все возможные их связи с конкретными сотрудниками предприятия, проход через которых документы могут менять статусы и сроки. В результате все сотрудники работают в едином информационном пространстве. Система позволяет работать с широким кругом приложений. Встроенный сервер «Эффект Почта» максимально упрощает процесс отправки/приема электронной почты.

Система «Евфрат-Документооборот»

Система «Евфрат-Документооборот» является продуктом компании Cognitive Technologies Ltd — ведущего разработчика программного обеспечения и поставщика прикладных решений в области комплексной автоматизации предприятия. Разработками компании являются: корпоративные ERP-и CRM-системы, системы экспертного анализа информации, поддержки принятия решений, электронного документооборота, финансового учета и анализа и другие важнейшие направления автоматизации.

Назначение системы:

-Улучшение исполнительской дисциплины

В системе налажен четкий механизм контроля за исполнением поручений, содержится полная история операций по исполнению поручений, информация о текущем состоянии каждого документа и поручения. Система не позволит ни сотруднику, ни руководителю забыть об исполнении того или иного распоряжения. Рассылки с уведомлениями заранее предупредят всех должностных лиц о приближении срока исполнения распоряжения, а с наступлением его система потребует отчета о проделанной работе.

Мастер журналов и отчетов позволяет составить полную картину работы с документами как отдельных сотрудников, так и компании в целом, а Генератор отчетов — создавать любые аналитические формы.

-Экономия времени на всех этапах деятельности сотрудников

Система располагает встроенными интеллектуальными технологиями сканирования и распознавания, позволяющими самостоятельно осуществлять ввод как графических, так и текстовых представлений бумажных документов. Уникальная технология распознавания «на лету» упрощает процесс регистрации документов. Система позволяет задавать произвольные маршруты прохождения и обработки документов, начиная от назначения исполнителей, срока исполнения документов и связанных с ними поручений, формирования отчетов об исполнении и заканчивая снятием с контроля всего документа.

-Организация единого информационного пространства

Система обеспечивает работу и с бумажными документами, и с электронными и не содержит ограничений по форматам и количеству файлов электронных документов. Работы могут вестись с удаленного компьютера посредством сети Интернет.

-Обеспечение информационной безопасности

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. Каждому пользователю определен объем информации и действий, к которому он допущен. Налажены и эффективно используются механизмы аутентификации пользователей и протоколирования их действий. Имеется набор специализированных программных средств диагностики логической целостности базы данных и восстановления выявленных нарушений.

Преимущества системы:

Система обладает рядом технологических преимуществ, благодаря которым обеспечиваются высокая эффективность ее использования и максимальный уровень удобства работы:

• гибкость — масштабируемая и гибкая в настройке система, легко адаптируемая к особенностям документооборота в компании любого уровня;

• независимость — это система, не требующая дополнительного программного обеспечения для своей установки и эксплуатации. Функционирует на основе собственной встроенной СУБД «Ника», уже включенной в комплект поставки;

• простота освоения — система обладает интуитивно понятным интерфейсом, обеспечивающим простоту и удобство в настройке и применении;

• технологические особенности — в системе используется большое число уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании.

В 2002 г. система названа победителем сравнительного тестирования с аналогичными программами.

Дополнительные возможности системы

Наряду с традиционным набором функций систем электронного документооборота система «Евфрат-Документооборот» представляет пользователю ряд дополнительных возможностей:

• встроенная в систему внутренняя почтовая служба обеспечивает оперативное прохождение документов и поручений, позволяет сотрудникам компании обмениваться нужной информацией;

• технология морфологического анализа текста документов делает возможным поиск любой информации, содержащейся в документах, с учетом морфологии русского языка;

• поставляемый дополнительно к системе генератор отчетов позволяет создавать индивидуальные формы отчетов, сводные аналитические таблицы, содержащие любые параметры в соответствии со спецификой и требованиями компании;

• дизайнер форм регистрационных карточек дает возможность разрабатывать новые формы вручную, без привлечения профессиональных программистов;

• открытый интерфейс позволяет самостоятельно разрабатывать новые модули для системы под запросы и требования своих клиентов.

Другие системы для работы с документами

Система Microsoft Office for Windows включает в себя СУБД Access, табличный процессор Excel, текстовый редактор Word, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и технику для презентаций Power Point и многое другое. Программные средства Microsoft Office обеспечивают весь комплекс работ по обработке информации, созданию, редактированию и хранению документов.

Интегрированная система Team Office — это полная офисная открытая информационная система, поддерживающая работу со многими текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных. Система имеет программы, организующие свою библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур, маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.

Названные программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, предназначенного для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей. В таких системах компьютер превращается в мощное средство управления электронными документами и коммуникационное средство, он может быть подключен к абонентской телефонной сети, получать доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте» к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью. Системы передачи и управления электронными документами

Системы передачи недокументированной информации:

• телефонная связь — это самый распространенный вид оперативной административно-управленческой связи. Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия;

• внутриучрежденческие телефонные системы используют собственные телефонные станции или коммутаторы и включают в себя разные виды связи — телефонную связь общего назначения, диспетчерскую телефонную связь, технологическую телефонную связь, директорскую телефонную связь и другие;

• радиотелефонная связь позволяет деловому человеку свободно передвигаться и всегда быть уверенным в наличии связи;

• видеотелефонная связь дает возможность не только слышать, но и видеть собеседника: она снабжена миниатюрными телекамерами для передачи изображения; □ радиопоисковая связь предназначена для оперативного поиска и передачи информации сотрудникам — абонентам этой связи;

• пейджинговая связь получила в настоящее время наибольшее распространение. Для передачи информации используется обычный телефон, а для приема — миниатюрный УКВ-приемник — «пейджер».

Системы передачи документированной информации:

1. телеграфная связь предназначена для передачи на расстояние по электрическим проводным каналам связи алфавитно-цифровой информации, как правило, коротких текстовых документированных сообщений;

2. дейтефонная связь использует для передачи информации телефонные каналы связи, а в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная телетайпная аппаратура совместно с модемами, так и специальная аппаратура;

3. факсимильная связь обеспечивает передачу на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, схем, фотоснимков и т.п. Факсимильные сервис-системы формируются путем подключения факсимильного аппарата к имеющимся системам факс-сервиса.

Модели документооборота

Технология организации документооборота в автоматизированных системах бухгалтерского учета является важным компонентом, влияющим на их эффективность.

Рассмотрим четыре модели документооборота, реализуемые в программах автоматизации бухгалтерского учета.

Модель интерпретации документов как дополнения к хозяйственным операциям

Эта модель документооборота предполагает, что при вводе в информационную базу данных документов, сформированных вне автоматизированной системы бухгалтерского учета, бухгалтер преобразовывает их вручную или с помощью специальной программы в записи массива хозяйственных операций. Документы, формируемые в системе, рассматриваются как выходные формы, построение которых производится по запросу пользователя после ввода данных об операции.

При такой модели первичные документы интерпретируются чисто формально. Входящие в систему документы никак в базе данных не регистрируются, а формируемые в ней документы хранятся в привязке к той или иной записи массива хозяйственных операций и не связаны с другими документами. Это противоречит нормальному порядку и учетного процесса, при котором операция отражается на счетах после формирования, и утверждения документа. В данной модели именно операция становится информационной основой для формирования документа. В бухгалтериях с большим документооборотом такая модель не может быть приемлемой, так как будет приводить к необходимости постоянного отслеживания актуальности данных массива хозяйственных операций.

Модель интерпретации документов как средства формирования записей массива хозяйственных операций

Эта модель документооборота предполагает, что документ является только формальной первоосновой для соответствующих записей на счетах. В программе автоматизации бухгалтерского учета существует набор видеограмм, определяющих структуру ввода информации. По данным, введенным на основе этого макета, программа формирует соответствующие документу записи, которые интерпретируются как «подтвержденные» и учитываются при расчете оборотов счетов. В такой модели документ рассматривается только как вспомогательное средство ввода записей на счетах, здесь не учитывается содержательный характер различных стадий его движения.

Модель интерпретации документов как вспомогательных информационных объектов

Эта модель документооборота является наиболее распространенной, поддерживает естественную технологию прохождения первичных документов как формируемых в системе, так и поступающих извне. В программах, использующих данную модель, предусмотрена возможность формирования массива хозяйственных операций не только напрямую, но и на основе автоматизированной обработки документов, вводимых в базу данных системы. В последнем случае бухгалтер заполняет экранную форму документа, а программа формирует и печатает его. Данная модель предполагает разделение моментов регистрации документа в базе данных системы и его отражения в системе счетов. Введенные документы без подтверждения пользователем никак не влияют на обороты счетов, хотя информация о них сохраняется, может быть многократно откорректирована и повторно использована для печати. Введенные в систему однотипные документы хранятся в отдельных регистрах и в любой момент требуемый документ можно извлечь. Взаимосвязи между документами прямо не отслеживаются. Главным в данной модели является возможность отделить действия по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи на счетах.

Полная модель документооборота

Это модель, где основополагающим моментом является обеспечение и обслуживание полноценной системы связей между документами разных типов. В первых трех моделях документы являются основой для формирования записей на счетах. В полной модели документооборота главное внимание уделено завершенности системы связей документов, на основе которых выполняется их одновременная обработка с применением единого пакета правил. Такая модель обеспечивает гибкое разделение функций аналитического учета между различными управленческими подразделениями, в результате чего каждая подсистема автоматизированной системы получает столько функций, сколько ей действительно необходимо.

Развитие систем управления документами

Направлениями совершенствования систем управления документами являются:

• использование унифицированных документов;

• сокращение и изъятие из первичных документов постоянных реквизитов и запись их в память компьютера;

• сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно-постоянной информации;

• обеспечение мест возникновения информации необходимыми средствами сбора, измерения, регистрации, передачи и ввода данных в компьютер;

• разработка автоматизированной системы управления документами.

Унификация документов

Однотипные документы, используемые в управленческой деятельности, должны быть унифицированы и стандартизированы. Унификация предполагает:

• установление единообразия состава и форм используемых документов;

• установление единого порядка размещения реквизитов внутри форм;

• сокращение количества применяемых документов;

• повышение качества используемых документов;

• снижение трудоемкости обработки документов;

• достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления.

В результате унификации из состава документов исключаются формы, не вызванные действительными потребностями управления, сокращается объем циркулирующих в системе управления документов.

Стандартизация документов

Стандартизация представляет собой форму юридического закрепления результатов унификации и уровня ее обязательности. Существуют разные категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Цель унификации и стандартизации заключается в создании таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно и повысит общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются термины и определения, управленческие функции, управленческая документация, организационные структуры учреждений, предприятий, организаций.