Связи между таблицами

Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связи нужно определить, какая таблица является главной, а какая - подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) яв­ля­ется ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свой­ства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Задание 8. Установите связи между данными таблиц Факультет, Специальность, Группа и Студент.

Технология.

1. Загрузите файл базы данных Академия.

2. Щелкните по кнопке инструментальной панели Схема данных или выполните команду СЕРВИС/Схема данных.

3. В окне Добавление таблицы последовательно выберите указанные выше таблицы, щелкая затем по кнопке Добавить.

4. Добавив последнюю таблицу, щелкните по кнопке Закрыть.

5. В окне Схема данных установите связь между таблицей Факультет и таблицей Группа. Для этого:

• выделите щелчком поле N факультета в таблице Факультет и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместите указатель на поле с тем же названием в таблице Группа;

• отпустите клавишу мыши, появится окно Связи, в котором необходимо включить флажок Обеспечение целостности данных и нажать кнопку Создать;

• в окне Схема данных появится связь между таблицами типа один ко многим.

Примечание 1. Для удаления ошибочно установленной связи выделите связь и, нажав правую кнопку мыши, вызовите контекстное меню, в котором выберите пункт Удалить связь.

Примечание 2. Целостность данных может быть обеспечена при условии, что поля таблиц, которые обеспечивают связь, имеют одинаковый тип. Если при установлении связи обнаруживается разный тип полей, то щелкните по таблице на схеме данных правой клавишей мыши, и в контекстном меню выберите пункт Конструктор таблиц, с помощью которого измените тип поля.

6. Аналогично установите связь между таблицами Специальность и Группа по полю N специальности. Установите связь между таблицами Группа и Студент по полю N группы.

7. Закройте окно Схема данных с сохранением данных.

Служебные средства Access

К числу основных служебных средств Access относятся создание резервной копии базы данных, сжатие базы данных, ее защита от несанкционированного использования и преобразование к форматам других баз данных.

Задание 10. Сжатие базы данных и создание резервной копии базы данных

В процессе работы с БД некоторые таблицы и другие объекты базы данных приходится удалять. После удаления этих объектов файл базы данных становится фрагментированным, и место на диске используется нерационально. Сжатие базы данных приводит к уменьшению размера файла базы данных. Сжимать можно как открытую, так и закрытую базу данных. Для сжатия необходимо выполнить команду СЕРВИС/Служебные программы/Сжать и восстановить базу данных.

С целью уменьшения объема файлов базы данных полезно установить режим сжатия базы данных при каждом закрытии базы. Для этого следует выполнить команду СЕРВИС/Параметры и на вкладке Общие включите флажок Сжимать при закрытии.

Для создания резервной копии базы данных выполните команду ФАЙЛ/Резервная копия базы данных. Выберите диск и папку для размещения резервной копии и щелкните по кнопке Сохранить. Если резервная копия сохраняется в той же папке, что и основной файл базы данных, то Access автоматически добавляет в имя файла резервной копии дату сохранения.