Объединение электронных таблиц

При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость их объединения. Среди инструментов объединения электронных таблиц отметим:

• организацию межтабличных связей;

• консолидацию электронных таблиц или их частей;

• объединение файлов.

Организация межтабличных связей

Связи между таблицами осуществляются путем использования внешних ссылок (ад­ресов ячеек), содержащих помимо имени столбца и номера строки имя файла, данные из ко­торого используются. Так, например, если мы хотим использовать данные из ячейки С2 таблицы, содержащейся в файле Exam, wql, в нужную нам ячейку текущей таблицы мы можем записать внешнюю ссылку следующим образом: [Exam.wql] C2.

При организации межтабличных связей учитывают возможность комплектования свя­занных таблиц в рабочую книгу. При этом таблица, на которую есть внешние ссылки, рас­сматривается как дополнительная. Таблица, в ячейках которой есть внешние ссылки на другие таблицы, считается основной. При загрузке таблицы, содержащей внешние ссылки, необходимо также загрузить все связанные с ней вспомогательные таблицы. В противном случае в ячейках основной таблицы, имеющих внешние ссылки, появятся сообщения об ошибке или представленные вам результаты окажутся неверными.

Между отдельными таблицами возможны двусторонние связи (таблица А ссылается на таблицу В, а В, в свою очередь, прямо или опосредованно, например через таблицу С, ссылается на А).

Консолидация электронных таблиц или их частей

Помимо создания межтабличных связей путем указания имен файлов, содержащих связы­ваемые таблицы в ссылках и формулах, многие электронные таблицы предлагают пользова­телю специальный режим консолидации. Этот режим содержит необходимые команды для объединения таблиц или их частей, расположенных как на одном листе, так и на разных листах или даже в разных рабочих книгах. С помощью консолидации могут быть сведены в одной таблице, например, данные о продажах и затратах различных филиалов фирмы.

Команда объединения файлов

Многие современные табличные процессоры имеют в своем арсенале команду объединения файлов. Эта команда имеет три формы, используемые для копирования, суммирования или вычитания данных из исходных таблиц в объединенную таблицу. Технология создания электронной таблицы, объединяющей данные нескольких исходных таблиц, такова: мы со­здаем электронную таблицу в оперативной памяти и засылаем в нее данные из исходных электронных таблиц, находящихся на жестком (или гибком) диске. Процесс начинается с подготовки шаблона объединенной электронной таблицы.

Пример. Допустим, что интересующая нас компания имеет три магазина, от ко­торых она получает регулярные отчеты в форме электронных таблиц. Однако, если в целом дела идут нормально, руководство компании мало интересует финансовая дея­тельность каждого из магазинов. Ему хотелось бы увидеть результаты деятельности всей компании и уяснить, какой из магазинов приносит прибыль, а какой — убытки. Здесь возникает задача объединения данных из трех отчетов (электронных таблиц) в один. Эта задача может быть решена установлением межтабличных связей или объ­единением файлов электронных таблиц.

При использовании команды объединения файлов в режиме копирования в результате объединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от различных магазинов, будем иметь объединенный отчет.