2. Виды инвентаризаций
Различают следующие виды инвентаризаций:
1. Плановая
2. Внеплановая
3. Отчетная (квартальная, годовая)
4. Внезапная
5. Полная
6. Частичная
Плановая - заранее планируется с целью оперативного контроля за состоянием производственно-финансовой деятельности по центрам ответственности, т.е. в разрезе материально-ответственных лиц. При этом руководитель предприятия обязан письменным распоряжением или приказом определить официальных МОЛ, за которыми закрепляется имущество и с которыми составляется договор о материальной ответственности.
Внеплановая - проводится в процессе деятельности и в основном связана с тем, чтобы выяснить спорные вопросы с поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками.
Отчетная - проводится перед составлением годового или квартального отчета.
Внезапная - проводятся по требованию следственных органов, контрольно-ревизионных структур, комитетов по несостоятельности и банкротству, по желанию руководства предприятия.
Полная - охватывает все виды имущества и обязательств предприятия.
Частичная - охватывает какую-либо группу хозяйственных средств или их источников.
В бухгалтерском учете инвентаризация подразделяется также в соответствии с действующей классификацией имущества и источников его образования.
3. Общие правила проведения инвентаризации
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов недействительными.
Инвентаризационная комиссия составляет план проведения инвентаризации, который должен быть согласован с видом и целью инвентаризации.
В день начала инвентаризации пломбируются все места хранения имущества. Перед проведением инвентаризации все первичные документы по приходу и расходу должны быть составлены и предъявлены комиссии или сданы в бухгалтерию.
До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение и доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учетных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты не менее, чем в 2-х экземплярах. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера при обязательном участии материально-ответственного лица.
Руководитель организации должен создать условия для полноценной работы инвентаризационной комиссии.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставление над ними правильных.
Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и МОЛ.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и МОЛ. В конце описи МОЛ дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и МОЛ обязательно до открытия склада (помещения), где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом.
Далее фактические остатки, зарегистрированные в инвентаризационных описях сверяются с данными бухгалтерского учета в бухгалтерии.
Если выявлены расхождения, инвентаризационная комиссия обязана составить сличительную ведомость и отдельно просчитать излишки и недостачу. Затем МОЛ должны дать согласие на недостачу или излишки.
Сумма излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Результаты расхождения учетных данных с фактическим наличием могут быть обусловлены:
физико-химическими свойствами ТМЦ к усушке, утруске, улетучиванию, изменением физического объема под воздействием изменения температуры окружающей среды. Эти потери неизбежны и возможны как при хранении, так и транспортировки.
погрешности показаний весоизмерительных приборов в процессе приема или отпуска ценностей.
наличием непреднамеренных ошибок в виде описки в первичных документах, арифметических ошибок в подсчетах.
преднамеренные ошибки как результат злоупотреблений и мошенничества.