4. Современные тенденции развития делопроизводства

В настоящее время существует достаточно развитая законодательная и нормативная база по вопросам развития ДОУ, которая продолжает совершенствоваться.

1. До недавнего времени сфера делопроизводства регулировалась, прежде всего Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД), введенной в 1974 году.

2. Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к необходимости переработки ЕГСД. В 1988 году Главархив СССР утвердил ее вторую редакцию, которая стала называться ЕГСДОУ – Единая государственная система документационного обеспечения управления. В 1991 году появилась государственная система ДОУ (ГСДОУ), которая в настоящее время пересматривается.

3. В 2000 году Федеральной архивной службой РФ была утверждена «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти».

4. Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» введен 1 июля 2003 года.

5. «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986 год в которых детально освещены делопроизводственные вопросы и работа с документами в архиве.

6. В 2000 году был введен нормативный акт «Перечни документов с указанием сроков хранения».

7. «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях» 1982 год.

8. «Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных объединений и предприятий» 1980 год.

9. «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию» 1988 год.

10. «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» 1993 год.

11. «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти», утвержденные Постановлением Минтруда России № 23 от 26 марта 2002 года.

12. ГОСТ 17914-72. Обложка дел постоянного хранения. М., 1972.

13. Примерное положение о ЦЭК министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива РФ № 19 от17 марта 1998 года.

14. «Основные правила работы архивов организаций», утвержденные Росархивом в 2002 году.

15. «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденное Приказом Росархива № 2 от 19 января 1995 года.

Вместе с тем значительная часть вопросов организации и технологии работы с документами не регламентируется, да и не должна регламентироваться на государственном уровне. Эти вопросы составляют область корпоративного регулирования ДОУ. Корпоративное регулирование ДОУ отвечает социально-экономическим преобразованиям в нашей стране за последнее десятилетие.

Понятие «корпоративное регулирование ДОУ» используется в широком смысле применительно к:

• отдельному учреждению, предприятию или организации с достаточно развитой организационной структурой;

• группе предприятий, объединенных отношениями собственности или корпоративным соглашениями;

• ведомству.

С одной стороны, корпоративное регулирование ДОУ в качестве основы и одного из условий своего успеха должно опираться на продуманную систему государственного регулирования. С другой стороны, корпоративное регулирование ДОУ дополняет формы и методы государственного регулирования с учетом отраслевой специфики, конкретных условий деятельности и возможностей организации, доводя реализацию установленных норм до уровня конкретных процедур работы.

Практически в каждой организации проявляются различные тенденции, связанные как с необходимостью закрепления существующих общегосударственных правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил.

Под влиянием многих одновременно действующих факторов внешнего и внутреннего порядка (квалификация работников, проявление корпоративной культуры, индивидуальная управленческая культура работников) существует постоянная необходимость оптимизировать состав применяемых методов и приемов работы, устранять устаревшие и неэффективные методы. Корпоративное регулирование призвано создать систему работы с документами, учитывающую особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.

Уже с середины 90-х годов ХХ началось бурное внедрение корпоративных систем автоматизации делопроизводства (автоматизированной системы управления (АСУ), общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС)) (приложение 2). Особенностью корпоративных информационных систем является то, что они функционируют на основе компьютерной сети (приложение 3) и объединяют информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений ( в том числе и территориально обособленных), а возможно и нескольких организации, объединенных корпоративным соглашением.

Анализ практики корпоративного регулирования ДОУ последних лет позволяет выделить ряд новых черт и моментов методологического характера:

1. Корпоративное регулирование ДОУ отличается возросшим уровнем системности в решении вопросов управления, включающим:

• документированную информацию;

• персонал;

• технические и программные средства обеспечения информационных процессов;

• нормативно установленные процедуры форматирования и использования информационных ресурсов.

2. В условиях корпоративной системы появляется возможность, неосуществимая при традиционной технологии – вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях, в том числе территориально удаленных.

3. Возрастает оптимизация работы с документацией в учреждении в целом, то есть на корпоративном уровне. Современный подход к управлению документацией не ограничивается только организационно-распорядительными документами, а предполагает отношение к документам как к информационному ресурсу управления организации в целом.

4. Внедрение корпоративных систем автоматизации (система «Дело-96», система «Золушка-WIN. Служебная корреспонденция», система «БОСС- Референт».) документооборота создает новые предпосылки для возрастания роли служб ДОУ. На первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.

5. Возникает потребность в издании специальных документов по регламентации документационных процессов в условиях применения корпоративных технологий документооборота. Эти вопросы могут быть отражены либо в специальном едином для организации документе, либо в отдельных документах, регламентирующих работу службы ДОУ и структурных подразделений.

6. Корпоративное регулирование ДОУ связано не только с использованием методов организационного нормирования и регламентации, но и компонентов корпоративной культуры.

Все большее число организаций уделяет внимание своему фирменному стилю и даже заказывает его профессиональную разработку. В частности, элементы фирменного стиля могут присутствовать в оформлении документации, использоваться в фирменных бланках, конвертах.