Тема 10. Оформление актов и поздравительных писем

10.1. Что такое акты?

Акты - это еще один вид документа, который относится к категории учетно-справочной документации.

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий.

Акты принято разделять на следующие категории:

1) по содержанию;

2) по назначению.

В свою очередь, вышеперечисленные категории принято разделять на акты, в которых отражены:

• нарушения правил внутреннего трудового распорядка;

• нарушения дисциплины труда;

• отказ от подписи, который свидетельствует ознакомление с приказом;

• сдача-приемка;

• отказ от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;

• испытания (образцов, систем, технологий);

• прием-сдача;

• ревизии, инвентаризации;

• передача-прием;

• ликвидация организаций и др.

10.2. Процедура оформления акта.

Акты всегда составляются в присутствии нескольких сотрудников, которые выступают в качестве свидетелей. В дальнейшем благодаря составленному акту могут быть приняты решения, которые могут изменить ход событий, повлиять, на чью-либо жизнь. Достаточно часто акты используются при судебных разбирательствах. На основании статьи 230 ТК РФ, акты приема-сдачи документов, ценностей, при проведении инвентаризации и в других случаях составляются только специально созданной для этих целей комиссией.

Самой распространенной причиной в области составления актов является нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации. Отметим, что в данном случае установленной формы для издания акта с такой формулировкой нет. Поэтому будем прибегать к практической стороне вопроса. Итак, к наиболее распространенным проступкам относят:

• прогулы;

• появление на работе в состоянии опьянения;

• несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;

• некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;

• некачественное выполнение распоряжений, приказов, заданий руководства;

• несвоевременное выполнение распоряжений, приказов, заданий руководства.

Структура акта о нарушении дисциплины труда состоит из следующих элементов:

• дата, место и время составления;

• автор акта;

• свидетели составления акта;

• конкретное указание нарушения работника;

• предварительные объяснения нарушителя;

• подписи свидетелей;

• подпись составителя акта;

• подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

В случае отказа работника, совершившего проступок, ставить свою подпись в акте об ознакомлении с ним, мы обязательно делаем пометку об этом факте.

Если на работе сотрудник появился в алкогольном или наркотическом опьянении, то акт незамедлительно составляется в этот же день. Ознакомление сотрудника, совершившего проступок, в данной ситуации происходит на следующий день.

В случае отказа дать объяснение в акте обязательно фиксируем причину, которую озвучил работник (почему он не захотел делать объяснение).

Если в организации существует утвержденный бланк для фиксации акта, то всю информацию мы фиксируем в нем. Либо можно использовать специальный бланк организации для оформления акта. ГОСТ Р 6.30-2003 предъявляет определенные требования, а именно, обязательное наличие следующих реквизитов:

• название организации;

• название вида документа (слово «акт»);

• дата и регистрационный номер документа;

• место составления;

• заголовок к тексту (название акта);

• подписи;

• в необходимых случаях - гриф утверждения.

Заголовок должен согласовываться со словом «акт» и стоять в родительном или предложном падеже.

Обязательно в акте указывают количество составленных экземпляров и, если есть, фиксируют приложения к акту.

Если акт подписан всеми участниками события, то он вступает в силу с момента его подписания всеми заинтересованными лицами. В случае несогласия кого-либо, делается на акте отметка о его отношении, потом им ставится подпись, и акт вступает в силу.