- •1.Ит,ее св-ва и роль.
- •2. Классификация ит
- •3. Основные виды периферийных устройств и принципы их работы
- •4.Организ-ые формы технич.Ср-тв.Арм
- •6. Основы функ-ия сети Интернет.
- •7. Гипертекстовые технологии. Применение гипертекстовых технологий в глобальных сетях.
- •8.Технологии мультимедиа
- •9. Технологические процессы обработки информации, их классификация и характеристика
- •10. Понятие платформы. Операционные системы как составная часть платформы. Критерии выбора платформы.
- •11. Этапы технологического процесса обработки данных, их характеристика.
- •12. Электронный офис Что такое электронный офис?
- •Коммуникационные каналы
- •Офисная кабельная система
- •Сетевой оборудование
- •Коммуникационное оборудование
- •Специализированные серверы
- •Сервер печати
- •Факс-сервер
- •Сервер электронной почты
12. Электронный офис Что такое электронный офис?
Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.
В условиях широкого использования возможностей глобальной информационной системы (сети) Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса — виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т. п.).
Из чего стоит электронный офис. Суть офисной автоматизации заключается не в сокращении числа работающих, а в улучшении качества управления за счет более полного и своевременного информирования сотрудников. Информировать сотрудников можно посредством трех основных видов информации: речи (устное распоряжение, просьба, сообщение), текстовых документов (приказы, распоряжения, письма) и изображений (фотографии, слайды, чертежи и т.п.).
Большинство речевых сообщений передается через телефонную сеть. При этом телефон выступает в роли автоответчика, определителя номера, средства автодозвона и блока защиты от нежелательных абонентов. Современный телефон может выполнять также функции записной книжки, калькулятора, часов и т.д. Большое распространение получили радиотелефоны, а с распространением сотовой связи телефон приобрел подлинную мобильность.
"Электронный офис" - не значит безбумажный. Ведь бумага - это материальный свидетель решений и сделок, кроме того, многим людям работать с бумагами удобнее и привычнее, чем с компьютером. Поступать в офис бумаги могут, например, по факсу (точное воспроизводство графического оригинала). Полученные по факсу документы можно потом скопировать или отсканировать. Копирование документов выполняется с помощью копировальных аппаратов - ксероксов. Сканирование выполняется сканером ("scan" - поле зрения), специальным аппаратом, который работает не автономно как ксерокс, а как периферийное устройство компьютера. Отсканировать документ в память компьютера можно двумя способами. Первый - сканировать документ как единую и неделимую единицу информации (в этом случае работать с отсканированным текстом можно только целиком, как с картинкой). Второй способ - при сканировании с помощью специальных программ преобразовать документ в текстовый файл (например, программа finereader).
Для связи с другими офисами, сотрудниками или клиентами используется электронная почта. Чтобы установить в офисе электронную почту, нужно приобрести модем (устройство для связи компьютера с телефонной сетью), специальную программу для работы с почтой (например, outlook express) и подключиться к интернет-провайдеру, фирме, предоставляющей услуги электронной почты. Как и при работе обычной почты, электронные письма приходят сначала на узел к интернет-провайдеру, а потом передаются по конкретным адресам. Электронная почта предоставляет возможности:
* время передачи практически не зависит от расстояния;
* не требуется присутствия получателя на рабочем месте, он может включить компьютер и просмотреть свой почтовый ящик в любое время;
* информация достаточно защищена, так как отправитель и получатель могут договориться о шифровке своих писем;
* можно одновременно отправить одно сообщение по множеству адресов ("веером");
* можно передавать данные любых форматов (тексты, фотографии, графики, звуковые файлы, фрагменты фильмов).
Основные требования, предъявляемые к современным офисным информационно- вычислительным системам:
высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес-компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;
высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;
высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
применение только стандартных протоколов для обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;
возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.
Основными компонентами таких систем являются внешние коммуникационные каналы, кабельная система здания, сетевое и коммуникационное оборудование и ПО, а также, безусловно, различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).