Ввод условий отбора в запрос или расширенный фильтр для восстановления определенных записей.

1. Откройте запрос в режиме конструктора или выведите на экран окно расширенного фильтра для таблицы, запроса или формы.

2. Выберите первую ячейку «Условие отбора» для поля, для которого необходимо установить условие отбора.

3. Введите выражение условия отбора путем прямого ввода выражения в ячейку или с помощью построителя выражений. Для запуска построителя выражений нажмите правую кнопку мыши в ячейке «Условие отбора» и выберите команду «Построить».

Если запрос содержит связанные таблицы, то значения, указанные в условии отбора для полей из связанных таблиц, должны быть с учетом регистра, это означает, что они должны соответствовать регистру значений в базовой таблице.

4. Для ввода другого выражения в то же самое поле или в другое поле перейдите в соответствующую ячейку «Условие отбора» и введите выражение.

Сортировка записей с помощью бланка запроса или расширенного фильтра.

Прежде чем определять порядок сортировки, необходимо рассмотреть некоторые вопросы.

1. Откройте для таблицы, запроса или формы запрос в режиме конструктора или выведите на экран окно расширенного фильтра.

2. Для сортировки нескольких полей сначала необходимо в бланке запроса установить поля в требуемом порядке. Сначала происходит сортировка самого левого поля, затем поля, находящегося справа от него, и так далее. Например, чтобы произвести сортировку сначала для поля «Фамилия», а затем «Имя», в бланке запроса поле «Фамилия» должно находится слева от поля «Имя».

3. В ячейке Сортировка для каждого требуемого поля укажите соответствующий параметр.

4. Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку «Вид» на панели инструментов.

Отображение или скрытие поля в результатах запроса.

В бланк запроса можно добавить поле, используемое для задания условия отбора или порядка сортировки, без отображения данных из этого поля в результатах запроса. В режиме конструктора запросов установите флажки в строке Вывод на экран бланка для тех полей, которые требуется отображать, и снимите флажки для неотображаемых полей.

Примечания.

• Если создается форма или отчет, для которых запрос является базовым, а для свойства Вывод всех полей (OutputAllFields) задано значение «Нет», необходимо отображать поля, для которых будут созданы присоединенные элементы управления в форме или отчете.

• После закрытия запроса все скрытые поля автоматически перемещаются в правые столбцы бланка.

Выполнение вычислений в запросе.

Запросы позволяют выводить на экран в поле результаты вычислений следующих типов.

• Итоговые значения, которые определяются с помощью следующих встроенных функций, выполняющих операции над группами записей или над всеми записями, отобранными в запросе: расчет суммы, расчет среднего, подсчет числа значений, определение минимального или максимального значения, расчет среднеквадратичного отклонения или дисперсии.

• Действия с помощью определяемых пользователем выражений над числовыми и строковыми значениями или над значениями дат, которые выполняются для всех записей с использованием значений одного или нескольких полей. Для ввода выражения следует создать новое вычисляемое поле непосредственно в бланке запроса.

Наряду с выводом результатов вычислений на экран допускается следующее использование вычисляемых полей:

• для определения условий отбора записей в запросе или для определения записей, над которыми производятся действия;

• для обновления данных в запросе на обновление.