1. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов

Процедура приема пакетов:

а) получение от курьера пакетов (или незаконвертованного до­кумента) и сдаточного документа (реестра, разносного журнала, расписки и т. п.);

б) проверка правильности доставки пакетов и целостности упа­ковки, печатей и наклеек;

в) проверка соответствия содержания реквизитов на пакете ив сдаточном документе;

г) подсчет количества принятых пакетов;

д)проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакетов. Процедура учета пакетов:

а) внесение в журнал учета пакетов (пакетно-контрольный журнал) сведений о количестве поступивших пакетов и проставле­ние росписи курьера, доставившего пакеты, с удостоверением рос­писи штампом службы доставки;

б) возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа;

в) внесение в журнал по каждому поступившему пакету исход­ных сведений о вложенных в него документах (или исходных све­дений о незаконвертованном документе).

Процедура распределения и вскрытия пакетов:

а) передача по принадлежности пакетов, не подлежащих вскры­тию на входящем участке;

б) передача пакетов для вскрытия руководителю службы доку­ментации или уполномоченному лицу;

в) вскрытие пакетов, конвертов;

г) проверка соответствия содержания реквизитов на пакете ив документе, подсчет количества листов;

д)проверка наличия приложений (если они имеются), их комп­лектности и соответствия содержания их реквизитов и количества листов данным, указанным в сопроводительном письме;

е)скрепление листов документа и передача его на регистра­цию, в том числе на другие участки службы документации. Процедура закрытия журнала учета пакетов:

а) проставление учетных входящих номеров поступивших до­кументов в журнале учета пакетов;

б) проставление ежедневной итоговой записи об общем коли­честве зарегистрированных документов в журнале учета пакетов.

Процедура выделения ценных и конфиденциальных докумен­тов фирмы:

а) просмотр всех документов входного потока, не имеющих гри­фа обозначения ценности или конфиденциальности (бумажных, машиночитаемых, электронных, факсимильных и др.);

б) сравнение содержания (темы) поступивших документов с пе­речнем сведений, работ и документов фирмы, подлежащих защите;

в) проставление на выделенных документах грифа ограниче­ния доступа или обозначения ценности, указанного в перечне;

г) внесение в журнал учета пакетов исходных сведений о выде­ленных документах.

2. Традиционный учет поступивших документов

и формирование справочно-информационного банка данных

по документам

Процедура индексирования документов:

а) проставление входящего штампа на основном документе и приложениях, на документах, присланных во временное пользова­ние, на сопроводительном письме к магнитному носителю инфор­мации (дискете, диску и т. п.);

б) определение входящего номера документа: при журнальной и карточной регистрации документов (внесение отметки в конт­рольный журнал);

в) проставление во входящем штампе номера документа, даты и количества листов;

г) проставление регистрационных сведений в приложениях;

д)проставление входящего номера документа в журнале учета пакетов (пакетно-контрольном журнале);

е) добавление к входящему номеру идентифицирующего ин­декса (номера дела по номенклатуре).

Процедура первичной регистрации исходных сведений о доку­менте:

а) заполнение граф журнала учета (или описи) поступивших документов или заполнение учетной карточки (при заполнении описи — внесение исходных сведений в регистрационно-контрольную карточку открытых документов для обеспечения спра­вочной картотеки);

б) проверка соответствия исходных данных в журнале или кар­точке, контрольном журнале и на документе;

в) проставление в журнале учета пакетов отметки о возврате документа, зарегистрированного за исходящим номером, внесение отметки в регистрационную карточку документа;

г) проверка правильности регистрации документов, передан­ных по журналу учета пакетов на другие участки службы доку­ментации, внесение в журнал номеров этих документов и коли­чества листов;

д) подкалывание учетной карточки входящего учета к доку­менту.

Процедура формирования картотек:

а) распределение карточек по картотекам;

б) внесение отметки о местонахождении документа в конт­рольный журнал;

в) фиксирование в карточке росписи за получение документа;

г) помещение карточки в картотеку;

д)поиск сведений о документах и выдача ответов на запросы по документам;

е) ведение(актуализация)картотеки.

Процедура ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия:

а) подсчет и сравнение количества полученных и зарегистри­рованных документов;

б) проставление в журнале учета пакетов отметки о правильно­сти закрытия всех позиций, итоговой записи;

в) проверка правильности регистрации каждого документа;

г) проверка правильности закрытия всех позиций в журнале учета пакетов, наличия двух росписей за документы, переданные на другие участки службы документации;

д)проверка правильности внесения отметок о возвращенных документах;

е) проверка правильности внесения отметок по документам, присланным во временное пользование и не взятых на входящий учет;

ж)проверка наличия документов по незакрытым позициям журнала учета пакетов;

з) проставление штампа проверки под итоговой записью;

и) проверка полноты изъятия документов из пакетов и уничто­жение пакетов.