Операции над объектами

Над любым объектом можно выполнить три стандартных действия (им соответствуют три кнопки в окне БД): открыть текущий объект для работы; создать новый объект текущего типа; изменить текущий объект (конструктор).

Открытие объектов

Существующую базу данных можно открыть командой Файл\Открыть. В результате появляется окно БД, содержащее список всех объектов данной базы, рассортированный по типам. Окно внешне выглядит как картотека, причем каждая карточка соответствует одному типу объектов, например, карточка с именами таблиц, карточка с именами форм и т.д. Для перехода между разными типами объектов достаточно мышкой указать на корешок соответствующей карточки. Для выбора конкретного объекта используется указатель мыши или клавиши со стрелками.

Открытие конкретного объекта приводит к его появлению в отдельном окне и делает доступным все операции над ним. Например, открытие таблицы или формы позволяет изменить, добавить или отсортировать записи в ней; открытие запроса или макроса приводит к его выполнению.

Создание и изменение объектов

Чтобы начать разработку нового приложения, следует создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы и другие объекты. В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью Мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных.

Если мы хотим создать пустую базу данных, то при запуске СУБД Microsoft Access выбираем опцию Новая база данных, если же приложение уже запущено то отдаем команду Файл\Создать, переходим на вкладку Общие и открываем База данных (можно также использовать кнопку ). После этого откроется окно диалога Файл новой базы данных. В раскрывающемся списке Папка выбираем нужный папка для сохранения создаваемой БД. Затем в поле Имя файла вводим имя новой базы данных. Access автоматически добавит к имени файла расширение .mdb. Далее нажимаем кнопку Создать и на экране появится окно базы данных.

Далее возможно создание любых объектов «вручную» либо с помощью Мастера, который автоматически генерирует объект в диалоге с пользователем. Независимо от способа создания объекта режим конструктора позволяет в любой момент изменить его структуру.

Работа с объектами.

Таблицы

Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами любой базы данных являются таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Структуру двумерной таблицы определяют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице нет, значит, ее структура определена набором полей.

В Microsoft Access существуют четыре способа создания пустой таблицы:

1. Мастер по созданию базы данных позволяет создать сразу все таблицы, формы и отчеты в базе данных. Этот мастер создает новую базу данных; его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базу данных.

2. Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохранения данных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрации медицинской информации.

3. Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.

4. В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы.

Таблицы служат для хранения данных в определенной структуре. Таблицы составляют основу базы данных.

Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы -это поле. Столбец содержит однотипную информацию.

Для каждого поля необходимо указывать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие типы полей:

Текстовый Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

Поле Мемо Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Меmо- поле может содержать до 65 535 символов.

Числовой Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина - до 8 байт. Точность -до 15 знаков.

Дата/время Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.

Денежный Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.

Счетчик Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. В таблице может быть только одно такое поле.

Логический Значения "Да"/"Нет", "Истина'/Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.

Поле объекта ОLЕ Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол ОLЕ, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных MicrosoftAccess через элемент управления в форме или отчете.

Гиперссылка - позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри поля или страницы на том же компьютере, в локальной сети или в Internet.

Мастер подстановок – запускает Мастера подстановок, создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы