6.2. Разработка информационного обеспечения задачи

Схема документооборота при решении задачи «Учет поставок» представлена на рис. 1.

6.2.1. Описание входных документов

В качестве входной информации задачи используется товарная накладная (товарно-транспортная накладная), поступающая с материалами и план поставок продукции, составляемый на плановый период отделом маркетинга совместно с юридическим отделом на основании заключенных договоров поставки материалов.

Описание входных документов представлено в табл.6.1.

6.2.2. Описание выходных документов.

Выходными документами задачи, формируемыми в процессе ее решения, выступают приходная накладная и ведомость «Фактическое выполнение поставок». Приходная накладная является унифицированным документом, составляемым по типовой форме. Пример заполнения документа приведен в приложении 1.

Ведомость «Фактическое выполнение поставок» не является унифицированным документом. Пример ее составления и заполнения приведен в приложении 2.

Описание выходных документов задачи представлено в табл.6.2.

6.2.3. Описание классификаторов информации.

В процессе решения задачи экономическая информация кодируется. В табл. 6.3 приведено описание классификаторов, используемых при решении задачи.

6.3. Описание компьютерного решения задачи

1. В течение отчетного периода на каждую поставку материалов составляется приходная накладная по унифицированной форме № 4 М. В реквизиты формы последовательно переносятся данные из товарной или товарно-транспортной накладной, полученной с поступившим материалом:

• код поставщика,

• наименование поставщика,

• код материала,

• наименование материала,

• единица измерения,

• дата поставки,

• количество материала,

• цена материала,

• стоимость поставки.

2. При заполнении кодов поставщика и материала используются классификаторы информации, описание которых приведено в табл.3.

3. В ведомость «Фактическое выполнение поставок» переносятся данные из приходных накладных по каждому поставщику и материалу. Перечень поставщиков и материалов переносится из плана поставок, поступающего из отдела маркетинга.

4. На основе данных приходных накладных, составленных за период, составляется ведомость «Фактическое выполнение поставок».

Для ее составления необходимо рассчитать два показателя:

• сумма поставок, выполненная каждым поставщиком,

• общая сумма поставок, выполненная всеми поставщиками.

Рис.1. Схема документооборота по учету поставок

Таблица 6.1

Описание входных документов задачи

№	Наименование документа	Реквизиты	Характеристика реквизита				Отправители входных документов	Периодичность и сроки поступления
			Вид	Тип	Длина	Точность
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Товарная накладная (товарно-транспортная накладная)	Дата	ОИ	Дата	6	ЧЧ.ММ.ГГ.	Поставщик	По мере поступления поставок
		Наименование поставщика	НСИ	Текстовый	20
		Наименование материала	НСИ	Текстовый	20
		Единица измерения	НСИ	Символь-ный	2
		Код	НСИ	Символь-ный	3
		Количество	ОИ	Числовой	6	9999,99
		Цена	ОИ	Числовой	6	9999,99
		Сумма без НДС	ОИ	Числовой	6	9999,99
		Сумма НДС	ОИ	Числовой	6	9999,99
		Сумма с НДС	ОИ	Числовой	6	9999,99

Продолжение табл.6.1

2	План поставок материалов	Период	НСИ	Дата	6	ЧЧ.ММ.ГГ.	Отдел маркетинга	За три дня до начала периода
		Наименование поставщика	НСИ	Текстовый	20
		Наименование материала	НСИ	Текстовый	20
		Единица измерения	НСИ	Символь-ный	2
		Количество	ОИ	Числовой	6	9999,99

Таблица 6.2.

Описание выходных документов задачи

№	Наименование документа	Периодичность и сроки выдачи документа	Подразделение – пользователь
1	2	4	5
1	Фактическое выполнение поставок	Ежемесячно, до 5 числа следующего месяца	Отдел маркетинга, руководство фирмы
2	Приходная накладная	По мере поступления материалов	Бухгалтерия

Таблица 6.3.

Описание классификаторов

№	Наименование классификатора	Тип класси-фикатора	Наименование реквизита	Код реквизита	Система классификации и система кодирования
1	2	3	4	5	6
1	Классификатор приходных накладных	локальный	Номер приходной накладной	999	Порядковая система кодирования (регистрационная)
2	Классификатор единиц измерения	локальный	Название единицы измерения	999	Порядковая система кодирования (регистрационная)
2	Классификатор материалов	локальный	Код материала	ААА (первый символ - код группы материалов, следующие два- код материала внутри группы)	Иерархическая система классификации, последовательное кодирование
3	Классификатор поставщиков	локальный	Код поставщика	АААА (первые два символа - код группы поставщиков, следующие два - код поставщика внутри группы)	Иерархическая система классификации, последовательное кодирование

Расчеты выполняются по следующим формулам:

C_i=∑_d ∑_k S_idk , (6.1);

C=∑_i С_i,, (6.2),

где:

C_{I ,} С – суммы поставок, выполненных соответственно i–м поставщиком и всеми поставщиками;

S_idk – сумма поставки k–го материала фактическая, выполненная i–м поставщиком датой d.

5. В результате расчета данных по приведенным формулам в ведомость проставляется сумма поставки каждого материала, выполненная каждым поставщиком в разрезе дат выполнения и суммы поставки всеми поставщиками.

6. Ведомость «Фактическое выполнение поставок» распечатывается, визируется и передается в отдел маркетинга для выполнения последующих управленческих процедур.