- •Структура организации и управление проектом
- •Факторы сил, действующих в современных условиях ведения бизнеса
- •Межфункциональные организационные формы
- •Характеристики межфункциональных форм
- •Достоинства и недостатки межфункциональных структур
- •Факторы, облегчающие использование межфункциональных структур при работе над проектами
- •Характеристики организации
- •Характеристики проекта
- •Характеристики проектной команды
- •Эффективность проекта
- •Выводы и резюме
- •Примечания
Факторы, облегчающие использование межфункциональных структур при работе над проектами
Создание матрицы является комплексным процессом и подразумевает не только изменение организационной структуры, методов работы, культуры и поведения организации. Согласно Дэвису и Лоуренсу, выбор в пользу матрицы является серьезным решением, принимаемым на высшем уровне руководства организацией и требующим прочной приверженности процессу формирования подобной структуры. По мнению этих авторов, «матрица представляет собой комплексную структуру, подходящую не для каждой организации. Поэтому не пытайтесь внедрить ее у себя, если вы не испытываете в этом реальной потребности».37 Необходимо тщательно взвешивать все достоинства и недостатки межфункциональной структуры и процесса ее управления, чтобы она могла работать надлежащим образом. Поэтому еще до принятия решения о создании матрицы необходимо осознать те факторы, которые облегчают или затрудняют ее использование.
Вопрос о том, какие факторы влияют на выбор структуры, не является ни новым, ни простым. Он становится особенно сложным в случае межфункциональных форм, подразумевающих существование нескольких взаимовлияющих факторов. В простейшем смысле оптимальной организационной формой является такая форма, которая наилучшим образом соответствует внешней среде организации, организационным особенностям, поставленной задаче и навыкам членов группы и ее руководителя. Таким образом, нам надо искать ответ на вопрос о том, какие характеристики внешней среды, организации, проекта и задачи, а также проектной и целевой группы способны внести вклад в успешное использование межфункциональной структуры.
Влияние внешней среды
Характеристики внешних условий, в которых может действовать организация, можно разделить на четыре группы: социально-культурные, экономические, физические и технологические. В совокупности эти характеристики определяют внешнюю среду, обладающую четырьмя основными свойствами: комплексностью (количеством характеристик), многообразием (многосторонностью характеристик),
Таблица.1 Достоинства и недостатки межфункциональных структур
Достоинства |
Недостатки |
Создает горизонтальные каналы коммуникаций, увеличивающие частоту обмена информацией между различными функциональными областями |
Нарушает традиционные принципы единоначалия и соответствия прав и обязанностей |
Повышает количество и качество информации, распространяемой в вертикальной иерархии снизу вверх и сверху вниз |
Порождает неясность в вопросах контролирования ресурсов, ответственности за решение технических проблем и управления человеческими ресурсами |
Повышает гибкость использования опыта персонала и капитальных ресурсов |
Приводит к возникновению внутриорганизационных конфликтов между функциональными менеджерами и руководителями проектов |
Усиливает личную мотивацию, удовлетворение от работы, обязательность и стремление к повышению квалификации |
Порождает межличностные конфликты между специалистами, вынужденными работать друг с другом, но имеющими разную подготовку, перспективы работы, цели и временные горизонты |
Облегчает достижение технического превосходства |
Приводит к снижению статуса функциональных менеджеров и вызывает у них ощущения неустойчивости их положения и утраты полномочий |
|
Создает организациям дополнительные издержки за счет роста накладных расходов и затрат на увеличение численности персонала, проведения собраний, задержек принятия решений, увеличения объемов обрабатываемой информации |
|
Создает дополнительные издержки для индивидуумов с точки зрения ролевой неопределенности, возникновения конфликтных и стрессовых ситуаций |
темпами изменений (стабильные или динамические) и неопределенностью (предсказуемостью изменений).
Простая внешняя среда описывается малым количеством сходных и стабильных характеристик, отличающихся относительной предсказуемостью. Комплексная внешняя среда описывается большим количеством разнообразных и нестабильных характеристик, изменяющихся непредсказуемым образом.38 Когда внешняя среда организации является относительно простой, то традиционная иерархическая структура работает достаточно успешно. Однако по мере повышения комплексности среды традиционные и менее гибкие структуры могут оказаться перегруженными вследствие роста объемов информации, которую необходимо обрабатывать для приспособления к внешним изменениям.39 В более комплексной внешней среде организация должна использовать более гибкие структуры, например, такие как матричные.
Другой важной особенностью внешней среды является ее влияние на основных заинтересованных лиц. История управления проектами говорит о том, что часто побудительные импульсы для его использования исходили от Министерства обороны США и Национального управления по аэронавтике и исследованию космического пространства, которые называли применение подобных методов менеджмента в качестве одного из условий подписания контракта с подрядчиком.40 Считалось, что такое соглашение наилучшим образом позволит организациям делать предложения о заключениях контрактов по крупным, уникальным и комплексным государственным проектам, для того чтобы завершить их к заданному сроку и в рамках установленной сметы расходов. Поскольку многие из этих проектов подразумевали работу в тех новых областях знаний, где было трудно (если вообще возможно) точно определить необходимые затраты, технологии, ресурсы и время завершения работ (например проекты пилотируемого полета на Луну и создания космического челнока), то такой подход имел смысл в качестве механизма координации и контроля осуществляемых усилий.
Внутренние факторы среды, например технологии, также могут повлиять на решение об использовании матричной структуры. Технология может рассматриваться с различных точек зрения, В одних случаях она может подразумевать инструменты и механизмы, а в других — знания (информацию и ноу-хау). Технология существует на различных уровнях: отдельного индивидуума, подразделения, организации и отрасли. На уровне организации технология представляет собой совокупность методов (физических и интеллектуальных), используемых для превращения ресурсов на входе в систему в ее конечный продукт.41 Традиционно ученые рассматривали функциональную форму в качестве наиболее эффективной в тех случаях, когда техническая квалификация имеет решающее значение для успеха организации.42 Простая технология характеризуется низкими темпами изменений, малой взаимозависимостью используемых технических дисциплин и компетентностью в вопросах обеспечения эффективности работы. Сложная технология отличается быстрыми темпами развития, высокой взаимозависимостью дисциплин и технической компетенцией во внедрении инноваций. Традиционные функциональные структуры оказываются наиболее эффективными в тех случаях, когда используемые технологии являются относительно простыми. Однако по мере дальнейшего усложнения технологий функциональные структуры могут оказаться не способными обеспечить ту же степень гибкости и инновационности среди технических дисциплин, что и матрицы.43