4. Общие свойства поля

Кроме имени и типа данных, каждое поле характеризуется набором свойств, которые задаются на вкладке Общие (General) окна конструктора таблиц (рис. 6). Их перечень и значения зависят от выбранного типа данных. Приведем наиболее важные на первом этапе изучения свойства полей.

• Размер поля (Field Size) задает максимальный размер данных сохраняемых в поле. Используется для полей числового и текстового типа.

Для поля с текстовым типом данных задается размер от 1 до 255 байтов (по умолчанию 50 байтов).

• Для поля с числовым типом данных можно задать:

• Байт (Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;

• Целое (Integer) для целых чисел от -32 000 до +32 000, занимает 2 байта;

• Длинное целое (Long Integer) для целых чисел от – 2 млрд. до +2 млрд., занимает 4 байта;

• С плавающей запятой 4 байта (Single) для чисел от -3,4 ∙ 10³⁸ до +3,4 ∙ 10³⁸ с точностью до 7 знаков;

• С плавающей запятой 8 байтов (Double) для чисел от -1,797 ∙ 10³⁰⁸ до +1,797 ∙ 10³⁰⁸ с точностью до 15 знаков.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т.к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее. Уменьшение размера поля, после того как в таблицу была введена информация, может привести к искажению имеющихся в таблице данных.

• Формат поля (Format) является форматом отображения поля данного типа данных и задает правила представления данного поля при выводе их на экран или печать в таблицах, формах или отчетах.

В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с типами данных Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No), Денежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой национальных форматов, определяемых в окне «Язык и стандарты» панели управления Microsoft Windows. Для указания стандартного формата отображения необходимо выбрать в раскрывающемся списке одно из доступных значений для поля выбранного типа.

Например, для полей типа Дата/время (Date/Time) могут использоваться следующие встроенные форматы:

• Полный формат даты (Значение по умолчанию). Если значение содержит только дату, то время не отображается; если значение содержит только время, то дата не отображается. Данный формат является комбинацией двух: «Краткий формат даты» и «Длинный формат времени».

Примеры: 01.11.95 1:07:19 и 23.01.96 23:01:04.

• Длинный формат даты. Совпадает с настройкой «Полный формат», задающейся в окне «Язык и стандарты» панели управления Windows.

Пример: 1 Июнь 1995г.

• Средний формат даты. Пример: 03-апр-95.

• Краткий формат даты. Совпадает с настройкой «Краткий формат даты», задающейся в окне «Язык и стандарты» панели управления Windows.

Пример: 11.06.95. Значения краткого формата даты предполагают, что даты из диапазона 01.01.00 и 31.12.29 относятся к двадцать первому веку, то есть года от 2000 до 2029, а даты из промежутка 01.01.30 и 31.12.99 – к двадцатому веку, т.е. предполагаются года от 1930 до 1999.

• Длинный формат времени. Совпадает с форматом времени, задающемся в окне «Время Язык и стандарты» на вкладке «Время» напели управления Windows.

Пример: 20:58:10.

• Средний формат времени. Пример: 05:34 РМ.

• Краткий формат времени. Пример: 17:34.

Пользователь может создать специальный формат для всех типов данных, кроме OLE, с помощью символов форматирования, вводимых в поле этого свойства. Символы для разработки специальных форматов даты и времени приведены в табл. 4, а символы для определения других специальных форматов совпадают с символами, используемыми при создании масок ввода, и приведены в соответствующем разделе. Для добавления в специальный формат запятой или другого символа разделителя следует ввести этот символ в кавычках (mmm d”, “yyyy).

Специальные форматы выводятся в соответствии со значениями, установленными в окне «Язык и стандарты» панели управления Windows. Здесь же выбираются символы разделителей даты и времени. Специальные форматы, противоречащие настройкам окна «Язык и стандарты», игнорируются.

• Число десятичных знаков (Decimal Places) задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15.

• Подпись (Caption) задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах вместо имени поля.

• Значение по умолчанию (Default Value) позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Например, в таблице «Адреса» может оказаться удобным указать автоматический ввод значения «Москва» в поле «Город». При заполнении таблицы пользователи смогут оставить в этом поле стандартное значение или, при необходимости, указать другой город. В свойстве Значение по умолчанию (Default Value) задается текст или выражение, значение которого автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если в свойстве поля Значение по умолчанию (Default Value) задается выражение =Now(), то в поле автоматически выводятся текущее значение даты и времени. Максимальная длина текста или выражения, задающего значение этого свойства, составляет 255 символов.

• Условие на значение (Validation Rule) позволяет осуществлять контроль ввода путём проверки заданных ограничений. Если вводимые значения не подходят, то, ввод запрещается и выводится текст, приведенный в свойстве Сообщение об ошибке (Validation text).

• Сообщение об ошибке (Validation text) задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных в свойстве Условие на значение (Validation Rule).

• Обязательное поле (Required) указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые (Null) значения в этом поле не допускаются. Например, можно требовать, чтобы в элементе управления «Фамилия» в каждой записи обязательно выводилась какая-либо фамилия. Чтобы позволить ввод в поле пустых значений, достаточно указать для свойства Обязательное поле значение «Нет».

• Индексированное поле (Indexed) определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если чисто выполняется поиск по полю «Фамилия» в таблице «Сотрудники», следует создать индекс для этого поля. Свойство Индексированное поле (Indexed) может иметь следующие значения:

• Нет (Значение по умолчанию). Индекс не создается.

• Да (Допускаются совпадения). В индексе допускаются повторяющиеся значения.

• Да (Совпадения не допускаются). Повторяющиеся значения в индексе не допускаются.

Значение данного свойства можно задать только в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Индекс по одному полю может быть определен путем установки свойства Индексированное поле (Indexed). Кроме того, можно выбрать команду «Индексы» на панели инструментов. Будет открыто окно индексов. После определения индекса по одному полю в окне индексов Индексированное поле (Indexed) автоматически примет значение «Да».

Маска ввода (InputMask) задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле (элемент управления). Например, удобно создавать маску ввода для поля «Телефон», позволяющая вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (__) __-__. Значение данного свойства определяется автоматически при использовании мастера по созданию масок ввода. Маски можно создавать только для полей типа Дата/Время или текстовых полей. В маске можно использовать следующие символы:

0 – цифра (обязательный символ; знаки (+) и (-) не разрешены).

9 – цифра или пробел (необязательный символ; знаки (+) и (-) не разрешены).

# – цифра или пробел (необязательный символ; незаполняемые позиции выводятся как пробелы в режиме редактирования, но удаляются при сохранении данных; знаки (+) и (-) не разрешены).

L - буква (обязательный символ).

? - буква (необязательный символ).

А - буква или цифра (обязательный символ).

а - буква или цифра (необязательный символ).

& - любой символ или пробел (обязательный символ).

С – любой символ или пробел (необязательный символ).

. , : ; - / десятичный разделитель, разделители групп разрядов, времени или даты. (Используемые символы разделителей определяются настройками, выбранными в окне «Язык и стандарты» панели управления Windows).

< преобразует все символы к нижнему регистру.

> преобразует все символы к верхнему регистру.

! указывает, что маска ввода заполняется справа на лево; этот символ следует использовать, если в левой части маски находятся позиции, заполнять которые не обязательно. Маски ввода обычно заполняются слева направо. Символ восклицательного знака можно помещать в произвольную позицию в маске ввода.

\ указывает, что следующий символ следует воспринимать как постоянный (а не специальный) символ (например, \А представляет символ «А»).