Д окумент

материальный объект, носитель информации, документированная информация.

ГОСТ Р 51141-98: «Документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Реквизиты - обязательные информационные элементы оформления официального документа(автор, дата, текст,)

Документы окружают нас.

Рождение – свидетельство о рождении

Детский сад – медицинская карта

Школа – журнал, дневник

Работа – трудовая книжка, паспорт, заявления, служебные записки.

Свидетельство о смерти, завещание.

Официальный документ обладает юридической силой, т.е. свойством, сообщаемым ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления. Особую категорию официальных документов составляют служебные документы – документы, образующиеся в сфере управления, которые являются предметом нашего изучения.

Служебная документация в практике управления известна под названием управленческая документация.

Примеры документов:

1. Организационно - распорядительные ( устав, штатное расписание, положение, инструкция, постановление, решение, приказ, указание, распоряжение)

2. Информационно-справочные (протокол, докладная записка, заявление)

Распространяется ли термин «документ» на документ в электронной форме?

В структуре электронного документа различают общую и особенную части. Общая - содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Согласно федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» цифровая подпись в электронном документе становится юридически равносильной подписи в документе на бумажном носителе. Электронные документы – это особая категория документов, к которым следует относиться так же, как и к документам на бумажном носителе.

Документ в управлении выступает как предмет труда, и как его результат.

Все функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных – лишь для ограниченной группы документов.

К общим функциям документов следует отнести:

- социальную – документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;

-информационную – документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации;

-коммуникативную – документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;

- культурную – документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.

К специальным функциям относятся:

- правовая – документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

- обучающая – фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению и участвует в процессе формирования личности, её социализации;

- познавательная – документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности;

- управленческая – документ является инструментом управления, способствует планированию. Координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью её оптимальной организации;

- мемориальная – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей;

- учетная – сопровождающая учетную и хозяйственную деятельность на всех её этапах, документ способствует осуществлению учета её результатов;

- эстетическая – фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения деятельности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт;

- релаксационная – использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Процесс создания служебной документации в соответствии с действующими нормами и правилами, технология работы с документами, управление их огромными массивами требуют своего методологического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей. Отрасль деятельности, обеспечивающую документирование управленческой информации и организацию работы с документами, в старину называли «вершением дел». В настоящее время именуют терминами делопроизводство и документационное обеспечение управления.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них – "делопроизводство" – возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТом Р 51141-98.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Перед делопроизводством стоят следующие цели:

- фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);

- организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение. Поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

Цели делопроизводства определяют его основные задачи: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (или ДОУ) предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

• регистрируемые и нерегистрируемые документы;

• входящие, исходящие и внутренние документы;

• направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;

• организация работы с официальными документами.

Таким образом, документационное обеспечение управления – важный предмет, так как каждый человек практически каждый день имеет дело с какими-либо документами. Следовательно, слова «без бумажки ты – букашка» можно считать справедливыми.