- •Навчальні питання лекції:
- •Напрямки використання пеом у документальному забезпеченні управління. Документування та організація роботи з документами.
- •Програми для складання та редагування службових документів.
- •Системи автоматизації діловодного процесу.
- •Основні завдання підсистеми “Управління документообігом”.
- •Рекомендована література: Нормативні акти:
- •Спеціальна література:
Навчальні питання лекції:
Напрями використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління. Документування та організація роботи з документами.
Програми для складання та редагування службових документі.
Системи автоматизації діловодного процесу.
Основні завдання підсистеми “Управління документообігом”.
Навчальна мета лекції: знати визначення основних термінів а саме, управлінське рішення, методологічні основи розробки управлінських рішень, методи розробки управлінських рішень, призначення класифікації управлінських рішень, види управлінських рішень та їх застосування в практичній діяльності.
Виховна мета лекції: вміти чітко розрізняти види управлінських рішень, знати сферу їх застосування а уявляти проблеми розробки та шляхи вдосконалення розробки управлінських рішень, вимоги , що ставляться до управлінських рішень.
Розвивальна мета лекції: особливу увагу слід звернути з’ясуванню термінів та основних понять, що були розглянуті в темі.
Ключові слова: документообіг, управління, діловодство, програми, складання, редагування, ПЕОМ.
Напрямки використання пеом у документальному забезпеченні управління. Документування та організація роботи з документами.
Впроваджуючи нові технології роботи з документами, необхідно зважати на такі моменти:
доцільність застосування тих чи інших технічних засобів;
можливість придбання технічних засобів у певні строки;
наявність придатних приміщень;
можливість підготовки чи залучення спеціалістів для обслуговування техніки, її ремонту.
При цьому бажано забезпечити:
розробку і впровадження уніфікованих і трафаретних форм документів;
приймання, реєстрацію (облік), розподіл документів і доставку їх виконавцям;
організацію, облік і аналіз документообігу;
контроль за виконанням документів;
стенографування, машинописне виготовлення, копіювання і розмноження документів;
оформлення та відправлення вихідної кореспонденції;
формування справ канцелярії та передачу їх у встановлені строки до архіву установи;
зберігання та забезпечення умов використання документів у процесі діловодства;
організаційне і методичне керівництво, контроль за роботою з документами у структурних підрозділах і підвідомчих установах;
складання зведених номенклатур та опису справ установи, нагляд за правильним формуванням справ у структурних підрозділах;
підвищення кваліфікації співробітників установи і підвідомчої системи з питань документального забезпечення;
вивчення принципів технології роботи з документами на базі технічних засобів, складу і форми подання інформації, складу користувачів.
Вирішення завдань документального забезпечення управління організацією на сучасному етапі передбачає застосування АРМ різних категорій фахівців та керівників, а також допоміжного персоналу на базі використання ПЕОМ та їх локальних і глобальних ( або регіональних ) мереж.
Використання комп’ютерної техніки у діловодстві передбачає певні положення:
Саме документування, тобто складання, редагування, друкування, тиражування і розповсюдження (адресацію) документів. Сюди ж як сервісні функції відносяться автоматизований переклад з мови на мову (або на декілька іноземних мов), перевірка орфографії, використання тлумачних словників та словників синонімів, використання довідкової інформації з відповідних файлів бази даних конкретного укладача документа (заповнення параметрів документів з довідників), застосування шаблонів форм документів (листів, факсів тощо), створення шаблону загального бланка документа.
Організацію роботи з документами; а саме: використання систем управління документами, збереження їх у базі даних, створення архівів, підготовку до розсилки та розсилку за допомогою електронної пошти або просто обміном файлами в локальні мережі ПЕОМ; організацію підшивки документів (тобто комплектування документів однієї тематики, форми чи дати, або за іншими ознаками), організацію спільного доступу до документів у локальній комп’ютерній мережі, розмежування доступу користувачів до документів (санкціонування, обмеження паролями та ідентифікаційними кодами користувачів), підтримку зв’язку між документами за допомогою посилань.