Вывод на печать таблиц и форм

Справка

Access выводит информацию из базы данных в виде отчета (распечатки содержимого базы данных). Все отчеты подразделяются на три категории:

• простая распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы или формы;

• детальные отчеты — хорошо подготовленные отчеты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;

• специальные отчеты — позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.

Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчета. Преимущество таких отчетов — быстрота и простота их получения. Недостатком является вывод данных точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.

Задание 4.

С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы СТУДЕНТ.

Технология работы.

1. Откройте ранее созданную базу данных SESS.MDB, выполнив следующие действия:

• выполните команду ФАЙЛ, Открыть;

• в диалоговом окне «Открытие базы данных» установите следующие параметры:

Тип файлов: Базы данных [*.mdb].

Диски: откройте список и выберите имя, например С:

Каталоги: выберите нужное имя из имеющихся на установленном диске.

Имя файла: наберите в окне имя SESS.MDB.

• нажмите кнопку <ОК>.

2. Создайте отчет для вывода данных таблицы СТУДЕНТ с помощью мастера. Для этого:

• в окне «База данных: SESS» нажмите кнопку «Отчет»;

• в том же окне нажмите кнопку »Создать»;

• в диалоге «Создание отчета» в окно «Имя таблицы/запроса» введите или выберите из списка имя таблицы «СТУДЕНТ»;

• щелкните по кнопке <Мастера>;

• в окне «Мастера по разработке отчетов» выберите позицию Табличный отчет,

• нажмите кнопку <ОК>;

• в окне мастера Табличный отчет в списке полей «Имеющиеся поля» щелкните поле «Фамилия», а затем по кнопке > для перемещения поля в список полей, выбранных для создания отчета;

• аналогичным образом выберите для включения в отчет поля «Имя», «Отчество», «Группа». По окончании этой операции щелкните на кнопке <Далее>;

• в следующем окне мастера отчетов, где предлагается выбрать данные для сортировки, по которым будет упорядочена выводимая в отчете информация, щелкните поле «Фамилия» и на кнопке <Далее>;

• в диалоговом окне стиля отчета выберите стиль "Строгий" , ориентацию "Книжная" и щелкните на кнопке <Далее>;

• в следующем диалоговом окне мастера отчетов введите заголовок отчета «СТУДЕНТ» и щелкните на кнопке <Готово>. После этого Access выходит в окно предварительного просмотра отчета.

3. Выведите на печать полученный отчет, для чего нажмите в пиктографическом меню кнопку <Печать>. Вы должны получить отчет, вид которое показан на рис.1.

СТУДЕНТ

Фамилия	Имя	Отчество	Группа	Дата рождения
Анохин	Андрей	Борисович	112	08.04.94
Борисова	Мария	Михайловна	111	12.01.94
Зайцев	Сергей	Александрович	111	07.12.93
Кравцов	Алексей	Иванович	112	21.05.94
Морозова	Алла	Владимировна	112	01.10.93
Сергеев	Петр	Михайлович	111	19.06.94

Рис. 1. Пример отчета

4. Сохраните созданный отчет. Для этого:

• выполните команду меню ФАЙЛ, Сохранить;

• наберите имя отчета "СТУДЕНТ";

• нажмите клавишу <ОК>.

5. Закройте базу данных, выбрав команду меню ФАЙЛ, Закрыть.