1.3 Краткая характеристика подразделения
Основными функциями предприятия является:
Производство посадочного материала;
Реализация посадочного материала;
Благоустройство частных усадеб;
Все виды городского озеленения;
Прием заказов от клиентов и садовых центров.
На рисунке 1.1 приведена структура предприятия
В список основных задач руководителей и менеджеров отделов входит:
Проведение инвентаризации.
Проведение комплектации.
Формирование внутренних отчетов.
Списание товара.
Учет товара по группам и подгруппам.
Проведение и учет основных товарных операций (приход, расход, возврат-обмен).
Оформление и печать документов (товарные накладные, расходные документы).
Анализ движения товара.
Формирование ассортимента товара.
Подсобные рабочие осуществляют формирование заказов, а так же погрузочно-разгрузочные работы.
Анализ задач, выполняемых сотрудниками предприятия, позволил создать матрицу распределения функций (таблица 1.1).
Таблица 1.1
Матрица распределения функций сотрудников отдела реализации и маркетинга
№ п/п |
Наименование функции |
Сотрудники |
||
Начальники отделов |
Менеджеры |
Подсобные рабочие |
||
1 |
Оформление товарно – материальных ценностей |
+ |
+ |
|
2 |
Учет товарно – материальных ценностей |
|
+ |
|
3 |
Проверка правильности формирования и отгрузки заказа |
+ |
+ |
|
4 |
Инвентаризация |
+ |
|
|
5 |
Оформление первичных документов |
|
+ |
|
6 |
Комплектация заказа и его отгрузка |
|
+ |
+ |
7 |
Работа с клиентами |
+ |
+ |
|
8 |
Погрузочно/разгрузочные работы |
|
|
+ |
Матрица распределения функций позволила создать следующие диаграммы для менеджеров предприятия.
Рисунок 1.3. Диаграмма описания процессов отдела.
Анализ бизнес – процессов позволил выявить комплекс задач подлежащих автоматизации.
Учет проданного товара ведется вручную, используя рукописные записи и табличный редактор MS Excel формируются следующие документы:
«Отчет по продажам» - данный отчет содержит полный список проданного товара, стоимость и сведения о продавце;
«Приходные накладные» - данный документ содержит информацию о поступившем товаре, его количестве, стоимости.
«Расходная накладная» - данный документ содержит информацию о товарах переданных на обмен товара, благоустройство территории и т.д;
«Карточка товара» - данный документ содержит всю подробную информацию о товаре.
Анализ процессов предприятия позволяет создать список процессов подлежащих автоматизации.( см. таблицу 1.2)
Таблица 1.2
Список автоматизируемых задач
№ п/п |
Наименование функции |
1 |
Формирование приходной накладной |
2 |
Формирование расходной накладной |
3 |
Формирование карточки товара |
4 |
Формирование отчета по поставщикам |
5 |
Формирование сальдовой ведомости |