2.2.Деловой этикет женщины – руководителя

Еще одна черта, которая доказывает уместность работы руководителем в лице женщины – это хорошая ориентация в этике и протоколе деловых партнерских отношений. Это обеспечивает надежное и эффективное осуществление коммерческих целей.

Деловой этикет – это компас поведения деловой женщины, показывающий как необходимо вести себя в конкретной ситуации, в соответствии со служебным и социальным положениями участников общения. Деловой этикет существенно отличается от общественного этикета. В деловом этикете иное отношение к женщинам. К примеру, первым выходит из помещения для переговоров и выходит из него старший по чину; на почетное место в служебном автомобиле – заднее правое сидение – садится глава делегации. В таких случаях различия между статусами мужчины и женщины отступает на второй план [9, c. 36].

Поскольку каждая женщина - руководитель постоянно общается с партнерами, клиентами, поставщиками, представителями власти и средств массовой информации, участвует в деловых переговорах и всевозможных заседаниях, собраниях и встречах, ей просто необходимо следовать правилам делового этикета. А поскольку женщина - руководитель хотя бы один раз в жизни участвует в международных переговорах или присутствует на международных встречах, она должна знать требования и правила делового и даже дипломатического протоколов.

Но если деловой протокол регламентирует порядок встреч и проводов делегаций, проведения бесед, переговоров и приемов, ведения деловой переписки, подписания договоров и соглашений, то дипломатический протокол является более строгой и формализованной совокупностью правил, традиций и условностей, соблюдение которых необходимо в международном общении. Понятно, что, в отличие от дипломатического, деловой протокол соблюдается не так строго, в сфере делового общения его правила могут быть более гибкими и условными. Однако каждый руководитель, любое солидное предприятие, всякая серьезная фирма обязаны следовать правилам делового, а во внешнеэкономической деятельности - дипломатического протоколов.

Поэтому, в ежедневном ведении дел каждая женщина – руководитель должна придерживаться следующих правил.

1. Женщина - руководитель должна все делать красиво, изящно, быть любезной.

2. Чем лучше женщина умеет владеть собой, тем она достойнее.

3. Руководитель должен быть капитаном собственной судьбы.

4. Любое общение начинается со знакомства. Чтобы познакомить людей, их надо представить друг другу. При этом: младшего по возрасту представляют старшему, занимающего невысокое положение - более высокопоставленному, новоприбывшего - уже собравшимся, мужчину - женщине (кроме случаев, когда мужчина является официальным главой государства, членом королевской семьи или церковным иерархом), холостого мужчину представляют женатому. В сугубо деловых отношениях главную роль играет должность знакомящихся (а не возраст или пол). Для рукопожатия первым протягивает руку тот, кому представляют нового знакомого (это правило распространяется и на уже знакомых людей): женщина - мужчине (при знакомстве с этим мужчиной), начальник - подчиненному, старший по возрасту - младшему. Женщина может не протягивать мужчине руку, но если он сделал это первым - она обязана ответить тем же.

5. Лучше всегда здороваться первой. В наполеоновском военном уставе говорилось, что «из двух офицеров первым здоровается тот, кто более вежлив и воспитан».

6. Не обращаются по имени:

   • к человеку, который старше вас по возрасту;

   • к высокопоставленному чиновнику;

   • к своему начальнику (если это не служебная традиция).

7. На «вы» следует обращаться к старшим (по возрасту, званию, должности) и малознакомым людям. Допустимо говорить «ты» детям в возрасте до 12 - 16 лет (в зависимости от обстоятельств) и близким знакомым. Однако даже близкие приятели в официальной, деловой обстановке должны обращаться друг к другу на «вы» и по имени и отчеству [9, c. 39 – 40].

8. Непрошеный и неожиданный визит является признаком плохого тона. Французы говорят: «Если хочешь, чтобы о тебе плохо думали, наноси визиты без предупреждения».

9. Идеальный собеседник - не тот, кто умеет хорошо говорить, а тот, кто умеет хорошо слушать.

10. Во время деловой беседы не рекомендуется:

    • спорить о политике или религии;

    • повышать голос, горячиться, раздражаться, начисто отвергать точку зрения собеседника;

    • продолжать спорить после того, как собеседник недвусмысленно и решительно высказал свою точку зрения;

    • перебивать собеседника, вставлять какие-либо замечания;

    • рассказывать о своих достоинствах и успехах;

    • рассказывать о своих проблемах, несчастьях, болезнях, недостатках;

    • начинать беседу с человеком, сидящим далеко от вас;

    • перешептываться, перемаргиваться или общаться какими-либо непонятными для других жестами со своими сотрудниками, коллегами или кем-либо из участвующих в беседе (переговорах);

    • вступать в беседу с другими разговаривающими без их приглашения или разрешения;

    • говорить об отсутствующих что-либо нелицеприятное, а также поддерживать подобные разговоры;

    • говорить о ком-либо из присутствующих, употребляя местоимения «он», «она», «они». Следует называть присутствующих по именам, именам и отчествам, либо по фамилии (господин/мистер + фамилия);

    • говорить на тему, которой не владеете;

    • углубляться во второстепенные и малозначимые детали;

    • расспрашивать собеседников о том, о чем бы им не хотелось рассказывать, или говорить с ними на темы, неприятные для них;

    • высказывать удивление или сомнение, граничащее с недоверием, когда речь идет о достоинствах собеседника;

    • говорить о том, что неинтересно или непонятно хотя бы одному из собеседников;

    • отпускать шутки или колкости в отношении мужчин, достоинств или недостатков собеседников;

    • бурно жестикулировать, кричать, гримасничать, трогать руками собеседника;

    • исправлять речевые ошибки собеседника или делать ему подсказки (если он сам об этом не просит). Во время разговора или беседы категорически не рекомендуется пользоваться мобильными или радиофицированными средствами связи, разговаривать по телефону, смотреть на часы, рыться в карманах, портфелях, сумках, так как это является признаком плохого тона и выражает неуважение к собеседникам [9, c. 41 – 43].

11. Если женщина – руководитель хочет правильно вести беседу, то:

    • должна быть тактичной, отстаивать свое мнение спокойно, не теряя самообладания и благожелательного отношения к собеседнику:

    • говорить о третьих лицах, называть их не по имени или по фамилии, а по имени и отчеству (господин/мистер + фамилия);

    • если только что вошедший присоединился к беседующим, то прерванную беседу можно продолжать только после краткого ознакомления пришедшего с ранее сказанным;

    • если два человека начинают говорить одновременно, то более вежливый должен умолкнуть и дать высказаться другому;

    • время от времени рекомендуется менять тему разговора;

    • допускаются нейтральные шутки, не задевающие чьего-либо достоинства; рекомендуется шутить с равными и воздерживаться от шуток со старшими (по должности, званию) или подчиненными;

    • следует отвечать на все вопросы, даже на бестактные (которые могут быть заданы неприятными для вас людьми), так как упорное молчание вместо ответа ставит в неловкое положение остальных присутствующих; отвечать же на неприятные для руководителя вопросы рекомендуется уклончиво и мягко (ни в коем случае не резко);

    • должна обязательно стараться направлять беседу, не давая ей угаснуть, предлагая интересные темы и гася разгорающиеся перепалки; помнить, что руководитель всегда отвечает за то, чтобы беседа была плодотворной, а коллеги не скучали.

12. Женщина – руководитель не должна обижаться на мужчину-коллегу, если его вежливость на работе будет носить несколько «усеченный» характер: если обычно мужчине полагается встать, когда к нему обращается стоящая рядом с ним женщина, то в служебных условиях он может этого не делать.

13. Основное правило служебного этикета - содержать в чистоте и порядке рабочее место.

14. Самое главное в одежде - опрятность.

15. Для женщин - руководителей, которые ценят свое время, предлагаются следующие методы, с помощью которых можно уменьшить наплыв посетителей:

    • поручить своему секретарю осуществлять заблаговременное согласование и соблюдение сроков и дат, контролировать своевременность начала и окончания визитов к себе;

    • приходить самим в помещения, где работают ваши подчиненные, чтобы они могли задавать руководителю свои вопросы. Гораздо проще самой попрощаться и уйти, чем пытаться любезно выпроводить собеседника из своего кабинета;

    • установить определенные дни и часы приема посетителей -отдельно для собственных сотрудников и отдельно для остальных; письменный стол в кабинете должен стоять так, чтобы его не было видно в открытую дверь: это поможет женщине – руководителю избежать потенциальных посетителей;— чтобы никто не мешали работать, держать дверь в кабинет закрытой и открывать ее только тогда, когда вы готовы принимать посетителей.

16. Если женщина – руководитель собирается провести совещание и количество приглашенных превышает шесть человек, то, во избежание конфликтов, ей следует соблюдать следующие правила:

    • соперники, конкуренты, представители враждующих группировок не должны сидеть друг против друга (людей, находящихся не в дружественных отношениях, следует рассадить как можно дальше друг от друга);

    • скученность - серьезный фактор возможности конфликтов: помещение, где проводится совещание, должно быть просторным, всем участникам совещания должно быть достаточно места;

    • руководителю лучше находиться в центре и иметь возможность смотреть в глаза как можно большей части участников совещания;

    • открывать совещание следует в точно назначенное время, не дожидаясь опаздывающих, и завершать не позднее, чем через 60 минут [9, c. 43 – 44].

17. В ходе совещания женщине - руководителю целесообразно организовать ведение подробного протокола совещания, при необходимости - записывать тексты

    • выступлений на магнитные носители информации (об этом должны быть заранее уведомлены все участники совещания);

    • чтобы задать соответствующий эмоциональный тон, начинать совещание с приятной информации, положительной оценки достижений и результатов;

    • с самого начала заявить, что вынесенная на совещание проблема может быть решена силами присутствующих в отведенное время;

    • давать возможность высказаться либо всем желающим, либо поименно предоставить слово всем участникам совещания;

    • пресекать отвлечение от темы, неделовые разговоры, отклонение от тематики совещания;

    • обязательно уточнять позицию каждого из выступающих, настаивать на их личной оценке ситуации и на внесении конструктивных предложений по рассматриваемой проблеме;

    • принимать во внимание только взгляды, предложения и решения, подкрепленные фактами и достаточно аргументированные;

    • для оживления работы участников совещания систематически подводить его промежуточные итоги;

    • до последнего момента скрывать свое мнение (по возможности);

    • своевременно снимать эмоциональное напряжение, останавливать необоснованные выпады и любые несправедливые упреки, мягко и доброжелательно направлять дискуссию в конструктивное русло;

    • терпимо относиться к критике в свой адрес;

    • пресекать уничтожающую критику в адрес кого-либо из сотрудников (даже если она и справедлива).

Подводя итог, можно сказать, что этикет женщины – руководителя состоит из следующих основных составляющих:

- Обязательность и надежность в сфере деловых интересов, пунктуальность во всем и при любых обстоятельствах, сдержанность и тактичность, хладнокровие и уважение к партнерам. - Умение найти выход из любой ситуации, не оставляя подчиненным шансов увидеть растерянность и паническое настроение. Этикет деловой женщины никогда не позволит ей проявить слабость в трудных ситуациях. - Деловая женщина должна уметь в необходимых случаях идти на компромисс, в исключительных случаях достойно проигрывать, грамотно и профессионально общаться с деловыми партнерами. - Немалое значение в этикете деловой женщины имеет стиль одежды. Одежда деловой женщины должна соответствовать ее предназначению. Именно в стиле деловой одежды произошли некоторые изменения. Современная мода приоткрыла дверь в более яркий и интересный мир женской деловой одежды. Поэтому, такую важную часть имиджа женщины – руководителя как внешний вид мы рассмотрим в следующем параграфе работы.