3. Внедрение информационных систем

Информационные системы во многом облегчают работу, помогая получать, обрабатывать, хранить и анализировать информацию.

Кроме этого существуют дополнительные плюсы от использования информационных систем.

Внедрение информационных систем может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счёт внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.

• освобождению работников от рутинной работы за счёт её автоматизации.

• обеспечению достоверности информации.

• замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объёмов документов на бумаге.

• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме.

• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг.

• предоставлению потребителям уникальных услуг.

• отысканию новых рыночных ниш.

• привязке к фирме покупателей и поставщиков за счёт предоставления им разных скидок и услуг.

4. Структура информационной системы

Как и любой объект, система имеет свою структуру, обусловленную свойствами и функциями информационных систем, и может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем.

Структура информационной системы:

Рисунок 2

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, программное, математическое, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

5. Функции информационных систем

Каждая система имеет набор функций, которые она выполняет, тем самым, реализовывая поставленные перед ней задачи.

Функции информационных систем:

• Организационная.

• Плановая.

• Учетная.

• Анализа.

• Контрольная.

• Стимулирования.

Организационная – заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатное расписание фирмы, отдела, лаборатории, группы с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетентности, прав, обязанностей и др.

Плановая – состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Сюда входят: бизнес-план, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы в различные сроки. Средствами разработки являются различные текстовые и табличные процессоры, а также интегрированные среды, например Microsoft Project.

Метод разработки перспективных планов с использованием данного пакета включает в себя несколько этапов:

• Вводятся все действия, которые предполагается осуществить в рамках данного проекта.

• Задаются временные и логические связи между этими событиями.

• Задается время, необходимое для подготовки каждого действия.

• Задаются исполнители.

• Вводятся экономические параметры: стоимость сырья, разработки.

В результате, система вырабатывает предполагаемый вариант выполнения проекта, а также позволяет получить отчеты в удобной форме представления, например, сетевой график выполнения проекта.

Такой график сопровождается расшифровкой каждого события с указанием сроков выполнения и отчетной документацией.

Рисунок 3. Сетевой график выполнения проекта

Учётная – заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности организации: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.д. В общем случае, учет можно определить, как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах с использованием информационных технологий и вычислительных средств.

Анализ – функция связана с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявление резервов, изучением тенденций развития и т.п. Этот анализ выполняется разными специалистами в зависимости от сложности и уровня выполняемого процесса.

Контрольная - осуществляется менеджером и включает в себя: контроль за выполнением плана, расходами материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т. д.

Стимулирование – служит для повышения уровня персонала фирмы; при этом используются финансовые стимулы – зарплаты, премии и психологические стимулы.