Тема №9: Організація автоматизованого обліку фінансово-розрахункових операцій План

1. Організація автоматизованого обліку фінансово-розрахункових операцій.

Література:

1. Ситник В.Ф. та ін. Основи інформаційних систем: Навч. посібник. – Вид. 2-ге, перероб. і доп. / В.Ф. Ситник, Т.А. писаревська, Н.В. Єрьоміна, О.С. Краєва; За ред.. В.Ф. Ситника. – К.: КНЕУ, 2001. – 420 с.

2. Бутинець Ф.Ф. Інформаційні системи бухгалтерського обліку: Підручник для студентів вищих навчальних закладів / Ф.Ф. Бутинець, С.В. Івахненков, Т.В. Давидюк, Т.В. Шахрайчук. За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця; 2-е вид., перероб. і доп. – Житомир: ПП «Рута», 2002. – 544 с.

3. Делопроизводство, бухгалтерия и анализ бизнеса на компьютере / М.Г. Коляда. – Донецк: ООО ПКФ «БАО», 2003. – 288 с.

4. Гужва В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 400 с.

5. Терещенко Л. О., Матієнко-Зубенко І. І.М 34 Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посіб. — К.: КНЕУ, 2004. — 187 с.

Аналогічно до рішення попередньо розглянутих задач, можна виокремити різні варіанти побудови системи автоматизованого оброблення даних задач з обліку фінансово-розрахункових операцій (комплексні, модульні).

На створення комплексної інформаційної системи обліку фінансово-розрахункових операцій значною мірою впливає розмір підприємства. На середніх підприємствах інформаційне обслуговування здійснюється на рівні бухгалтера, де ведеться облік фінансово-розрахункових операцій, та керівника підприємства (головного бухгалтера). На великих підприємствах можуть виокрем­люватися: каса та фінансовий відділ; бухгалтерія; керівник підприємства та головний бухгалтер.

Комплексна система автоматизованого оброблення фінансово-розрахункових задач передбачає використання єдиної бази даних, що утворюється з нормативно-довідкової, вхідної та вихідної інформації.

До складу основної нормативно-довідкової інформації цієї ділянки обліку входять:

1. довідник типових основних документів (вид обороту, текст типової основи);

2. довідник підприємств (код, найменування, адреса підприємства, банківські реквізити підприємства);

3. довідник рахунків бухгалтерського обліку (код підприєм­ства, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, його найменування);

4. довідник зовнішніх організацій (код, найменування зовнішньої організації, її банківські реквізити);

5. довідник прізвищ працівників (код підприємства, структурний підрозділ, табельний номер, прізвище, ім’я, по батькові);

6. довідник структурних підрозділів (код підприємства, код структурного підрозділу, його найменування);

7. довідник статей обліку (код статті, її найменування);

8. довідник допустимої кореспонденції рахунків (основний рахунок, кореспондуючий рахунок, допустимість кореспонденції за дебетом та кредитом);

9. довідник курсу валют (найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти);

10. довідник типових господарських операцій.

Вхідна інформація формується в таких основних документах:

1. прибутковий касовий ордер;

2. видатковий касовий ордер;

3. платіжна відомість;

4. платіжне вимога-доручення;

5. платіжне доручення;

6. зведене платіжне доручення;

7. виписка банку;

8. реєстр чеків;

9. заява на акредитив;

10. заява на перевод;

11. заява на продаж;

12. грошовий чек;

13. доручення на купівлю валюти;

14. доручення на продаж валюти.

Вихідна інформація така:

1. касова книга;

2. щоденна відомість;

3. відомість використання засобів за цільовим призначенням;

4. відомість надходження (витрати) коштів;

5. картка депонування;

6. відомість депонованих сум;

7. відомість руху коштів на рахунках;

8. відомість рахунків до отримання за термінами оплати;

9. відомість щодо руху валютних коштів;

10. авансовий звіт;

11. особовий рахунок;

12. відомість розрахунків із підзвітними особами;

13. відомість розрахунків тощо.

Виконання облікових робіт починається з формування нормативно-довідкової інформації та первинних даних, після чого здійснюється рішення відповідної задачі. Це досягається вибором потрібної функції в головному меню, яке може складатися з таких рівнів (рис.1).

У формуванні первинних даних на банківських операціях застосовується технологія, аналогічна технології оброблення даних на касових операціях. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація, що дає можливість автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів. Виписки банку є підставою для введення інформації з розрахункових чи валютних рахунків.

Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, і в разі потреби первинний документ може бути роздруковано у визначеному форматі.

У режимі «Облік розрахунків із підзвітними особами» формуються обороти за звітний період, а також вихідне сальдо за табельними номерами підзвітних осіб і за призначенням розрахунків.

Рис.1. Структура програмного комплексу з обліку фінансово-розрахункових операцій

Режим головного меню «Облік розрахункових операцій» забезпечує автоматизований облік, контроль і аудит розрахунків з організаціями та підприємствами (різними дебіторами та кредиторами). Уведена інформація групується в аналітичному розрізі, що дає можливість бухгалтеру перевіряти стан розрахунків, терміни оплати, надійність партнера, документообіг, а також причини, що зумовили утворення дебіторської та кредиторської заборгованості з початку звітного періоду.

У процесі вибору функції «Аналітичний облік» формується відомість аналітичного обліку за розрахунковими рахунками.

За запитом бухгалтер може отримати довідкову інформацію за відповідними ознаками.

Він має можливість документально проаналізувати надход­ження й витрату коштів у національній грошовій одиниці та в іноземній валюті. При цьому контролюється правильність відображення в обліку всіх проведених господарських операцій на кореспондуючих рахунках.

Режим «Моделювання надходження коштів» забезпечує бухгалтера та інших зацікавлених осіб графічною моделлю надходження коштів у зазначеному діапазоні часу, відображеною на екрані, а в разі потреби — і на друкувальному пристрої, що дає можливість проаналізувати надходження й динаміку коштів.

Функція «Аналіз грошового обігу» дає можливість одержати інформацію про наявність, залишок та резерви коштів за конкрет­ний період, бухгалтерові розробляти практичні рекомендації з удосконалювання грошового обігу на підприємстві, визначати шляхи залучення невикористаних коштів як за окремими напрямами, так і в цілому, передбачати рух коштів на підприємстві в майбутньому.