2. Формирование информации о деятельности организации и общие принципы работы бухгалтерской программы 1с:Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерия ввод информации возможен тремя способами: вручную; с помощью типовых операций; с помощью документов конфигурации.

Простейший способ ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия – это ввод операций вручную. Все операции, введенные вручную, отражаются в журнале операций. В меню «Документы» типовой конфигурации предусмотрен пункт «Ввести операцию вручную», при выборе которого открывается форма ввода операции.

Для операции в типовой конфигурации используются стандартные реквизиты «Номер операции», «Дата операции», «Содержание операции» и «Сумма операции». Все операции нумеруются автоматически в порядке возрастания. По умолчанию, дата операции соответствует рабочей дате. Дату операции можно задать с помощью встроенного календаря (кнопка в поле ввода даты) или вручную.

В поле «Содержание операции» следует указывать информацию, характеризующую всю операцию в целом. Проводка, как и операция, характеризуется набором реквизитов. В состав реквизитов проводки типовой конфигурации, помимо основных реквизитов (корреспондирующие счета, субконто, валюта, количество, сумма и сумма в валюте), включены реквизиты «Содержание проводки», «Основание» и «Номер журнала».

Реквизит «Содержание проводки» («Сод. Пров.») предназначен для указания текстовой информации (до 25 символов), кратко характеризующей конкретную проводку операции. Реквизит «Основание» предназначен для указания ссылки на первичный документ, явившийся основанием для проводки, в виде текста (до 25 символов).

Форма операции в типовой конфигурации содержит поля для ввода реквизитов операции и проводок, относящихся к этой операции.

Значения объектов аналитического учета (субконто) располагаются справа от кода счета дебета и кредита. Для счетов с многомерной аналитикой значения субконто располагаются вертикально друг под другом в порядке, определенном в плане счетов (Субконто 1, Субконто 2, Субконто 3).

Для записи операции в информационную базу используются кнопки «OK» и «Записать». Кнопка «OK» позволяет записать операцию и закрыть окно формы операции. Если необходимо записать операцию без закрытия окна формы операции, то можно воспользоваться кнопкой «Записать». При нажатии кнопки «Закрыть» происходит закрытие окна. Если введена новая операция или внесены изменения в ранее введенную операцию, то при нажатии кнопки «Закрыть» предлагается записать операцию.

Проводки и реквизиты операции, введенной вручную, можно отредактировать в форме ввода операции. Чтобы изменить операцию, сформированную документом, следует внести изменения в форму документа и перепровести документ.

Для отдельных часто применяемых бухгалтерских операций пользователем может быть создана база типовых операций. Для того чтобы ввести созданную типовую операцию можно воспользоваться пунктом «Ввести типовую операцию» меню «Документы» или кнопкой с идентичным названием в форме журнала операций. При выборе типовой операции открывается форма ввода операции, в которой уже заполнены отдельные реквизиты. Далее требуется ввести в эту форму недостающие реквизиты и затем записать операцию. После ввода типовая операция ничем не отличается от операции, введенной вручную.

Для просмотра введенных операций и проводок в типовой конфигурации предназначены журнал операций, журнал проводок и журнал документов (журнал документов).

Журнал операций содержит основные сведения об операциях. Журнал операций в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 7.7 включает все операции, введенные вручную, а также все документы, формирующие операции. Такой режим позволяет просматривать все хозяйственные операции, зарегистрированные в программе, в календарной последовательности. Кроме того, в режиме «Общая настройка конфигурации» можно установить флажок «Все документы помещать в журнал операций». В этом случае в журнал операций, помимо операций, введенных вручную, будут включаться все документы – и те, которые формируют бухгалтерские операции, и те, которые таких операций не создают (например, платежные документы, счета).

Журнал проводок включает все проводки, сформированные операциями (введенными вручную или документами типовой конфигурации). В журнале предусмотрена возможность просмотра как общего списка проводок, так и с разделением проводок по номерам журналов операций. Для включения режима разделения в форме журнала следует установить флажок «Разделять по номерам журналов». При этом в верхней части окна появляются закладки с номерами журналов. Для просмотра проводок в конкретном журнале нужно щелкнуть мышью по закладке с нужным номером. Для переключения между журналами можно использовать клавиши Ctrl+Alt+B, Ctrl+Alt+F.

Отбор по номерам журналов можно включить использованием стандартного режима отбора в журнале проводок. Проводки, принадлежащие операции, можно видеть и в журнале операций в режиме «Действия – Показывать проводки».

Операции, введенные документами различных видов, можно просматривать не только в журнале операций, но и в журналах документов.

Кроме перечисленных журналов, в конфигурации также имеется отдельный журнал для регистрации операций, введенных вручную.

В 1С:Бухгалтерия 7.7 поддерживается механизм корректных проводок, который позволяет не только проверить правильность корреспонденций введенных проводок, но и обеспечить корректность проводок на этапе ввода документов и операций.

При вводе операций вручную, а также при работе с отдельными документами приходится вводить корреспонденцию счета, причем выбирать их можно как из плана счетов (тогда для выбора открывается весь вписок счетов конфигурации), так и из списка корректных проводок, где для каждого счета перечислены только допустимые корреспонденции.

Для управления способом выбора корреспонденций в типовой конфигурации имеется константа «Использовать список корректных проводок», которая может принимать следующие значения: «Да» - выбирать корреспондирующий счет из списка корректных проводок, «Нет» - выбирать корреспондирующий счет из полного плана счетов. При первом запуске конфигурации эта константа принимает значение «Нет». Управление значением этой константы и, соответственно, управление использованием списка корректных проводок выполняется в режиме «Общая настройка конфигурации» (меню «Сервис» главного меню программы, пункт «Общая настройка», закладка «Режимы работы»).

Типовая конфигурация 1С:Бухгалтерии включает широкий набор документов разных видов. Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, используемых на предприятиях: например, документы «Платежное поручение», «Счет», «Доверенность». Другая часть документов, помимо ввода данных первичного документа, выполняет автоматическое формирование проводок. Это такие документы, как «Поступление ОС», «Ввод в эксплуатацию ОС», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» и другие.

Кроме того, существует несколько видов регламентных документов, которые не содержат никаких данных, а используются исключительно для автоматического формирования проводок. Например, документ «Переоценка валюты» выполняет автоматическое формирование проводок по переоценке рублевого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитики.

Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при большом количестве операций. Ввод документов может производиться из меню «Документы» главного меню программы.

Для ввода данных в документ используется форма ввода документа. Она содержит набор реквизитов, переключатели, флажки и кнопки. Каждый документ имеет обязательные реквизиты – номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается очередной порядковый номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена.

Для документов, которые создаются вне организации (например, платежные поручения контрагентов, накладные поставщиков и т. д.), указанные выше реквизиты – номер и дата – фактически указывают номер и дату регистрации этих документов в организации. Тем не менее, для формирования ссылок на такие документы, понятных без дополнительных пояснений внешним пользователям учетной информации, нужно хранить данные о дате создания документа и его номере, которые указанны непосредственно в документе. Для такой информации в необходимых случаях в формах ввода предусмотрены соответствующие дополнительные реквизиты.

Кроме номера и даты, каждый документ содержит реквизит «Комментарий», который имеет тип «Строка» и служит для записи в документ произвольной дополнительной информации.

Номер и дата в совокупности с другими реквизитами – полями ввода, флажками и переключателями – образуют так называемую шапку документа.

Некоторые документы также имеют многострочную табличную часть, или таблицу, содержащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется, и свойств этих объектов. Например, документ «Поступление материалов» содержит список поступивших материалов, причем, для материала указаны количество, цена, сумма и НДС. В документе «Начисление заработной платы» табличная часть содержит список сотрудников, которым начисляется заработная плата, и их оклады.

Способ заполнения табличной части, если таковая в документе имеется, определяется для каждого документа по-своему и приводится в описании документа. По данным, введенным в форму документа, формируется печатная форма документа, а также, при необходимости, проводки документа.

Введенные документы хранятся в журналах документов. В конфигурации существует общий журнал документов, в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов, содержащие сгруппированные по отдельным видам (разделам учета) документы. К любому из журналов можно обратиться, выбрав соответствующий пункт меню «Журналы» главного меню программы.

В журнале документов для каждого документа, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов (например, организация-контрагент). Кроме того, введенный документ может быть отображен соответствующей записью в журнале операций. Для управления этим режимом служит флажок «Все документы помещать в журнал операций» в настройке общих параметров конфигурации.

Если флажок установлен, то в журнале операций регистрируются документы всех видов, включая и те, которые не формируют проводок. В противном случае, в журнал операций записываются только те документы, которые формируют проводки. Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно из журнала операций, журнала проводок или из журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида.

Для печати списка документов текущего журнала предназначена кнопка «Реестр» в нижней части окна журнала, формирующая реестр документов, входящих в данный журнал, за период, совпадающий с выбранным интервалом журнала. Аналогичный отчет можно получить, используя режим «Обработка документов», меню «Сервис» (см. п. «Обработка документов и операций»). Полученный отчет можно вывести на печать.

Формы всех документов включают кнопку «Действия». Данная кнопка открывает меню действий, которые можно выполнить с документом, выбранным в журнале. При выборе пункта «структура подчиненности» открывается окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен документ. Структура подчиненности может иметь несколько уровней. Для документов указывается наименование, номер, дата и сумма. Отчет о движениях документа для проведенного документа формирует отчет, содержащий список сформированных документом бухгалтерских проводок.

Пункт меню «ввести на основании» кнопки «Действия» предназначен для формирования других документов на основании данного документа. Следует учесть, что «ввод на основании» возможен только на основании записанного документа. Поэтому при использовании этого режима из формы нового документа его необходимо предварительно записать (кнопка «Записать»).

1С:Бухгалтерия 7.7 имеет возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. Для этого при вводе новых документов используется механизм «ввода на основании». Этот механизм позволяет, например, создать расходную накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета.

Для ввода документа на основании другого документа в журнале документов следует установить курсор на документ-основание и выбрать пункт «Ввести на основании» в меню кнопки «Действия» журнала или выбрать пункт «Ввести на основании» в меню «Действия» главного меню программы.

В появившемся списке видов документов необходимо клавишами управления курсором или мышью выбрать нужный и нажать кнопку «OK». После этого будет создан новые документ выбранного вида, реквизиты которого будут заполнены информацией, скопированной из документа-основания.

Новому документу присваивается очередной порядковый номер. В качестве даты документа будет проставлена рабочая дата, установленная в общих параметрах системы (меню «Сервис» – «Параметры»). В любом случае, номер и дату документа, предложенный конфигурацией, можно изменить. Режим «ввода на основании» не устанавливает связи между документом-основанием и новым документом. Это только средство, упрощающее ввод нового документа.

В реквизите «Налоги» приходных и расходных документов типовой конфигурации для автоматического расчета сумм налогов указывается вариант расчета налогов. Используемые варианты расчета налогов задаются в справочнике «Варианты расчета налогов».

Большинство приходных и расходных документов имеют табличную часть, в которой в зависимости от варианта расчета становится доступной для редактирования (или скрывается при использовании нулевой ставки налога) колонка табличной части документа «НДС»; в колонку табличной части «Сумма» включаются налоги, для которых в варианте расчета налога установлен флаг «Сумма включает…»; колонка табличной части «Всего» недоступна для редактирования и показывает общую сумму поступления или продажи.

Выбранный вариант расчета налогов нужен только для заполнения формы документа и может быть изменен в процессе заполнения табличной части (эта возможность нужна в первую очередь для приходных документов с разными налоговыми ставками). Автоматически рассчитанные в соответствии с выбранным вариантом суммы налогов можно отредактировать вручную. При формировании проводок по документу вариант расчета налогов не анализируется и на состав формируемых проводок не влияет.

В приходных документах доступны все варианты расчета налогов, в которых указаны конкретные налоговые ставки: «Поступление материалов»; «Поступление оборудования»; «Поступление ОС»; «Поступление НМА»; «Услуги сторонних организаций».

Кроме того, в документе «Поступление товаров» доступны варианты расчета налогов, использующие ставки из справочника «Номенклатура», указанные для расходных документов. Таким образом, облегчается заполнение приходных документов тех случаях, когда налоговые ставки в приходных и расходных документах совпадают.

Основной вариант расчета налогов в приходных документах, используемый для новых документов, определяется константой «Основной вариант расчета налогов в документах поступления» и задается в обработке «Общая настройка конфигурации» («Закладка «Приходные документы»).

В расходных документах («Отпуск материалов на сторону», «Передача ОС», «Передача НМА», «Отгрузка товаров, продукции», «Акт об оказании услуг», «Выполнение этапа работ» также доступны все варианты расчета налогов, в которых указаны конкретные налоговые ставки.

Основной вариант расчета налогов в расходных документах, используемый для новых документов, определяется константой «Основной вариант расчета налогов в документах отгрузки» и задается в обработке «Общая настройка конфигурации».

В тех случаях, когда НДС не принимается к вычету, а относится на увеличение стоимости товарно-материальных ценностей или оказанных услуг, то в приходных документах необходимо установить флажок «НДС включать в стоимость».

Документы по поступлению и реализации материально-производственных запасов, работ и услуг могут при проведении автоматически определять и зачитывать аванс, если он поступил от покупателя (или был выплачен поставщику) на момент оформления документа. Для этого в документах предназначен реквизит «Зачет аванса».

Реквизит «Зачет аванса» может принимать одно из следующих значений:

- «Не зачитывать» – проводки по зачету аванса не формируются. При использовании данного режима в документах по поступлению и реализации, зачет аванса следует провести в конце месяца документом «Зачет аванса поставщику».

- «Только по договору» – в данном режиме документ при проведении определяет наличие аванса, поступившего или выплаченного только по указанному в документе договору, и, исходя из этой суммы, формирует проводки по зачету аванса.

- «Без указания аванса» – в данном режиме документ при проведении сначала определяет наличие аванса, поступившего или выплаченного по указанному в документе договору. Если сумма аванса по договору окажется меньше суммы отгрузки (поступления), будет определена сумма аванса, отраженного по служебному договору – элемент справочника «Договоры» с наименованием «Без договора (служебный; для платежей без указания договора)». Данный элемент можно быстро создать в форме выбора договора, используя соответствующую кнопку.

Если при проведении документа обнаружится ранее выданный поставщику или полученный от покупателя аванс (в соответствии с указанным режимом зачета аванса), то при проведении будут сформированы дополнительные проводки по зачету аванса.

Если при вводе документов по поступлению материально-производственных запасов не производился автоматический зачет авансов, а необходимость зачета существует, то можно воспользоваться документом «Зачет аванса поставщику». Ввод нового документа выполняется выбором пункта «Зачет аванса поставщику» из подменю «Общего назначения» меню «Документы» главного меню программы.

Экранная форма документа состоит из шапки и табличной части. В шапке указывается «Поставщик» – элемент справочника «Контрагенты». Реквизит «Зачет аванса» задает способ определения суммы аванса: только по договору или без указания договора.

Табличная часть документа может быть заполнена автоматически с помощью кнопки «Заполнить». Заполнение происходит в соответствии с остатками на счете 60 «Рас четы с поставщиками и подрядчиками»

Если при вводе документов по реализации материально-производственных запасов не производился автоматический зачет авансов, а необходимость зачета существует, то можно воспользоваться документом «Зачет аванса от покупателя». Ввод нового документа выполняется выбором пункта «Зачет аванса от покупателя» из подменю «Общего назначения» меню «Документы» главного меню программы. Экранная форма документа состоит из шапки и табличной части. В шапке указывается «Покупатель» – элемент справочника «Контрагенты». Реквизит «Зачет аванса» задает способ определения суммы аванса: только по договору или без указания договора. Группа переключателей «По расчетам» позволяет указать, по какому типу задолженности должны будут зачитываться авансы.

Табличная часть документа может быть заполнена автоматически с помощью кнопки «Заполнить». Заполнение происходит в соответствии с остатками на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Если цены в договоре указаны в валюте, то в форме документа становится доступен реквизит «Курс», а суммы в табличной части документа считаются выраженными в валюте договора. Реквизит «Курс» заполняется значением текущего курса валюты договора, однако его можно изменить вручную. Значение курса, установленное в указанном реквизите, сохраняется в документе.

Если оплата договора производится в рублях, то суммы проводок рассчитываются на основании сумм, указанных в табличной части документа и валютного курса. Если оплата договора также указана в валюте, то в проводках по расчетам с поставщиками будут использованы счета с признаком ведения валютного учета и заполнены валютные реквизиты (валюта, валютная сумма) проводок. Рублевые суммы проводок будут рассчитаны по значению курса, установленному в реквизите «Курс».

Прежде чем начать регистрировать бухгалтерские операции с помощью программы «1С:Бухгалтерия», необходимо ввести начальные данные – входящие остатки и обороты. (Если предприятие новое и хозяйственных операций еще не проводилось, вводить начальные данные не требуется – можно приступать к ведению учета.)

Для удобства работы остатки рекомендуется вводить на начало отчетного периода – года, квартала или месяца (первое предпочтительнее). Дата операции ввода остатков должна предшествовать дате начала отчетного периода. Например, остатки на начало года вводятся датой 31 декабря предыдущего года. Остатки вводятся операциями, содержащими проводки в корреспонденции со вспомогательным балансовым счетом 00. Дебетовые остатки счета вводятся по дебету данного счета и кредиту счета 00. Кредитовые остатки счета вводятся по кредиту данного счета и дебету счета 00.

Остатки по счетам, для которых в плане счетов задано ведение аналитического учета, вводятся с указанием субконто. После ввода входящих остатков необходимо проверить их правильность. Для этого необходимо получить отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» за период, включающий дату ввода остатков. Если остатки введены правильно, дебетовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту. В случае, если эти обороты не совпадают, необходимо тщательно проверить остатки по каждому счету в разрезе субсчетов и субконто. Для этого можно воспользоваться отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

После ввода начальных остатков следует ввести операции, которые имели место до текущей даты. Необходимо ввести в журнал операции так, как они происходили. В этом случае в учете будут детальные данные по всем счетам и объектам аналитического учета.

Правильность введенных данных можно проверить, получив отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», «Анализ счета по субконто», «Анализ субконто», и сверив цифры в отчетах с теми, что имеются в документах.

3. Особенности учета основных средств в условиях автоматизированной обработки информации

Учет основных средств и нематериальных активов в 1С: Бухгалтерия начинается с установления даты начала формирования амортизационного фонда. Для этого необходимо в меню войти в «Операции» - «Константы», выбрать код «Начислять 010» и «Начислять 013», стать в столбец «Значение», нажать правую кнопку мыши и выбрать «История значения» (ПРИЛОЖЕНИЕ 1). Далее следует установить первое число месяца ввода первого основного средства в эксплуатацию.

Особенностью учета в условиях автоматизации является то, что поступающие товарно-материальные ценности надо сразу занести в справочники. Поступающие основные средства сразу необходимо занести в «Справочники» - «Внеоборотные активы» - «Объекты внеоборотных активов». Формирование справочников начинается с создания групп объектов внеоборотных активов, а также групп основных средств. Для этого надо нажать значок в нижнем ряду на панели инструментов «Новая группа (Ctrl + F9)» и ввести в появившейся строке наименование объекта внеоборотных активов, например, «Основные средства» (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Можно таким же образом войти в группу «Основные средства» и ввести группы основных средств, например, «Здания и сооружения», «Машины и оборудование», «Транспортные средства» и др.

Затем необходимо в группе основных средств ввести наименования приобретаемых основных средств через «Insert» (клавишу или значок на панели инструментов).

Для того, чтобы ввести полную информацию по основным средствам, надо войти в «Справочники» - «Внеоборотные активы» - «Основные средства» и нажать «Insert». На экране появится форма, представленная в ПРИЛОЖЕНИИ 3. В первую очередь, устанавливается дата, по состоянию на которую вводятся значения реквизитов. Это дата ввода основного средства в эксплуатацию (05.01.2009). Затем заполняются все реквизиты закладки «Общие сведения» и «Бухгалтерский учет» на основании товарно-транспортной накладной, временного республиканского классификатора амортизируемых основных средств (ПРИЛОЖЕНИЕ 4). В тех местах, где стоит три точки информация выбирается из справочников либо из представленного перечня.

После введения справочной информации заполняются документы, отражающие поступление основных средств и формирующие бухгалтерские проводки. После выбора в меню «Документы» - «Учет основных средств» - «Поступление основных средств» на экране появится форма «Поступление отдельных объектов ОС» (ПРИЛОЖЕНИЕ 5). При заполнении в данном документе реквизита «Объект внеоборотных активов» каждый вид основного средства вводится через «Insert» и выбирается из справочника. Вводятся цена и количество основных средств. Для того, чтобы документ был записан и были сформированы записи на счетах бухгалтерского учета используется функция «ОК». Если нажать на значек «DK» на панели инструментов, на который указывает стрелка в представленном ПРИЛОЖЕНИИ 5, то на экране появятся все бухгалтерские проводки сформированные документом «Поступление отдельных объектов ОС»:

- Д-т: сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы»; К-т: сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму без НДС;

- Д-т: сч.18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам» субсчет первого порядка 1 «НДС по приобретенным основным средствам», субсчет второго порядка 1 «НДС по приобретенным основным средствам, не отраженный в книге покупок»; К-т: сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму входящего НДС.

Запись в одностороннем порядке на забалансовом счете «ЗПК» на сумму без НДС и на сумму входящего НДС указывает на то, что при формировании книги покупок в автоматическом режиме НДС будет учтен. На сумму входящего НДС при формировании книги покупок будет сформирована запись на счетах: Д-т: сч.18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам» субсчет первого порядка 1 «НДС по приобретенным основным средствам», субсчет второго порядка 2 «НДС по приобретенным основным средствам, отраженный в книге покупок»; К-т: сч.18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам» субсчет первого порядка 1 «НДС по приобретенным основным средствам», субсчет второго порядка 1 «НДС по приобретенным основным средствам, не отраженный в книге покупок».

Поступившее в организацию основное средство вводится в эксплуатацию в 1С: Бухгалтерия через «Документы» - «Учет основных средств» - «Ввод в эксплуатацию основных средств» (ПРИЛОЖЕНИЕ 6). В выведенном на экран «Акте ввода в эксплуатацию ОС» необходимо заполнить четыре закладки: «Основные средства», «Общие сведения», «Бухгалтерский учет», «Комиссия». Следует обратить внимание на дату, на которую указаны значения периодических реквизитов – это дата ввода основного средства в эксплуатацию. После того, как выбран объект внеоборотных активов и вид основного средства в табличной части необходимо нажать кнопку «Записать» и далее кнопку «Объем вложений во внеоборотные активы». Появится первоначальная стоимость объекта. Основные реквизиты, заполняемые в закладках «Общие сведения», «Бухгалтерский учет» приведены в ПРИЛОЖЕНИЯХ 7, 8. Основное средство вводится в эксплуатацию на основании «Акта о приеме-передаче объекта основных средств» формы ОС-1, которая выводится на экран посредством кнопки «Акт ОС-1», на которую наведена стрелка на рис. 6. Для того, чтобы записи на счетах бухгалтерского учета были произведены надо нажать на кнопку «ОК». Экранная форма «Акт ввода в эксплуатацию ОС» формирует следующую запись на счетах бухгалтерского учета:

- Д-т: сч. 01 «Основные средства»; К-т: сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы» - на первоначальную стоимость основного средства.

Нажав на «DK» на панели инструментов, можно убедиться, что запись на счетах произведена правильно.

Начисление амортизации по основным средствам осуществляется через «Документы» - «Регламентные» - «Начисление амортизации и погашение стоимости» (ПРИЛОЖЕНИЕ 9). В появившейся экранной форме «Расчет амортизации, погашение стоимости» должны быть проставлены галочки согласно ПРИЛОЖЕНИЮ 9. Начисление амортизации осуществляется на последнюю дату месяца. Так, если начисление амортизации осуществляется за февраль, то устанавливается дата 28.02.2009. При нажатии кнопки «Провести» машина произведет расчет амортизации по основным средствам организации и сформирует бухгалтерские записи на счетах. Кнопка «Печать» позволяет вывести информацию в табличной форме, по которой можно убедиться в правильности расчетов. При необходимости эта табличная форма может быть распечатана посредством «Файл» - «Печать». Если нажать на панели инструментов кнопку «DK», то на экран будут выведены записи на счетах бухгалтерского учета по каждому основному средству:

- Д-т: сч. 20 «Основное производство», 44 «Расходы на реализацию» и др.; К-т: сч. 02 «Амортизация основных средств» - на сумму начисленной амортизации.

Автоматически машина сформирует записи и на забалансовом счете 010 «Амортизационный фонд воспроизводства основных средств».

При выбытии основного средства в связи с моральным и физическим износом следует выбрать в меню «Документы» - «Учет основных средств» - «Списание основных средств» (ПРИЛОЖЕНИЕ 10).

Документ позволяет оформить "Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)" по форме ОС-4 и отразить данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

В форме документа указывается объект, списываемый с учета, выбирается причина списания и статья прочих доходов и расходов.

Если нажать на кнопку «Показать», то справочно выводится балансовая стоимость объекта на счете 01 «Основные средства» и сумма начисленной амортизации на счете 02 «Амортизация основных средств» на момент выбытия.

При списании основного средства необходимо оформить акт по форме ОС-4. Для этого следует нажать на кнопку «Акт ОС-4». При проведении документа (кнопка «OK») автоматически формируются проводки по списанию.

При продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставный фонд следует использовать документ «Меню» - «Учет основных средств» - «Передача основного средства».

В верхней части экранной формы указываются номер (реквизит «Акт передачи основных средств №») и дата (реквизит «от») акта на выбытие основного средства с учета (ПРИЛОЖЕНИЕ 11).

Документ имеет три закладки: «Подготовка к передаче», «Передача», «ТТН». В закладке «Подготовка к передаче» выбывающее основное средство выбирается из справочника «Основные средства» и указываются в реквизите табличной части «Основные средства».

Если основное средство было подготовлено к передаче документом «Подготовка к передаче основного средства», переключатель «Подготовка к передаче основного средства» следует установить в положение «Произведена документом», после чего выбрать необходимый документ из журнала.

Документом «Подготовка к передаче основного средства» формируется запись на счетах: Д-т: сч. 02 «Амортизация основных средств»; К-т: сч. 01 «Основные средства» на сумму начисленной амортизации за время эксплуатации основного средства.

Если документ «Подготовка к передаче основного средства» для данного основного средства не вводился, то переключатель следует установить в положение «Производится одновременно с выбытием».

Если нажать на кнопку «Показать», то справочно показывается балансовая стоимость и сумма амортизации по объекту.

В закладке «Передача» заполняется ряд реквизитов (ПРИЛОЖЕНИЕ 12). В реквизите «Причина выбытия» выбирается «Продажа». Реквизит «Статья прочих доходов и расходов» заполняется выбором из справочника соответствующей статьи. В реквизитах «Покупатель» и «Договор» соответственно указываются покупатель, которому передается основное средство, и договор, по которому осуществляется данная операция. В группе реквизитов «Стоимость передачи одного объекта» также заполняются ряд реквизитов.

После заполнения всех необходимых реквизитов документа нужно распечатать «Акта о приеме-передаче объекта основных средств» формы ОС-1 (кнопка «Акт ОС-1»), а документ сохранить и провести (кнопка «OK»). При проведении документа автоматически формируются следующие проводки по выбытию основных средств:

- Д-т: сч. 91 «Операционные доходы и расходы», субсч. 2 «Операционные расходы»; К-т: сч. 01 «Основные средства» - на остаточную стоимость выбывающего основного средства;

- Д-т: сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; К-т: сч. 91 «Операционные доходы и расходы», субсч. 1 «Операционные доходы» - на договорную стоимость с НДС выбывающего основного средства;

- Д-т: сч. 91 «Операционные доходы и расходы», субсч. 3 «НДС»; К-т: сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам» - на сумму НДС, исчисляемого при выбытии основного средства.

Эти бухгалтерские проводки можно просмотреть, нажав кнопку «DK» на панели инструментов.

4. Особенности учета материалов в условиях автоматизированной обработки информации

Впервые поступающие материалы также как и все впервые поступающие товарно-материальные ценности надо сразу занести в справочники. Для этого необходимо зайти в «Справочники» - «Материалы», нажать значок в нижнем ряду на панели инструментов «Новая группа (Ctrl + F9)» и сформировать группу материалов, если такой вид материалов ранее не приобретался, например, «Канцтовары», «Отдельные предметы, учитываемые в составе оборотных средств», «БСО», «Электротовары». Потом в группе вводятся наименования приобретаемых материалов через «Insert» (клавиша или значок на панели инструментов).

Для отражения в учете поступления в организацию материалов предназначен документ «Приходная накладная», получаемый через «Документ» - «Учет материалов» - «Поступление материалов» (ПРИЛОЖЕНИЕ 13).

В шапке приходной накладной указывается номер приходного ордера, дата, поставщик, договор и склад, на который принимаются материалы. Если материалы поступают от поставщика, документ заполняется в следующем порядке. Реквизит «Поставщик» заполняется выбором поставщика материалов из справочника «Контрагенты». Если поставщик появился впервые, то сведения о нем в справочнике вводятся через «Insert» (клавиша или значок на панели инструментов).

В реквизите «Договор» следует указать полученный от поставщика счет на оплату или договор. В реквизите «Налоги» необходимо выбрать «НДС сверху 18%». Заполнение табличной части документа приходной накладной выполняется способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» (кнопка «Подбор»). При этом открывается форма справочника «Материалы» и после выбора материала его наименование переносится в табличную часть накладной, окно справочника не закрывается, выбирается следующий материал и т. д. (ПРИЛОЖЕНИЕ 14).

В реквизите «НДС» указывается сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая уплате поставщику по конкретному материалу. Она должна соответствовать документам поставщика. Эта сумма НДС рассчитывается автоматически, поскольку в реквизите «Налоги» выбран «НДС сверху 18%».

После заполнения табличной части приходной накладной под таблицей формируются реквизиты: «Итого без налогов», «НДС», «Всего». Значения этих реквизитов должны соответствовать соответствующим реквизитам товарно-транспортной или товарной накладной.

При поступлении в организацию материалов оформляется приходный ордер по типовой межотраслевой форме №М-4. Чтобы его сформировать и распечатать, нужно нажать кнопку «Печать». После заполнения экранной формы нужно нажать на кнопку «OK». При проведении документа автоматически формируются проводки:

- Д-т: сч. 10 «Материалы»; К-т: сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму без НДС;

- Д-т: сч.18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам» субсчет первого порядка 3 «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам», субсчет второго порядка 1 «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам, не отраженный в книге покупок»; К-т: сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму входящего НДС.

Документ становится объектом аналитического учета на счете 18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам», также как при приобретении основных средств, т. е. производенная запись в одностороннем порядке на забалансовом счете «ЗПК» на сумму без НДС и на сумму входящего НДС указывает на то, что при формировании книги покупок в автоматическом режиме НДС будет учтен.

Конкретный субсчет счета 10 «Материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита «Вид материала» конкретного элемента справочника «Материалы».

Для оформления операций, связанных с передачей материалов в производство, необходимо выбрать пункт «Перемещение (списание) материалов» из подменю «Учет материалов» меню «Документы» главного меню программы. На экране появится форма требования-накладной (ПРИЛОЖЕНИЕ 15). В реквизите «Вид перемещения» выбирается «Передача в производство».

В шапке документа следует указать, с какого склада отпускаются материалы и на какой счет списывать стоимость материалов при проведении документа. В зависимости от счета затрат запрашиваются дополнительные аналитические признаки (субконто). В торговле списание материалов отражается как правило следующей записью на счетах бухгалтерского учета:

- Д-т: сч. 44 «Расходы на реализацию», субсчет 2 «Издержки обращения»; К-т: сч. 10 «Материалы».

В промышленности списание материалов может отражаться следующей записью на счетах бухгалтерского учета:

- Д-т: сч. 20 «Основное производство», сч. 23 «Вспомогательные производства», сч. 25 «Общепроизодственные расходы», сч. 26 «Общехозяйственные расходы» и др.; К-т: сч. 10 «Материалы».

Заполнение табличной части требования-накладной выполняется способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» (кнопка «Подбор»). При этом также открывается форма справочника «Материалы», но после выбора материала его наименование переносится в табличную часть накладной и окно справочника не закрывается. Затем выбирается следующий материал и т. д.

В графе «Затребовано» указывается количество затребованного материла, а в графе «Отпущено» – количество фактически отпущенного материала. Значение первой графы используется для заполнения печатной формы, а второй – и для заполнения печатной формы, и для формирования бухгалтерских проводок.

После заполнения формы документа следует сразу сформировать и распечатать требование-накладную по типовой форме №М-11 (возле кнопки «ПечатьАкта» на рис.15 имеется кнопка с черным треугольником, при нажатии на которую появляется перечень документов, в т.ч. требование-накладную по типовой форме №М-11), а затем сформировать и распечатать акт на списание материалов (кнопка «ПечатьАкта»).

Печать требования-накладной имеет некоторые особенности. Для непроведенного документа не заполняются графы «Цена» и «Сумма», о чем выдается сообщение в верхней части окна печатной формы (это сообщение на принтер не выводится).

Если необходимо получить печатную форму документа с заполненными графами «Цена» и «Сумма», следует сразу провести документ, нажав кнопку «Провести» в форме документа, а затем – распечатать требование-накладную. Если же печатная форма требуется после отпуска материалов со склада, следует нажать кнопку «OK» и ответить «Нет» на запрос «Провести документ?».

Для проведения ранее сохраненного документа «Передача материалов в производство» его следует найти в журнале «Учет материалов в производство», перейти в режим редактирования (дважды щелкнуть мышью на документе), проверить правильность заполнения графы «Отпущено», сохранить и провести документ.

При проведении будут сформированы проводки по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетом, указанным в шапке документа.

Конкретный субсчет счета 10 «Материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита «Вид материала» конкретного элемента справочника «Материалы».

Для отражения в учете операций по реализации материалов, потребность в которых в настоящее время не имеется, предназначен документ «Отгрузка материалов на сторону». Для ввода нового документа необходимо выбрать пункт «Отгрузка материалов на сторону» из подменю «Учет материалов» меню «Документы» главного меню программы. На экране появится «Накладная» (ПРИЛОЖЕНИЕ 16). В реквизите накладной «Вид отпуска материалов» выбирается «Продажа (сч.91)».

В накладной необходимо указать ее номер и дату, получателя и дату оформления накладной, склад, с которого отгружаются материалы. Реквизит «Статья прочих доходов и расходов» определяет объект аналитического учета для счета 91. В табличной части указываются наименование и количество материала, которое надлежит отпустить, фактически отпущенное количество материалов, отпускная цена за единицу, сумма отпущенных материалов, общая сумма (со всеми налогами).

Значение графы «Надлежит отпустить» используется для заполнения печатной формы, а значение графы «Отпущено» – для формирования бухгалтерских проводок.

Заполнение табличной части документа выполняется способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» (кнопка «Подбор»). При этом также открывается форма справочника «Материалы», но после выбора материала его наименование переносится в табличную часть накладной и окно справочника не закрывается. Затем выбирается следующий материал и т. д.

После заполнения формы документа его следует сохранить (кнопка «Записать»). Проведение документа необходимо производить после того, как материалы будут фактически отпущены со склада (кнопка «ОК»). Для проведения ранее сохраненного документа «Отгрузка материалов на сторону» его следует найти в журнале «Учет материалов и готовой продукции», перейти в режим редактирования (дважды щелкнуть мышью на документе), проверить правильность заполнения графы «Отпущено» и сохранить документ с проведением.

При проведении будут сформированы следующие проводки:

1. Д-т счета 91 «Операционные доходы и расходы», субсчет 2 «Операционные расходы»; К-т счета 10 «Материалы» – для каждого материала.

Конкретный субсчет счета 10 «Материалы» в проводках определяется автоматически по значению реквизита «Вид материала» элемента справочника «Материалы».

2. Д-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; К-т сч. 91 «Операционные доходы и расходы», субсчет 1 «Операционные доходы» - на стоимость материалов в ценах реализации.

Особенности учета отдельных предметов, учитываемых в составе оборотных средств заключаются в следующем.