Тема 1. Создание списков

Списком называется таблица с данными, разделенная на столбцы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой таблицу базы данных, но поскольку он хранится в книге Excel, а не в файлах специального формата (созданных программами типа Access или FoxPro), фирма Microsoft решила употреблять термин «список».

Список — это просто набор строк (подчиняющийся несколько более строгим ограничениям, чем обычный текст с постоянными заголовками столбцов), в которых хранятся данные постоянного формата.

Списком Может быть справочник номеров телефонов, клиентов, торговых операций материальных ценностей и т.д.

Список представляет собой непрерывный прямоугольный диапазон ячеек рабочего листа, содержащий данные определенной структуры, и может использоваться в качестве базы данных.

После организации информации в форме списка данные можно сортировать, фильтровать, подводить итоги.

Столбцы списка называются полями. Количество столбцов является постоянным.

Каждая строка списка образует запись. Количество строк является переменным, что позволит позднее добавить, удалить или переставить записи для того, чтобы список содержал оперативную информацию'

Перед созданием списка необходимо продумать его структуру: какие данный должен содержать список и какие столбцы следует создать.

При этом необходимо выполнять следующие условия:

• каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

• одна верхняя строка списка должна содержать заголовки, каждый из которых описывает содержимое расположенного ниже столбца;

• пустые строки и столбцы в список не включаются;

• лучше, если для списка отводится отдельный лист, если это невозможно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа хотя бы одним пустым столбцом и одной пустой строкой;

• слева или справа от списка данные желательно не размещать.

Задание 1. Создание рабочей книги «Учет»

Для создания рабочей книги выполните следующие действия:

1. загрузите табличный процессор Excel;

2. в меню «Файл» выберите команду «Сохранить как»;

3. найдите папку с именем вашей группы;

4. новую книгу сохраните под именем «Учет».

1.1. Создание списка «Товары»

Для создания списка «Товары» выполните следующие задания.

Задание 2. Присвоение имени рабочему листу

Для создания списка будет использоваться обычный рабочий лист. Присвойте первому рабочему листу имя «Товар»

Чтобы назначить рабочему листу имя, выполните:

• двойной щелчок на ярлычке «Лист 1» (в нижней части экрана). В результате появится диалоговое окно «Переименование листа» с текущим именем листа («Лист 1»), которое можно изменить;

• щелчок в текстовом поле и замените «Лист 1» на «Товар», нажмите кнопку «ОК».

Задание 3. Ввод заголовков столбцов справочника «Товар»

После открытия окна активной является ячейка А1 Введите заголовки в ячейки (рис. 1):

• А1— Справочник товаров;

• А2 — Код товара;

• В2 — Наименование товара;

• С2 — Цена покупки, у.е. (условные единицы);

• D2 — Цена продажи, у.е.

	А	в	С	D
1	Справочник товаров
2	Код товара	Наименование товара	Цена покупки, у е	Цена продажи, у е

Рис 1. Заголовки столбцов справочника «Товар»

В первом столбце указываются коды, которые присваиваются товарам с целью автоматизации некоторых операций. Код может иметь любой вид (101, 102, R-01, 2-32 и т.д.), однако, он должен быть уникальным для каждой строки.

Кодирование позволяет существенно уменьшить объемы оперативно вводимой в ПЭВМ информации, организовать удобные ввод и обработку данных. Коды упрощают и ускоряют получение всевозможных справок, группировку, сортировку данных

Задание 4. Ввод записей

Данные можно вводить непосредственно в ячейки таблицы. Однако, можно воспользоваться специальным диалоговым окном «Форма данных», в котором можно выполнять все операции с записями, ввод, редактирование, поиск.

Для этого:

• перед вводом записей отформатируйте ширину колонок;

• выделите блок ячеек А2 — 02;

• в меню «Данные» выберите команду «Форма»;

• нажмите на кнопку «ОК» в появившемся диалоговом окне с восклицательным знаком «Считать верхнюю строку выделения строкой названий»;

• внесите данные из таблицы 1 в поля ввода диалогового окна формы данных. В строке заголовка окна представлено название рабочего листа, слева даны заголовки столбцов, а справа — поля для ввода.

Для перехода из одного поля в другое используется клавиша «ТАБ» или выполняется щелчок в поле ввода.

Завершается ввод каждой записи нажатием кнопки «Добавить».

После ввода последней записи необходимо щелкнуть по кнопке «Закрыть».

Таблица 1. Справочник товаров

	А	В	С	D
1		Справочник товаров
2	Код товара	Наименование товара	Цена покупки, у е	Цена продажи, у.е.
3	1001	Кафельная плитка для пола 1 м^2	8	10
4	1002	Кафельная плитка для стен 1 м^2	10	12
5	2001	Холодильник	500	550
6	2002	Машина стиральная	400	440
7	2003	Пылесос	200	220
8	2004	Миксер	30	35
9	3001	Куртка	90	110
10	3002	Туфли женские	50	60
11	3003	Туфли мужские	50	60
12	4001	Мебельный гарнитур для кухни	250	290
13	4002	Мебельный гарнитур для спальни	1000	1100

Задание 5. Форматирование таблицы

После ввода всех данных следует отформатировать таблицу.

Для этого:

• выделите блок ячеек А1 — D1 с заголовком таблицы;

• отцентрируйте заголовок, воспользовавшись кнопкой на панели инструментов «Центрировать по столбцам»;

• назначьте заголовку шрифт пункт 12, жирный;

• выделите блок ячеек А2 — D13;

• назначьте шрифт пункт 11;

• выполните обрамление наружное и справа;

• выделите заголовки столбцов А2 — D2;

• назначьте шрифт жирный, отцентрируйте заголовки, сделайте обрамление наружное;

• измените ширину колонок так, чтобы данные отображались полностью;

• отцентрируйте данные колонок по усмотрению.

Примечание. Можно не выполнять пользовательское форматирование; а воспользоваться предложенными автоформатами. Для назначения автоформата сделайте следующее:

• поместите курсор в область таблицы,

• в меню «Формат» выберите команду «Автоформат»,

• в списке форматов выберите например, «Список 2» или другой автоформат по выбору.

Задание 6. Редактирование записей

Диалоговое окно формы данных можно использовать и для редактирования записей.

Для этого:

• установите указатель мыши в пределах списка;

• в меню «Данные» выберите команду «Форма»;

• используя кнопки «Назад» и «Далее» просмотрите все записи. Если сделаны ошибки, отредактируйте их;

• измените запись «Куртка» на «Куртка мужская»;

• после редактирования записи становится доступной кнопка «Вернуть». Нажмите кнопку «Вернуть». Это приведет к восстановлению записи до внесения изменения;

• чтобы внести новую информацию в список, нажмите кнопку «Добавить». Выведется новая пустая форма, в которую можно ввести значения для новой строки; в поле «Код» введите 9999, а в поле «Товар» введите текст «Код введен неверно». Нажмите кнопку «Добавить»;

• удалите последнюю запись, нажав кнопку «Удалить».

Задание 7. Поиск записей

Если списки достаточно велики, то с помощью диалогового окна «Формы данных» (меню «Данные» команда «Формы») можно выполнить поиск нужных записей, задавая различные критерии поиска:

• в диалоговом окне «Формы данных» в поле «Товар» нажмите кнопку «Критерии». На экране появится незаполненная форма с заголовками столбцов, где нужно задать критерий поиска;

• найдите запись с данными о товаре «Пылесос». Для этого в поле «Товар» введите значение «Пылесос». Нажмите кнопку «Enter» или «Далее». На экране появится первая найденная запись (если одинаковых записей несколько, поиск продолжается кнопками «Поиск» и «Назад»);

• найдите и просмотрите все записи, где цена покупки товара больше 100.

Задание 8. Использование имен диапазонов

8.1. Присвоение имени диапазону ячеек

Необходимость назначения имен диапазонам ячеек обусловлена тем, что при использовании функций задавать аргументы с помощью имен диапазонов гораздо проще. Присвойте имена столбцам А, В и С:

• выделите столбец А, щелкнув на его заголовке (А), выделится весь столбец;

• в поле имени (в левой части строки формул) сделайте щелчок;

• удалите имя активной ячейки и введите имя «Код», подтвердите ввод нажатием клавиши «Ввод» («Enter»),

• присвойте столбцу 8 имя «Товар»;

• столбцу С присвойте имя «Цена»;

• столбцу D присвойте имя «Цена 1».

8.2. Просмотр имен диапазонов ячеек

После того, как имена полям присвоены, необходимо проверить, нет ли ошибок в имени поля и всем ли полям присвоены имена. Для этого сделайте следующее:

• выделите поочередно столбцы, щелкнув по их именам (А, В, С). В поле имени должно высветиться имя, назначенное данному полю;

• полный список имен диапазонов можно просмотреть, щелкнув по кнопке раскрывающегося списка поля имен.

8.3. Редактирование имен диапазонов

В меню «Вставка» выберите команду «Имя», затем «Присвоить». В диалоговом окне «Присвоить имя» просмотрите мена, отредактируйте, если есть необходимость, удалите ненужные. В этом окне можно назначить новое имя.