2.1 Главное окно Word можно разделить на пять основных областей:
Строка заголовка
Строка меню
Панели инструментов
Рабочая область
Строка состояния
Давайте более подробно обсудим каждую из этих областей.
Строка заголовка помимо собственно заголовка содержит пиктограмму системного меню и кнопки управления окном
Строка меню содержит команды основного меню. Все команды являются иерархическими. Это означает, что при выборе одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.
Панели инструментов предоставляют в ваше распоряжение удобное средство для быстрого выполнения команд и процедур. Для работы с панелями инструментов вам необходима мышь или аналогичное устройство позиционирования. Для того чтобы выполнить команду или процедуру, представленную на панели инструментов соответствующей кнопкой, вам достаточно нажать мышью эту кнопку. Панели инструментов доступны в любой момент, поскольку они располагаются поверх окон документа.
Под строкой меню располагаются панели инструментов: "Стандартная" и "Форматирование". Помимо этих двух панелей MS Word содержит большое число других панелей, аналогично тому, как это имеется в MS Excel. Настройка панелей происходит тоже аналогичным образом.
Строка состояния расположена в нижней части главного окна. В левой части строки состояния отображается информация о текущем документе.
Элемент |
Описание |
Стр 64 |
Номер текущей страницы |
Разд 1 |
Номер текущего раздела. Информация, отображаемая этим элементом имеет смысл только для больших документов, разбитых на разделы |
5/34 |
Количество страниц от начала документа до текущей страницы (5) и общее число страниц в документе (34) |
7,2 см |
Расстояние по вертикали между курсором и верхним краем страницы. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым |
Ст 7 |
Количество строк от начала страницы до курсора. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым |
Кол 44 |
Количество символов от левого поля до курсора, включая пробелы и символы табуляции. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым |
Кроме того, строка состояния содержит индикаторы режима работа, которые информируют, в каком из режимов вы работаете в настоящий момент. Черный цвет соответствует включенному состоянию режима, серый - выключенному.
Индикатор |
Назначение |
ЗАП |
Активен режим записи макрокоманд |
ИСПР |
Активен режим маркировки исправлений. Маркеры исправления помогают видеть, какие изменения были внесены в документ по сравнению с его последней версией |
ВДЛ |
Активна клавиша F8 (Расширить выделение). С помощью этого средства можно увеличить размер выделенного фрагмента текста. В этом случае каждое нажатие F8 будет расширять выделение (символ, слово, предложение и т.д.). Для сужения области выделения используется Shift+F8, для отмены действия F8 - Esc. |
ЗАМ |
Активен режим замены символов. При переходе в режим вставки индикатор отображается серым цветом. Переключение между режимами осуществляется с помощью клавиши Insert |
Включение/выключение режимов осуществляется соответствующими командами. Кроме того, для переключения конкретного режима вы можете дважды нажать мышью соответствующий ему индикатор.
Рабочая
область
Основной областью является рабочая область MS Word, в которой могут быть одновременно открыты окна для нескольких документов.
Линейки (горизонтальная и вертикальная) позволяют вам визуально оценить текущее положения курсора в тексте. Однако в MS Word линейки выполняют дополнительные, возможно, более важные функции.
Горизонтальная линейка позволяет визуально изменять:
Отступы абзацев
Поля на странице
Ширину колонок и столбцов таблиц
Устанавливать с помощью мыши позиции табуляции
При перемещении курсора маркеры отступов и позиции табуляции на горизонтальной линейке отражают установки для того абзаца, в котором находится курсор.
Вертикальная линейка отображается вдоль левого поля страницы. С ее помощью вы можете быстро регулировать верхние и нижние поля страницы, а также высоту строк в таблице.
Вы можете по своему усмотрению отображать линейки на экране или удалить их, освободив тем самым больше места для документа. Сведения по настройке экрана приведены в приложении I.
Кнопки
режимов просмотра .
В левой части горизонтальной полосы
прокрутки располагаются кнопки режима
просмотра: Обычный
режим 
; Режим
разметки страницы 
;
и Режим
структуры 
.
Средства для представления документа на экране
Работа с документом в MS Word может осуществляться в одном из следующих режимов:
Обычный режим
Режим разметки страницы
Режим структуры документа
Режим предварительного просмотра (
панель
"Стандартная")
Обычный режим - этот режим просмотра принят по умолчанию. Режим позволяет включать или выключать просмотр форматирования текст. В этом режиме упрощается разметка страницы, что позволяет быстро вводить, редактировать и просматривать текст. Однако часть элементов оформления в этом режиме оказывается недоступна.
Режим разметки страницы . Режим разметки страницы позволяет получить адекватное представление о странице документа, и внести нужные уточнения в текст и форматирование. Это наиболее медленный режим работы.
Режим структуры . Режим структуры документа предоставляет удобные средства для работы со структурой. Позволяет свернуть документ до основных заголовков или развернуть какую-то часть под одним из заголовков, что упрощает просмотр, перемещение и копирование текста из разных частей документа, а также изменение структуры больших документов. Для того, чтобы эффективно пользоваться этим режимом, нужно создать структуру документа . Создание структуры осуществляется присвоением абзацам заголовков специальных стилей : "Заголовок 1", "Заголовок 2","Заголовок 3"..."Заголовок 9".
Режим предварительного просмотра - Позволяет увидеть документ в том виде, в котором он будет напечатан. Этот режим очель полезен для того, чтобы избежать ненужного расхода времени и бумаги на пробную печать. Редактировать документ в этом режиме нельзя.
В процессе работы вы можете изменять масштаб изображения : увеличить изображение до 200% - для детальной работы или уменьшить - для просмотра общего вида страницы. Кроме этого любой из перечисленных выше режимов можно отобразить " Во весь экран " (команда из меню Вид ) - тогда с экрана убираются все элементы рабочего окна а выводится только документ. Это позволяет опытному пользователю максимально использовать экранную область.
< Контекстное меню позволяет выполнять многие из команд не обращаясь к строке меню. Это средство позволит вам ускорить выполнение многих операций.
Д
ля
вызова контекстного меню нажмите правой
кнопкой мыши в окне документа или
Shift+F10 на клавиатуре. Как следует из
названия содержания меню определяется
тем, что вы делаете в данный момент в MS
Word. Например, если вы нажмете правую
кнопку мыши в тот момент, когда указатель
расположен в пределах текста на экране
появится следующее меню. Отметьте, что
оно содержит только самые необходимые
команды меню Правка и Формат.
Е
сли
нажать правую кнопку мыши на выделенном
кадре с текстом, контекстное меню
предоставит в ваше распоряжение следующие
команды. В этом случае меню содержит
команды для работы как с текстом (верхний
раздел), так и с кадром (нижний раздел).
Создание документов
Предварительные сведения
При
первом открытии MS Word, вы видите на экране
чистый документ. Можно сразу же начать
вводить текст в этот документ. До тех
пор пока файл не сохранен, ваша работа
временно находится в оперативной памяти.
Для сохранения документа его необходимо
записать на жесткий диск, воспользовавшись
командой Файл -> Сохранить. При первом
сохранении документа вы должны указать
в окне диалога "Сохранить как" имя
файла, в котором будет храниться ваш
документ. В последующих сеансах работы
файл можно оставить под тем же именем
(Файл -> Сохранить) или под другим именем
(Файл -> Сохранить как). Кроме того, для
сохранения файла вы можете воспользоваться
кнопкой Сохранить 
на
стандартной панели инструментов или
оперативной клавишей Shift+F12.
Набирая текст документа в MS Word, необходимо помнить следующие основные правила:
Нажимать на клавишу Enter нужно только тогда, когда Вы хотите создать начать новый абзац в тексте или вставить пустую строку. Не нужно использовать эту клавишу в конце каждой строки, слова сами переносятся на новую строку при достижении границы области печати
Для форматирования текста и придания документу хорошего внешнего вида MS Word имеет очень мощное средство - характеристики и свойства абзаца. Не используйте более 1 пробела подряд - вместо этого используйте: отступы , табулянты . Не ставьте несколько пустых азацев подряд - вместо этого используйте свойства абзацев: положение на странице и интервалперед и после абзаца.
Для быстрого применения заранее заготовленных характеристик и свойств абзацев применяйте стили , их можно создавать самим или воспользоваться библиотекой стилей
Для того, чтобы в одном и том же документе можно было установить разные характеристики бумаги, на которой набирается текст, (правильно это назавается "Параметры страницы"), нужно создавать разделы документа. Раздел - это часть документа, для тогорой могут быть установлены собственные (отличные от других разделов) параметры страницы. Новый раздел создается с помощью специального символа "разрыв раздела", он вставляется в документ через меню " Вставка " - " Разрыв... ".
Шаблоны документов.
После запуска MS Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1. Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным вами с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д. Даже в том случае, если вы закроете Документ 1, следующий документ, созданный в текущем сеансе работы, будет назван Документ 2.
При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:
Текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы)
Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные вами пользовательские стили
Таблицы
Рамки
Графические изображения
Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.
В MS Word существуют шаблоны трех типов:
Шаблон "Обычный", который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию
Специальные шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоны
Шаблоны мастеров, которые в интерактивном режиме проводят вас через все стадии создания документа. Для этой цели используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы указываете конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона этого типа можно привести Мастер создания календаря.
Для создания первого документа воспользуемся шаблоном "Обычный". Этот шаблон полезен в тех случаях, когда вам нужен пустой документ, в который в дальнейшем будет вводиться информация. При этом к документу не предъявляется каких-либо специальных требований по оформлению или форматированию.
Для
создания нового документа, основанного
на обычном шаблоне, вы можете
нажать Ctrl+N на
клавиатуре или кнопку
Создать 
на
стандартной панели инструментов.
Команда Создать из
меню Файл выводит
окно диалога " Создание
документа ",
в котором можно выбрать шаблон для
нового документа.
Оно предоставляет в ваше распоряжение все предопределенные и стандартные шаблоны, которые могут быть использованы при создании новых документов. Это окно диалога содержит закладки, на каждой из которых представлена определенная группа шаблонов и мастеров. Вы можете воспользоваться любым из шаблонов, присутствующем в списке шаблонов (входящих в состав поставки MS Word или своим собственным). Помимо обычных шаблонов присутствуют, так называемые, шаблоны-мастера . Мастера шаг за шагом проведут вас через все стадии создания документа. Например, вместе с Мастером писем (или факсов) вы сможете самостоятельно создать деловое письмо. Все, что от вас требуется - это следовать инструкциям, появляющимся в окнах диалога. Кнопки, расположенные в нижней части каждого из окон диалога, позволяют вам перемещаться из текущего окна к следующему или возвратиться к предыдущему.
Редактирование документа
Под редактированием подразумевается внесение каких-либо изменений в существующий документ. MS Word предоставляет в ваше распоряжение широкий набор средств редактирования документов.
Прежде чем перейти непосредственно к средствам редактирования мы рассмотрим режимы работы с документом, существующие в MS Word. Далее будут рассмотрены средства позиционирования, поскольку прежде чем выполнить какое-либо действие, вам необходимо попасть в нужное место документа. После чего мы займемся редактированием документа.
Внесение изменений может не ограничиться заменой одного или нескольких символов, но потребовать изменение взаимного расположение отдельных частей документа. Вы познакомитесь со средствами перемещения и копирования текста и объектов в пределах одного документа, а также между документами.
Основные приемы редактирования
<Элементарные операции редактирования сводятся к вставке или удаления символа. Вставка символа осуществляется его непосредственным вводом с клавиатуры. Для удаления символа используются клавиши Delete и Backspace в зависимости от того, требуется удалить символ справа или слева от курсора.
<Более сложные операции предполагают работу с фрагментами документа, которые могут содержать рисунки, таблицы, кадры и другие объекты. В MS Word вы можете перемещать, копировать и удалять фрагменты документа. Однако прежде чем приступить к операциям с фрагментами, вам необходимо выделить фрагмент в документе.
< Выделение текста Для выделения текста можно использовать по своему усмотрению мышь или клавиатуру. Каким из приведенных ниже способов пользоваться на практике, полностью зависит от вас.
-
Для выделения...
Выполните действие...
Выделение текста с помощью мыши. Мышь удобна при выделении небольших фрагментов текста.
Слова
Дважды нажмите мышью требуемое слово
Строки
Установите указатель мыши напротив выделяемой строки слева от документа, вне его пределов. Указатель изменит вид на наклонную стрелку, указывающую на нужную строку. Нажмите кнопку мыши
Абзаца
Установите указатель мыши напротив любой строки выделяемого абзаца слева от документа, вне его пределов. Дважды нажмите кнопку мыши
Фрагмента произвольного размера
Установите указатель мыши в начале фрагмента. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите указатель в конец фрагмента. Для завершения выделения отпустите кнопку мыши. В качестве фрагмента могут выступать единичный символ, слово, предложение и т.д.
Выделение текста с помощью клавиатуры
Слова
Shift+Ctrl+ (¬ или (r) )
Текста до начала строки
Shift+Home
Текста до конца строки
Shift+End
Расширить (или сузить) выделение фрагмента на одну строку
Shift+ ( или? )
Фрагмента до начала документа
Shift+Ctrl+Home
Фрагмента до конца документа
Shift+Ctrl+ End
<Дополнительные средства выделения в ваше распоряжение предоставляет клавиша F8. Каждое нажатие этой клавиши расширяет фрагмент выделения текста.
Удаление фрагмента документа . <Довольно часто при редактировании документа вам приходится удалять фрагмент документа. При этом кроме текста фрагмент может содержать другие объекты (например, рисунки, таблицы, карды и т.д.). В MS Word эта процедура выполняется достаточно просто
-
< Для удаления...
Нажмите
Символа справа от курсора
Delete
Символа слева от курсора
Backspace
Следующее слово
Ctrl+Delete
Предыдущее слово
Ctrl+Backspace
<Для удаления фрагмента документа выделите его, воспользовавшись любым из известных вам способов, а затем нажмите клавишу Delete или Backspace.
Если вы выделили фрагмент для удаления с помощью клавиши F8, после удаления режим выделения отключается автоматически, и индикатор режима работы ВДЛ вновь будет отображаться тускло.
Замена выделенного текста. Выделенный текст приходится не только удалять, но и заменять новым. Конечно, вы можете вначале удалить текст, а затем ввести новый. Однако MS Word позволяет совместить эти две операции и осуществлять замену выделенного текста на новый. При этом новый текст может вводиться непосредственно с клавиатуры или копироваться из буфера обмена
Перемещение и копирование фрагмента документа. <Наиболее простым способом перемещения и копирования фрагмента документа, содержащего текст и другие объекты, является способ называемый "перенести-и-оставить". Этот способ предполагает выполнение следующей последовательности действий:
Выделите требуемый фрагмент.
Установите указатель мыши в пределах выделенного фрагмента.
Нажмите кнопку мыши и, удерживая ее в нажатом состоянии, переместите фрагмент в требуемое место.
При нажатии кнопки мыши указатель мыши принимает вид наклонной стрелки, на нижнем конце которой расположен пунктирный прямоугольник. В процессе перемещения в документе отображается пунктирная вертикальная черта, указывающая то место, которое займет фрагмент, если в этот момент будет отпущена кнопка мыши.
Для завершения перемещения отпустите кнопку мыши.
Копирование фрагмента осуществляется аналогичным образом. Единственным отличием от приведенной выше процедуры перемещения является то, что перед нажатием мышью выделенного фрагмента необходимо нажать клавишу Ctrl и удерживать ее до тех пор, пока фрагмент не будет скопирован. Для того чтобы в процессе выполняемых действий вы могли отличить перемещение от копирования, при копировании указатель мыши содержит дополнительный знак "+" (плюс).
Приведенные выше способы перемещения и копирования фрагмента целесообразно применять в тех случаях, когда действия выполняются в пределах одного экрана. Если фрагмент нужно перенести на большее настояние, этот способ становится неудобным.
Клавиши F2 и Shift+F2 позволяют перемещать и копировать фрагмент за границы текущего окна.
Выделите требуемый фрагмент (например, абзац текста).
Нажмите клавишу F2.
Установите указатель мыши в то место, куда вы предполагаете переместить фрагмент.
Нажмите Enter.
Копирование фрагмента отличается тем, что вместо клавиши F2 следует нажать Shift+F2.
Если вам необходимо переместить вверх или вниз один абзац, воспользуйтесь клавишными командами Alt+Shift+ и Alt+Shift+ .
Для копирования и перемещения текста вы можете воспользоваться буфером обмена. Буфер обмена является средством Windows и представляет собой область временного хранения информации. С его помощью вы можете:
Вырезать фрагмент документа, содержащий текст и другие объекты, из одного места и вставить в другое место
Перенести целый документ или его часть в другой документ
Скопировать фрагмент в буфер, не удаляя его из документа, что позволяет многократно использовать в различных местах документа
Для работы с буфером обмена вы можете использовать команды меню Правка, команды контекстного меню, кнопки стандартной панели инструментов и клавишные команды
-
Действие
Команда меню Правка
Команда контекстного меню
Кнопка
Клавишная команда
Удалить в буфер
Вырезать
Вырезать
Shift+Delete
Копировать в буфер
Копировать
Копировать
Ctrl+Insert
Вставить из буфера
Вставить
Вставить
Shift+Insert
Информация, помещенная в буфер обмена, сохраняется в нем до тех пор, пока вы не поместите в него новый фрагмент или не завершите сеанс работы в Windows. Если вы помещаете в буфер обмена новый фрагмент, его предыдущее содержимое будет утрачено.
Если вам часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста.
< Отмена результатов редактирования
К сожалению, при редактировании никто не застрахован от ошибок. Вы можете случайно удалить текст, содержащий таблицу, на составление которой вы потратили весь вчерашний день. MS Word возьмет на себя все хлопоты по отмене результатов ошибочных действий.
Д
ля
отмены результатов редактирования вы
можете воспользоваться меню команды
Правка, раскрывающимся списком Отменить
на стандартной панели инструментов или
оперативными клавишами.
Команда Правка | Отменить позволяет отменить последнее действие редактирования. Если вы измените свое мнение и решите восстановить отмененное действие, выберите команду Правка | Повторить. Команды Отменить и Повторить расположены в двух первых строках меню, однако их конкретные названия изменяется в зависимости от конкретной ситуации и ваших предыдущих действий. Например, если вы вводите текст, то в меню будут представлены команды: Отменить ввод и Повторить ввод. Если вы перемещаете выделенный фрагмент, - Отменить перемещение, Повторить перемещение Если вы удалили выделенный фрагмент, команды изменят свои наименования на Отменить удаление и Повторить удаление и т.д.
Однако, с помощью этих кнопок вы можете отменить или восстановить сразу несколько действий. Для этого нажмите кнопку раскрытия списка, расположенную справа от кнопки Отменить или Повторить. На экране появится соответственно список Отменить или Повторить, в котором следует указать, какие именно действия из списка вы предполагаете отменить или восстановить (рис. 5.10). Максимальная размерность списков - 100 действий.
При отмене результатов редактирования следует учитывать тот факт, что ошибочные действия рекомендуется отменять сразу после их совершения. В противном случае может произойти следующее. Вы выполнили ошибочное действие. Далее выполнили в документе ряд совершенно правильных действий (ввели текст, разместили рисунки, таблицы и т.д.), и только после этого обнаружили ошибку. Найти нужное место в списке Отменить не составляет труда (если выполнялись действия, которые могут быть отменены). Однако, отменив ошибочное действие, вы тем самым отмените всю последующую работу.
В таком случае рекомендуется поступить следующим образом. Скопируйте фрагмент документа, содержащий результаты всех действий, которые были выполнены после ошибочного действия. При этом фрагмент может быть скопирован в буфер обмена или во вновь созданный документ. Затем воспользовавшись списком Отмена, отмените ошибочное действие. В заключение скопируйте текст из буфера обмена или вспомогательного документа .
Понятие стиля
Стиль - это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.
Зачем нужны стили?
Представьте себе документ, отформатированный одним шрифтом, без отступов, табуляций, заголовков. Без сомнения, вы согласитесь, что такой текст трудно читать. Для того чтобы превратить этот текст в читабельный вам потребуется выделить заголовок, оформить подзаголовки в соответствии с их уровнем, выполнить подписи к рисункам и таблицам, выделить новые термины, примечания, установить колонтитулы, и т.д. Теперь представьте, что вам придется отформатировать каждый из элементов вручную. Если документ имеет достаточно большой объем, то задача становится неразрешимой при условии, что все элементы одного типа (например, подписи и заголовки соответствующих уровней) должны быть оформлены единообразно.
С помощью стилей вы можете установить несколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. В этом случае вам не придется при форматировании элементов устанавливать параметры с помощью команд меню Формат (Шрифт, Абзац и т.д.). Вам достаточно установить требуемые стили, а затем каждый раз просто выбирать из списка требуемый стиль.
Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение вашей работы. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента.
В MS Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к нескольким символам. Принципиальное отличие заключается в том, что абзац, благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять, достаточно установить в нем курсор, а стиль символов можно применить к фрагменту текста любой величины, но без знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент обязательно должен быть выделен.
Самый простой способ установки стиля одного символа - это выделить его и нажать нужную кнопку панели инструментов: полужирный, курсив, подчеркивание, и выделенный символ будет оформлен соответствующим образом. Что касается стиля абзаца , то его название появляется в поле Стиль панели инструментов "Форматирование" при установке курсора в пределах абзаца.
В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется стиль "Нормальный". Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей.
Таким образом, форматируя абзацы соответственно вашему представлению о том, как должен выглядеть тот или иной элемент текста, не забывая при этом дать название новому виду форматирования, можно создать различные стили для разных целей.
Собственно назначение стилей состоит в удобстве их применения. Дело в том, что при наличии различных стилей вам не придется тратить время на форматирование отдельных элементов текста, достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль которого требуется поменять, открыть список стилей стандартной панели инструментов и выбрать нужный вам стиль из предложенного списка. В результате фрагмент будет оформлен соответствующим образом.
Параметры
форматирования можно узнать из
специального справочного окна (его
можно вызвать, используя кнопку 
на
панели инструментов "Стандартная"),
а так же из окон диалога "Стиль",
"Изменение стиля", "Создание
стиля", "Организатор". Все
перечисленные выше окна диалога содержат
раздел "Описание", в котором
представлены все параметры формата.
MS Word содержит несколько десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их еще иногда называют, базовых стилей: Нормальный, Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 иШрифт абзаца по умолчанию . Стили, используемые в текущем документе, представлены в списке Стиль на панели инструментов "Форматирование". Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога "Стиль" при установке в поле Список опции Всех стилей.
В ряде случаев MS Word автоматически назначает встроенные стили. Это происходит при использовании команд Примечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из меню,Вставка , а также из меню Сервис - команды: Конверты и наклейки, из меню Вид - Колонтитулы .
Ниже приведены встроенные стили, автоматически используемые MS Word при применении ряда команд.
-
Команда
Встроенный стиль
Команды меню Вставка
Номера страниц
"Номера страниц"
Примечание
"Текст примечания", "Знак примечания"
Оглавление и указатели
"Оглавление 1-9", "Указатели 1-9", "Указатели заголовков", "Заголовок ТС", "Таблица ссылок", "Список рисунков"
Сноска
"Текст сноски", "Знак сноски", "Текст концевой сноски", "Знак концевой сноски"
Название
"Название"
Команды меню Вид
Структура
"Заголовок 1"
Колонтитулы
"Верхний колонтитул" и "Нижний колонтитул"
Другие команды
Файл | Параметры страницы, вкладка "Макет"
"Номер строки"
Сервис | Конверты и наклейки
"Адрес", "Обратный адрес"
Параметры форматирования, входящие в понятие стиля абзаца:
Шрифт, которым написан текст абзаца
Отступы и интервалы, установленные для данного стиля абзаца
Позиции табуляции, установленные в абзаце
Обрамление вокруг абзаца текста
Язык, которым написан абзац. (Используется для подключения соответствующих словарей при проверке орфографии и грамматики для данного абзаца)
Кадр
Нумерация строк в абзаце
Шрифт. В Word форматирование шрифта настраиваются через диалоговое окно "Шрифт". (Вызывается: меню "Формат" - "Шрифт...", или через контекстное меню: команда "Шрифт...")
Абзац . Характеристики абзаца такие как: положение абзаца на странице, межстрочный интервал в абзаце, расстояния до и после абзаца, справа и слева от полей и др. В Word форматирование абзаца настраиваются через диалоговое окно "Абзац". (Вызывается: меню "Формат" - "Абзац...", или через контекстное меню: команда "Абзац...")
Табуляци я - позиции табулянтов, по которым выравнивается текст, при наличии знаков табуляции в тексте. В Word форматирование табуляции настраиваются через линейку форматирования (под панелями инструментов), или через диалоговое окно "Табуляция". (Вызывается: меню "Формат" - "Табуляция...", или через кнопку "Табуляция..." диалогового окна "Абзац")
Обрамление - наличие рамки вокруг абзаца и ее тип. Задается через меню "Формат" - "Обрамление и заливка", или через панель инструментов "Панель обрамления".
Язык - Определяет каким языком написан текст абзаца. Это влияет на проверку орфографии. Определяется через меню "Сервис" команда "Язык".
Кадр - прямоугольный участок документа, обтекаемый текстом. Абзац текста тоже может находится в кадре. Для того, чтобы стилю назначить свойство кадра, необходимо через меню "Формат" команда "Стиль...", - выбрать нужный стиль, нажать кнопку и "Изменить", в появившемся диалоговом окне нажать кнопку "Формат" и выбрать команду "Кадр".
Нумерация - в Word имеется возможность автоматической нумерации абзацев. Это свойство можно присвоить стилю. Для того, чтобы стилю назначить свойство автонумерации абзацев, необходимо через меню "Формат" команда "Стиль...", - выбрать нужный стиль, нажать кнопку "Изменить", в появившемся диалоговом окне нажать кнопку "Формат" и выбрать команду "Нумерация...".
Создание стилей
Для правильного форматирования документа, каждому абзацу, который имеет отличительные характеристики форматирования, необходимо назначать собственный стиль. Для этого, после форматирования абзаца, необходимо щелкнуть по полю "Стиль" (панель инструментов) и указать новое имя стиля.
Или вызвать диалоговое окно "Стили" (меню "Файл" - команда "Стиль...") и воспользоваться кнопкой "Создать...".
Название стиля, вводится в поле Имя .
Поле Стиль указывает, к какому стилю (абзаца или символа) относится выбранный стиль.
Поле Описание содержит параметры форматирования стиля, выбранного для изменения.
В поле Основан на стиле указан стиль, на котором основан новый стиль. В случае необходимости вы можете изменить базовый стиль. Для этого следует нажатием кнопки, расположенной в правой части поля, открыть список и выбрать из него требуемый стиль.
В поле Стиль следующего абзаца указан стиль, который установлен для следующего абзаца. Если вам требуется изменить этот стиль, выберите нужный стиль из раскрывающегося списка.
Нажмите кнопку Формат . На экране появится ниспадающее меню.
Выберите команду в зависимости от того, какие параметры вы собираетесь изменить. В соответствии с вашим выбором откроется окно диалога. Предположим, что требуется изменить шрифт. В этом случае вы выбираете команду Шрифт . Откроется уже знакомое вам окно диалога "Шрифт".
Если вы хотите, чтобы внесенные вами изменения сохранились в шаблоне, установите флажок Добавить в шаблон .
Для завершения внесения изменений нажмите OK.
Изменение существующих стилей.
В случае необходимости вы можете внести изменения в любой из стандартных или пользовательских стилей. Возможно вам потребуется изменить тип или размер шрифта, использовать все прописные буквы или ввести буквицу. Все эти изменения вы можете внести в стиль, воспользовавшись командой Стиль из меню Формат . Откроется окно диалога "Стиль".
В списке Стили будет выделен стиль, которым был оформленный текущий абзац. Если требуется изменить какой-либо другой стиль, выберите его в списке Стили .
Нажмите кнопку Изменить . Откроется окно диалога " Изменение стиля ", которое в точности повторяет окно Создание стиля .
Можно изменить стиль и без использования этого окна. Для этого с помощью команд Шрифт и Абзац из меню Формат или контекстного меню, а также кнопок панели инструментов "Форматирование " и клавишных команд установите новые параметры стиля.
Нажмите кнопку раскрытия списка Стиль на панели инструментов " Форматирование " и выберите из списка имя этого стиля.
На экране появится окно диалога, с помощью которого вам будет предложено подтвердить изменение нормального стиля в соответствии с образцом. Нажмите кнопку ОК.
Поиск и замена стилей
Найти и заменить стиль любого фрагмента текста можно с помощью механизма поиска - замены. В окне диалога " Найти " предусмотрено меню Формат , в котором присутствует опция Стиль . MS Word анализирует параметры форматирования, установленные вами в качестве условий поиска. Аналогично работает механизм замены.
Копирование стилей из документа или шаблона
Стиль можно копировать из шаблона, в котором он сохранен в другой шаблон или документ, основанный на другом шаблоне. Это может быть стиль, который вы создали сами или стиль, который вам понравился в другом документе. Нет смысла создавать уже существующий стиль, когда можно его скопировать. Если в существующем документе или шаблоне уже имеется стиль с таким же именем, как и копируемый, Word потребует подтверждения замены параметров существующего стиля на параметры копируемого стиля.
Для этого используется окно диалога " Организатор " (вызывается кнопкой " Организатор... " из диалоговых окон " Шаблоны и надстройки " или " Стили ").
В левом списке MS Word отображены стили, используемые в активном документе или подключенном шаблоне. В правом списке - стили, используемые в шаблоне "Обычный".
Если вам требуется скопировать стиль не из активного документа или шаблона или требуется скопировать стиль не в шаблон, отличный от обычного, нажмите расположенную ниже соответствующего списка кнопку Закрыть файл . Название кнопки изменится на Открыть файл . Нажмите кнопку Открыть файл и откройте нужный документ или шаблон.
Если на вашем компьютере установлен MS Word, входящий в состав MS Office, по умолчанию шаблоны хранятся в папке "Шаблоны", вложенной в основную папку MS Office. Если нужный шаблон отсутствует в в списке, укажите другой диск или папку.
Выберите в соответствующем списке окна диалога "Организатор" стиль, который необходимо скопировать, нажмите кнопку Копировать .
Для выделения нескольких стилей, образующих непрерывную группу, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, выберите первый и последний элементы группы. Для выделения нескольких отдельных стилей, нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, выберите каждый из нужных вам элементов.
Библиотека стилей
MS Word содержит ряд шаблонов (встроенных и, возможно, пользовательских), каждый из которых предоставляет в ваше распоряжение набор стилей для оформление документа. Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку стилей, которая доступна через одноименное окно диалога. Данное средство предоставляет вам возможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет выглядеть документ, если вы воспользуетесь тем или иным шаблоном. Все это можно сделать, не покидая окна диалога " Библиотека стилей ". Открытие этого окна осуществляется с помощью команды Библиотека стилей из меню Формат .
В левой части окна диалога содержится список всех доступных шаблонов, среди которых можно выбрать наиболее приемлемый с вашей точки зрения. Верхнее поле содержит имя выбранного вами шаблона.
Ниже расположены три переключателя:
При установке переключателя Документ в правом окне будет открыт активный документ. Перебирая различные варианты шаблонов, в этом окне вы сможете увидеть, как меняется ваш документ при изменении шаблона.
При установке переключателя Пример в основном окне демонстрируется встроенный пример шаблона, если он предусмотрен. Однако не все встроенные шаблоны сопровождаются примерами. Если пример отсутствует, то в окне появляется, сообщение, отформатированное стилем основного текста шаблона, о том что пример отсутствует.
Переключатель Образцы стилей действует аналогично переключателю Пример, то есть, если для шаблона предусмотрен пример, от отобразится в основном окне. Если шаблон не содержит образцов стиля, в окне появится сообщение, отформатированное стилем первой строки шаблона, о том, что образцы отсутствуют.
Любой из встроенных шаблонов можно применить к вашему документу и увидеть образец измененного текста. Подобрав устраивающий вас шаблон, следует нажать OK, в результате чего в ваш документ будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же шаблон останется без изменений.
Библиотека стилей - очень удобное средство, с помощью которого также, как и с помощью окна диалога "Организатор" можно скопировать стили любых шаблонов.
Автоформат
Как следует из названия, автоформат может форматировать документ без вашего участия. Прибегнув к помощи этого средства, вы предлагаете MS Word самостоятельно решить проблемы, связанные с форматированием. MS Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.
Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом вы оставляете за собой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощью автоформата. Кроме того, вы можете частично принять, а от части внесенных изменений - отказаться.
Для
автоматического форматирования текста
необходимо на вкладке " Автоформат "
окна диалога " Параметры "
установить переключатель При выборе
команды. Далее можно запустить процесс
автоформатирования с помощью
кнопки Автоформат 
стандартной
панели инструментов или команды Автоформат из
меню Формат .
При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке "Автоформат" (меню Сервис команда Параметры ), MS Word производит следующие изменения:
К каждому абзацу применяется стиль
Удаляются лишние маркеры абзацев
Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев.
Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня.
Символы (C), (R) и (TM) заменяются на символы из установленного шрифта: символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака (c), (r) и(tm) (tm).
С помощью кнопки Автоформат можно быстро отформатировать текст, и если вы не удовлетворены полученными результатами, можно отменить автоформатирование нажатием кнопки Отменить. В любом случае, вышеописанные замены, производимые с помощью кнопки Автоформат могут быть полезными.
Сохранение документа
В процессе работы над документом в MS Word ваш документ хранится в памяти компьютера. Эта память называется оперативной (или RAM - random-access memory) и представляет собой место временного хранения программ и документов, используемых в процессе работы с компьютером. Если вы завершите работу с программой и выключите компьютер, содержимое вашей оперативной памяти будет утрачено. В связи с этим вам необходимо место для постоянного хранения ваших программ и документов. Таким местом является долговременная память, в качестве которой используются гибкие диски (дискеты) и жесткие диски (иногда называемые "винчестерами").
К настоящему времени, вы, вероятно, поняли, что документ, с которым вы работаете, надо сохранять часто. Как мы уже говорили, ваш документ во время работы находится в оперативной памяти и не гарантирован от случайностей, одна из которых, бросок питания в электрической сети, в одно мгновение может уничтожить труд нескольких часов, поэтому не забывайте систематически сохраняться. Это не замедлит вашей работы, от которой вам не хотелось бы отвлекаться. Процедура охранения достаточно проста и не займет лишнего времени.
Установите
указатель мыши на кнопку панели
инструментов с изображением дискеты 
и
нажмите кнопку мыши. Только тогда ваша
работа будет в безопасности, так как
она будет записана на жесткий диск.
Таким образом, вы еще и экономите время, что тоже немаловажно. К тому же этот способ удобен еще и тем, что MS Word автоматически присоединяет новый сохраненный фрагмент к уже имеющемуся материалу по умолчанию.
Для сохранения документа, надо дать имя файлу, а также решить в какой папке и на каком диске его поместить. Если надо сохранить результаты работы в виде разных вариантов, можно давать имя файлу, каждый раз несколько изменяя его, например, присваивая ему номер, или дополнять имя буквой алфавита. Таким образом, если есть необходимость, вы всегда можете возвратиться к более ранней версии и сравнить имеющиеся варианты.
При сохранении документа полезно просмотреть итоговую информацию о работе с ним и задать ему специальные свойства. Это можно сделать с помощью окна диалога " Свойства ". Это окно диалога включает информацию, примечания, которые помогут вам облегчить задачу поиска файлов позже. Если вы будете периодически вносить информацию в строки окна диалога "Свойства", то о каждом созданном вами файле будут данные, по которым можно отыскать ваш файл тогда, когда вами создано уже много файлов, а имя или папка и т.д. забыты. Вот тогда, заполненное когда-то вами окно диалога "Свойства" сможет оказать вам неоценимую услугу. Рассмотрим подробнее окно диалога "Свойства".
Вкладки " Общие " и " Статистика " не требуют вашего участия, они заполняются автоматически. Вкладка " Документ " содержит общие сведения , такие как: Тема , Автор, Должность, Организация, Группа, Ключевые слова, Заметки . Эти поля ввода вы должны заполнить сами, причем в каждое из полей следует вводить не более 255 символов.
< Автоматическое сохранение документов
MS Word может автоматически сохранять ваши документы с определенным вами (на закладке Сохранение диалогового окна Параметры ) временным интервалом. При автосохранении ваш документ будет временно сохранен в специально созданном для этого файле и с именем отличным от вашего имени файла. Сохраненные автоматически файлы будут внесены в папку TEMP, и никаких действий с этим файлом вы не сможете произвести. Но в случае, если ваш файл уничтожится по техническим причинам, он сейчас же будет восстановлен, причем на своем месте, в своем каталоге, под прежним именем. Если обошлось без неприятностей, в конце сеанса работы вы все равно должны обязательно сохранить ваш файл, как обычно, используя команду Файл | Сохранить или Файл | Сохранить как. Таким образом использование автосохранения не освобождает вас от сохранения в процессе и в конце работы, зато подстрахует вас от потери информаци
Открытие существующего документа
Для открытия уже существующего документа воспользуйтесь одним из следующих способов:
Выберите команду Файл | Открыть
Нажмите Ctrl+О на клавиатуре
Нажмите кнопку Открыть
на
стандартной панели инструментов
По умолчанию при открытии окно диалога " Открытие документа " содержит список документов MS Word. При первом открытии в окне отображается список документов, хранящихся в папке "Мои документы" (если таковые имеются). Вы можете указать собственную папку, список документов из которой MS Word будет предлагать по умолчанию при открытии документа. Для этой цели предназначена закладка "Расположение" из окна диалога " Параметры ", открываемого командой Сервис | Параметры .
Если имя нужного документа отображается в окне диалога "Открытие документа", открыть его не составит труда. Однако, как быть в том случае, если требуемый документ расположен в другой папке или даже на другом диске? И как быть в том случае, если вы не помните имя документа? Теперь для открытия документа вам вовсе не обязательно знать его наименование и местоположение (включая диск и папку). Конечно, зная эту информацию, вы затратите на открытие документа значительно меньше времени. Однако MS Word позволяет вам открыть документ, имея представление о его содержимом и дате изменения. Вы можете осуществлять поиск нужного документа по достаточно сложным критериям.
С помощью окна диалога "Открытие документа" можно:
Осуществить поиск файла
Открыть документ
Переместить файл
Вырезать файл
Скопировать файл
Создать ярлык
Удалить файл
Переименовать файл
Просмотреть свойства файла
Осуществить быстрый просмотр файла без его открытия
Открыть только для чтения
Напечатать файл
Упорядочить файлы, хранящиеся в папке
Фактически средства, предоставляемые в ваше распоряжение окном диалога "Открытие документа", выполняют функции поисково-информационной системы.
Все перечисленные выше действия можно осуществить с помощью собственной панели управления окна диалога "Открытие документа" и контекстных меню, открываемых нажатием объекта правой кнопкой мыши.
Панель управления окна диалога "Открытие документа"
-
Кн.
Название
Назначение
Переход на один уровень вверх
Осуществляет переход на более высокий уровень в иерархии папок
Открыть личную папку
Открывает личную папку
Поместить в личную папку
Помещает документ в личную папку
Мелкие значки
Отображает список папок в виде пиктограммы с названиями папок
Таблица
Отображает список папок с указанием даты последнего изменения
Вывод свойств
Выводит на экран сведения о документе: даты создания, внесения изменений, печати, объем и т.д.
Вывод содержимого
Осуществляет быстрый просмотр документа
Команды и режимы
Открывает список команд, обеспечивающих чтение, печать, поиск и сортировку
Представление списка папок и документов в табличном виде осуществляется с помощью кнопки Таблица . Этот способ может оказаться полезным в том случае, если вы помните, когда последний раз работали с требуемым документом. Кроме того, в табличном виде указывается объем файлов. Эти сведения могут облегчить поиск документа.
Если вам окажется недостаточно информации о файле, полученной с помощью табличного представления, воспользуйтесь кнопкой Вывод свойств . С помощью этого средства вы сможете просмотреть дополнительные сведения и определить, является ли этот файл тем, который вы ищете.
С помощью кнопки Вывод содержимого можно просмотреть документ, не открывая его. Это средство может оказаться полезным при поиске файла, когда поисковая система обнаружила несколько файлов со сходным содержанием или с общими ключевыми словами. Из ряда найденных файлов вам предстоит выбрать искомый. С помощью кнопки Вывод содержимого можно не открывая просмотреть по очереди найденные файлы, и только найдя нужный, открыть его.
Нажатие кнопки Команды и режимы открывает следующее меню.
-
Меню
Назначение
Открыть только для чтения
Открывает сетевой файл в общей папке только для просмотра. Для сохранения изменений в файле, открытом только для чтения, используйте команду Сохранить как и сохраните файл под другим именем
Печать
Осуществляет вывод на печать выделенных файлов
Свойства
Отображает свойства указанного файла
Сортировка
Упорядочивает файлы
Поиск по подкаталогам
Осуществляет поиск во всех вложенных папках для указанных папок
Показать без структуры
При снятом флажке имен файлов из разных папок отображаются в одном списке
Подключить сетевой диск
Выполняет подключение к сетевому диску
Правила отбора
Применение сохраненных правил отбора для поиска требуемых файлов
Поиск файла
Команды Поиск по каталогам и Правила отбора , предназначенные для поиска файлов. Давайте рассмотрим, какие еще средства окна диалога "Открытие файла" вы можете использовать для этой цели.
Средства поиска файлов , содержащиеся в окне диалога "Открытие документа":
Опции |
Назначение |
Имя файла |
Если вы помните имя документа, который требуется найти, укажите его в этом поле |
Тип файла |
Если вы помните тип файла документа, который требуется найти, укажите его в этом поле |
Текст (свойство) |
Если вы помните слова (или даже фразы) из документа, который требуется найти, введите их в данное поле. Вводимый текст должен заключаться в кавычки (" ") |
Изменен |
Содержит список предопределенных значений, которые могут быть использованы в том случае, если вы хотя бы приблизительно помните, когда в документ последний раз в документ были внесены изменения |
Отмена |
Закрывает окно диалога "Открытие документа" |
Отбор |
Открывает окно диалога "Отбор документов", содержащее дополнительные средства для поиска файлов |
Найти |
Осуществляет поиск |
Восстановить |
Удаляет установленные условия поиска |
Для поиска документа может быть использована информация содержащаяся в окне диалога "Свойства" . (Вызывается: Файл | Свойства ). Для того чтобы воспользоваться введенной ранее информацией, нажмите в окне диалога "Открытие документа" кнопку Отбор . На экране появится окно диалога "Отбор документов"
Окно диалога "Отбор документов"
-
Опции
Назначение
Найти файлы, удовлетворяющие следующим условиям
Содержит список последних использовавшихся условий отбора
C учетом регистра
Осуществляет поиск с учетом регистра букв. Этот параметр может быть использован совместно с другими свойствами, за исключением имени файла
И
При задании нескольких условий находит файл только в случае выполнения всех условия поиска
ИЛИ
При задании нескольких условий находит файл в случае выполнения хотя бы одно из условий поиска
Свойство
Содержит список элементов, которые позволяют осуществить поиск на основании информации, введенной ранее в окно диалога "Свойство"
Операция
Для определение условия поиска, выберите в списке операцию, которую следует установить для свойства, указанного в списке Свойство. Содержание списка определяется опцией, выбранной в списке Свойство
Значение
Для окончания определения условия, введите в поле значение для свойства и операции, которые были определены ранее
Папка
Для поиска документа, расположенного на другом диске (или в другой папке), выберите нужный диск (или папку) из списка Папка
Просмотр подкаталогов
Устанавливает режим поиска, при котором будут просматриваться все папки, вложенные в указанную
Удалить
Удаляет условие отбора, указанное в списке Найти файлы, удовлетворяющие следующим условиям
Добавить
Добавляет дополнительные условия отбора
Сохранить
Сохраняет установленные условия отбора
Открыть
Открывает найденный файл
Найти
Осуществляет поиск файлов
Отменить
Закрывает окно диалога
С помощью окна диалога "Отбор документов" можно задать достаточно сложный критерий поиска файла, в котором условия будут объединяться требуемым образом. В этом окне диалога присутствует основное поле Найти файлы , удовлетворяющие следующим условиям, и ряд полей, требующих заполнения для осуществления поиска. Именно здесь мы снова встречаем опциюСвойство , информацию для которой мы заполняем в окне диалога "Свойства". Эта информация может оказаться очень полезной для осуществления поиска нужного документа среди большого числа подобных.
Все что теперь вы в состоянии вспомнить об искомом файле, будет очень кстати. Поле Свойство содержит раскрывающийся список, с помощью которого вы можете указать информацию, сохранившуюся в вашей памяти.
Поле Операция содержит раскрывающийся список, состав которого изменяется в соответствии с опцией, выбранной в списке Свойство. Например, если вы установили в качестве свойства одну из дат, данный список будет содержать следующие опции.
Как следует из содержимого списка Операция для дат, в качестве условия MS Word позволяет вам задавать приблизительную информацию. Даже для имени файла вам будет предоставлена возможность выбора: Содержит, Начинается на и Заканчивается на. В этом случае в поле Значение следует ввести слова, которые вам удастся вспомнить из начала, конца или прочих частей документа.
При задании нескольких условий поиска, вы обязаны указать, каким образом MS Word должен собирать эти условия. Для этих целей используются переключатели И и ИЛИ . Если вы задали два или более условий и установили переключатель И , файл будет найден только в случае одновременного выполнения всех условий. То есть, чем больше информации вы ввели в окно диалога "Свойства" и чем больше из этой информации сохранилось у вас в памяти, тем быстрее вы найдете требуемый файл, собирая условия поиска по И .
Если ваши воспоминания отрывочны, в этом случае рекомендуется прибегнуть к помощи переключателя ИЛИ . В случае его установки MS Word находит файл даже в том случае, если выполняется одно из условий. Однако в этом случае будьте готовы к тому, что вам придется просматривать изрядное количество найденных файлов, прежде чем вы отыщете нужный.
С помощью кнопок Удалить, Восстановить, Добавить вы можете внести изменения в основное поле Найти файлы.
Специальные средства редактирования
Помимо простейших средств, описанных выше, в процессе редактирования можно использовать инструмент поиска и замены, который позволяет найти в документе нужное место или формат, а также осуществить контекстную замену всех вхождений указанных символов.
Немаловажным вопросом редактирования является проверка орфографии, грамматики и стиля
Как правило, на заключительном этапе редактирования выполняется перенос слов, позволяющий более компактно разместить текст в документе.
Использование поиска и замены
Наличие средства поиска и замены уже давно стало стандартом для приложений, предполагающих работу с текстом.. Инструмент поиска и замены в Word обладает несравненно более широкими возможностями.
Знакомство со средством поиска и замены мы начнем с поиска, который может осуществляться по достаточно сложным критериям. Для поиска в MS Word предназначено окно " Найти ", которое открывается выбором команды Правка | Найти или нажатием Ctrl+F.
Ниже приведены опции этого окна диалога:
Опция |
Назначение |
Что |
Определяет объект поиска. В это поле можно ввести данные непосредственно или вставить с помощью кнопок Формат и Специальный . Кроме того, кнопка раскрытия списка, расположенная в правой части поля, позволяет задать один из четырех последних использовавшихся критериев поиска |
Направление |
Определяет направление поиска. Вперед осуществляет поиск от текущего положения курсора (или начала выделенного блока) до конца документа (или выделенного блока), Назад - от текущего положения курсора (или конца выделенного блока) до начала документа (или выделенного блока). Опция Вездеосуществляет поиск в пределах всего документа |
Учитывать регистр |
Выполняет поиск с учетом прописных и строчных букв в критерии, заданном в поле Что |
Только слово целиком |
Выполняет поиск совпадений, являющихся самостоятельными словами |
Символы шаблона |
Позволяет использовать при задании критерия поиска специальные операторы, называемые шаблонами |
Снять форматирование |
Удаляет форматирование, ранее установленное для поляЧто |
Формат |
Определяет формат критерия поиска. Выводит на экран список элементов, которые можно использовать при установке формата. При этом критерий поиска может содержать текст или не содержать его вовсе |
Специальный |
Предоставляет список специальных символов, которые могут включаться в критерий поиска |
Найти далее |
Осуществляет поиск следующего вхождения критерия, указанного в поле Что |
Заменить |
Открывает окно диалога " Заменить ", которое позволяет выполнить замену найденных вхождений. При этом сохранятся критерий поиска, введенный в поле Что |
Копилка
Буфер обмена имеет существенный недостаток, заключающийся в том, что новый фрагмент, помещаемый в буфер, заменяет старое содержимое буфера. Таким образом, при каждой последующей записи в буфер предыдущая информация уничтожается.
Этого недостатка лишена копилка, которая не только не уничтожает содержащиеся в ней данные, но и дает возможность просмотреть содержимое и вставить в текст нужные элементы. Фрагмент документа может быть помещен в копилку не иначе, как вырезанием. В копилку можно поместить отдельные фрагменты текста, графики, таблицы и другие объекты из различных мест документа.
Объекты, помещенные в копилку, хранятся там в порядке поступления. Элементы отделены друг от друга символами абзаца. Содержимое копилки можно вставить в требуемое место документа как единое целое. В дальнейшем вы можете изменить в документе порядок следования элементов копилки.
Таким образом копилка представляет собой средство множественной вырезки и вставки.
Помещение объекта в копилку:
Выделите фрагмент текста, который требуется поместить в копилку.
Нажмите Ctrl+F3, выделенный блок удаляется из документа и помещается в копилку.
Для просмотра содержимого копилки :
Выберите команду Правка | Автотекст .
Из списке элементов автотекста выберите Копилка . Содержимое копилки будет отображено в разделе " Образец ".
Вставка содержимого копилки в документ может осуществляться с сохранением содержимого копилки или с очисткой копилки, если необходимость в ее содержимом отсутствует.
Вставка содержимого копилки с последующей ее очисткой:
Установите курсор в требуемое место.
Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F3 .
Вставка копилки с сохранением ее содержимого
Установите курсор в требуемое место.
Напечатайте в точке вставки текст: "Копилка" и нажмите кнопку Автотекст . В качестве альтернативного средства вы можете нажать клавишу F3 .
Проверка орфографии
Обязательным требованием, предъявляемым к мощным современным текстовым редакторам является наличие средства проверки орфографии. Задача проверки орфографии заключается в том, чтобы облегчить редактирование, и от того, сколь полно эта задача решена, зависит качество текстового редактора. Это достаточно непростая задача, но в MS Word она успешно решена.
Автоматическая проверка орфографии
Проверка орфографии в MS Word может осуществляться в процессе ввода текста. Для включения автоматической проверки орфографии следует воспользоваться вкладкой " Орфография " окна диалога " Параметры ", где нужно установить флажок Автоматически проверять орфографию .
Теперь в процессе ввода текста MS Word будет автоматически выделять сомнительные слова, подчеркивая их волнистой линией. Вы можете по своему усмотрению реагировать на замечания MS Word или оставить их без внимания. В том случае, если вы согласны с замечанием и намерены исправить ошибку, поступите следующим образом.
Установите курсор на слове, подчеркнутом волнистой линией.
Нажмите правую кнопку мыши. При этом открывается контекстное меню проверки орфографии.
Обычно MS Word предлагает слова для замены из встроенных словарей. Если вам подходит одно из предложенных MS Word слов, выберите его, тогда подчеркнутое слово будет заменено на указанное.
Если MS Word подчеркнул правильно написанное слово, вы можете поступить следующим образом:
Если вы часто используете данное слово или выражение, выберите Добавить, в результате чего MS Word внесет это слово в имеющийся словарь
Если слово встречается несколько раз, но вы не хотите включать в его словарь, выберите Пропустить все
Проверка уже введенного текста
Если вы не хотите отвлекаться на исправления текста в процессе ввода, то можете отключить автоматическую проверку орфографии. Вы всегда можете проверить орфографию уже введенного текста или его фрагмента, выполнив одно из следующих действий:
Выберите команду Сервис | Орфография
Нажмите кнопку Орфография на стандартной панели инструментов
Нажмите F7 на клавиатуре
MS Word осуществляет проверку орфографии достаточно быстро. Проверка сводится к сравнению слов, присутствующих в документе, со словами из словаря MS Word. Встречая слово, которое отсутствует в словаре MS Word, автоматически открывает окно диалога " Орфография ".
Не исключено, что нераспознанное слово написано правильно, но его нет в словаре MS Word. В таком случае, если слово используется часто, его следует ввести в существующий словарь или создать свой собственный словарь по определенной тематике.
Окно диалога "Орфография" предназначено для проверки орфографии в активном документе, включая текст колонтитулов, сносок, концевых сносок и примечаний. Ниже приведены опции этого окна:
Опция |
Назначение |
Нет в словаре |
Отображает слово, не найденное в основном словаре, а также в открытых вспомогательных словарях |
Заменить на |
Позволяет выбрать слово из списка Варианты, чтобы заменить им слово, не найденное в открытых словарях. В этом поле вы можете отредактировать слово, выбранное из словаря, или самостоятельно ввести нужное слово |
Варианты |
Предлагает список слов для замены из основного словаря и открытых вспомогательных словарей |
Добавлять слова в |
Позволяет выбрать словарь, в который нужно добавить слово, содержащееся в поле Нет в словаре |
Пропустить |
Пропускает без изменения слово, присутствующее в поле Нет в словаре, и продолжает проверку орфографии |
Пропустить все |
Пропускает без изменения все вхождения слова, присутствующее в поле Нет в словаре, и продолжает проверку орфографии, оставляя без внимания все последующие вхождения этого слова |
Возобновить |
Продолжает проверку орфографии после внесения изменения в документ |
Заменить |
Заменяет слово, присутствующее в поле Нет в словаре, словом, содержащимся в поле Заменить на |
Заменить все |
Заменяет все вхождения в документе слова, присутствующим в поле Нет в словаре, словом, содержащимся в поле Заменить на |
Добавить |
Добавляет слово, содержащееся в поле Нет в словаре, в словарь, указанный в списке Добавлять в |
Варианты |
Предлагает список замен для найденного слова |
Автозамена |
Добавляет слово в список автозамены, чтобы все ошибки в его написании исправлялись автоматически |
Параметры |
Отображает вкладку "Орфография" окно диалога "Параметры", в котором можно задать правила проверки орфографии, применяемые в MS Word |
Вернуть |
Отменяет последнее действия, выполненное в ходе текущего сеанса проверки орфографии. Многократное нажатие этой кнопки позволяет отменить несколько действий в обратном порядке (вначале последнее, затем предпоследнее и т.д.) |
Отмена |
Закрывает окно диалога "Орфография". Если в документ были внесения изменения, кнопка Отмена заменяется на Закрыть |
Проверка орфографии при работе с другими языками
Если при работе в MS Word с любым из иностранных языков вам потребуется проверить орфографию на этом языке, вы должны установить словарь соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.
Для проверки текстов, написанных на других языках выполните следующие действия:
Выделите фрагмент текста, написанный на иностранном языке.
Выберите команду Сервис | Язык , появится окно диалога " Язык ".
Выберите из списка Пометить выделенный текст как язык, с которым вы работаете.
Если на иностранном языке набран весь текст, то имеет смысл заменить язык по умолчанию. Если же на другом языке набраны отдельные фрагменты, то изменять установку по умолчанию не целесообразно.
При необходимости нажмите кнопку По умолчанию . Вам будет предложено подтвердить, действительно ли вы хотите заменить язык, используемый по умолчанию.
Нажмите OK.
Настройка проверки орфографии
Настройка проверки орфографии осуществляется с помощью вкладки " Орфография " окна диалога " Параметры ". Для открытия этого окна выберите команду Сервис | Параметры . Если вам потребуется изменить настройку непосредственно в процессе проверки орфографии, для открытия этой вкладки воспользуйтесь кнопкой Параметры из окна диалога " Орфография ".
Ниже приведены назначения опций этой вкладки.
группа Предлагать |
|
Автоматически |
Показывает предлагаемые варианты написания неправильных слов, найденных в ходе проверки орфографии |
Только из основного словаря |
Показывает предлагаемые правильные варианты написания, взятые из основного словаря, но не из вспомогательных словарей |
группа Пропускать |
|
Слова из прописных букв |
Пропускает слова, при написании которых использованы прописными буквами |
Слова с цифрами |
Пропускает слова с цифрами |
кнопкаВосстановить |
Очищает в окне диалога "Орфография" содержимое списка Пропустить все. В результате MS Word не будет игнорировать слова, внесенные с список Пропустить все в текущем сеансе MS Word |