Создание форм

Записи базы данных можно просматривать и редактиро­вать в виде формы. Преимущество табличного представле­ния данных в том, что запись образует строку в таблице, и это дает возможность наблюдать несколько записей одновре­менно. Однако часто табличный вид не позволяет видеть полно­стью всю информацию на экране. Если таблица содер­жит достаточно много полей, а значения полей содержат много символов, то не все поля таблицы могут умещаться на экране, а значения полей могут быть видны не полностью.

Форма отображает одну запись в удобном для пользова­теля виде. В процессе создания формы можно указать, ка­кие поля базы данных включить в форму, как расположить поля в окне формы, а также как можно сделать форму визу­ально привлекательной.

Фактически с помощью формы создается графический интерфейс доступа к базе данных, который может содер­жать различные элементы управления (текстовые поля, кнопки, переключатели и т. д.), а также надписи. Обычно на форме размещаются надписи, являющиеся именами по­лей базы данных, и текстовые поля, содержащие данные из базы данных.

Пользователь может изменять дизайн формы (размер, цвет и т. д.), элементов управления и надписей.

Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Поэтому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.

Создавать формы, как и запросы, можно в режиме мастера или конструктора. Как правило, создают формы в мастере, а редактирование готовых форм осуществляют в конструкторе. В процессе редактирования можно изменить расположение полей, добавить заголовки, поместить на форму элементы управления и т.д.

Создадим форму для таблицы «Ученик». Для этого перейдем на вкладку Формы окна БД и щелкнем по строке Создание формы с помощью мастера.

На первом шаге мастера в раскрывающемся списке укажем источник данных - таблицу «Ученик», после чего перенесем из списка Доступные поля в список Выбранные поля все поля таблицы с помощью кнопки с двойной стрелкой (>>).

Нажмем кнопку Далее.

Второй шаг предусматривает выбор внешнего вида формы. Выберем, например, режим в один столбец и нажмем кнопку Далее.

На третьем этапе работы мастера следует выбрать стиль, который будет применен для дизайна создаваемой формы. Воспользуемся стилем Стандартный и нажмем Далее.

Последний, четвертый этап предполагает задание имени новой форме (по умолчанию предлагается имя, совпадающее с названием таблицы-источника). Введем имя «Форма Ученик», оставим выбранным пункт Открыть форму для просмотра и ввода данных, который предлагается по умолчанию, и для завершения работы мастера нажмем кнопку Готово.

В результате будет получена многостраничная форма, в которой отображается информация об учащихся.

Перемещение между записями, а также добавление новых записей в форме выполняется с помощью средства Запись, кнопки управления которого находятся в нижней части окна.

Можно также создавать составные формы, включая в основную форму подчиненные. Создадим форму, в которой отображались бы не только оценки учащегося, но и его анкетные данные. Для начала создадим простую форму, источником для которой будет таблица «Контрольная неделя». Сделаем это с помощью мастера, а процесс будет полностью аналогичен созданию формы для таблицы «Ученик».

Затем закроем форму и вновь откроем ее, но уже в режиме конструктора.

Теперь нужно добавить подчиненную форму. Для этого щелкнем по кнопке Подчиненная форма/отчет Панели элементов (если Панели элементов нет на экране, нужно воспользоваться пунктом меню Вид – Панели инструментов - Панель элементов).

Затем щелкнем на пустом месте формы. В результате активируется мастер подчиненных форм.

На первом шаге мастера происходит выбор типа источника данных для подчиненной формы. В данном случае нужно выбрать пункт Имеющиеся формы и нажать кнопку Далее.

На втором шаге мастера производится выбор поля связи между главной и подчиненной формами. В данном случае мастер автоматически определит это поле и нужно лишь нажать кнопку Далее.

На третьем шаге задается имя для подчиненной формы (например, «Анкетные данные ученика») и нажимается кнопка Готово.

В результате получим сложную форму, в которой использование подчиненной формы, дает возможность, просматривая оценки, видеть данные об ученике, не переключаясь на другие формы или таблицы.