1) Политика, процедуры и правила.
Примером планов постоянной реализации можно назвать политику, процедуры и правила. Сформулированная политика является общим руководством работы для служащих, основываясь на котором они принимают свои решения.
Процедуры уточняют, что необходимо делать в конкретной ситуации. Политика и процедуры часто используются совместно. Правило – это очень конкретная рекомендация по действиям, которой служащие должны неукоснительно следовать.
2) Составление бюджета.
Большинство из нас знакомы с бюджетами; мы узнаем о них впервые, когда получаем наши первые карманные деньги. Как многие помнят, часто эти деньги заканчиваются до того, как наступает конец недели. Вот почему организации планируют использование своих финансовых ресурсов. Бюджет – это план, распределяющий деньги по конкретным видам деятельности. Существуют бюджеты по доходам (от продаж) и издержкам (расходам) на капитальное оборудование, на оборудование, ожидаемый срок которого составляет несколько лет.
Бюджеты пользуются такой популярностью потому, что они заставляют менеджеров прогнозировать, какими будут продажи и расходы, т.е. не тратить все деньги еще до того, как неделя закончится. Бюджеты активно используются на всех уровнях организаций, начина от корпоративного до самых небольших подразделений. После того как оценка доходов конкретного подразделения получена, далее определяются издержки и на выходе получается доля, составляющая прибыль. Эту часть профессионалы называют нижней линией.
Бюджеты популярны потому, что их можно использовать в любом виде деятельности и повсеместно. Другими словами, бюджет – это прием планирования, заставляющий менеджеров нести финансовую ответственность.
3) Календарное планирование.
Составление графиков (календарное планирование) связано с планированием на основе прогнозов бизнеса и определением необходимого числа служащих и их расстановкой по рабочим местам. Основная цель всех этих действий – обеспечить требуемый уровень услуг. Из-за повышающихся издержек на труд и бонусы календарное планирование должно вестись предельно тщательно, чтобы избегать как нехватки, так и избытка персонала.
4) Управление проектом.
Управление проектом означает задачу выполнения проекта своевременно и в рамках выделенного бюджета. В отрасли гостеприимства существуют самые разные проекты, выполняемые на каждом уровне корпорации. Например, на уровне отдельной единицы это изменение или обновление существующего здания, на уровне подразделения – установка нового оборудования или новой кассовой системы.
Компании индустрии гостеприимства все активнее используют управление проектами, так как этот подход хорошо соответствует их запросам к гибкости и возможности быстрого реагирования на возникающие ситуации на рынке. Иногда у организации есть конкретный запрос на проект, не вписывающийся в регулярный график планирования, и поэтому они прибегают к управлению проектом. Управление проектом работает в следующем виде. Допустим, необходимо выполнить конкретный проект – лучше решать процессы экологии в своей деятельности. Организация гостеприимства создает команду служащих из разных подразделений и поручает им разработать план достижения заданной цели – добиться более благоприятной экологической среды.
Шаги процесса планирования проекта:
Шаг 1: Определение целей проекта.
Шаг 2: Определение необходимых ресурсов и видов деятельности.
Шаг 3: Определение последовательности действий.
Шаг 4: Составление графика видов деятельности по повышению проекта.
Шаг 5: Распределение ответственности за задачи и средств.
Процесс начинается с четкого формулирования цели проекта. Это необходимо, так как менеджеры и члены его команды должны точно знать, чего следует ожидать на выходе. После этого нужно определить все виды деятельности и ресурсы, потребующиеся для достижения этих целей. Какие служащие и какие материалы необходимы, чтобы выполнить проект? После того, как виды деятельности определены, следует установить последовательность действий. Какие виды деятельности должны быть завершены до того, как можно начать выполнять другие? Какие виды деятельности можно выполнить одновременно? Для выяснения этого используются графики Гантта или метод оценки и пересмотра планов. Затем необходимо привязать виды деятельности по проекту ко времени. Сначала выполняются временные оценки по каждому виду деятельности, после чего эти оценки используются при составлении общего графика проекта и определения даты его завершения.
Отдельными крупными задачами могут быть отслеживание того, кто что делает и недопущение сбоев. Разработайте, а затем используйте документ дифференциации для членов проектной команды. Документ дифференциации или, как его еще называют, диф – док, это мощный инструмент, где показывается распределение ответственности за выполнение каждой задачи и ее составляющих в проекте на отдельные группы. В нем определяется, кто участвует в реализации программы, каков ее бюджет, как осуществляется управление, проектирование, конкретизация деталей, одобрение, поставки, монтаж и работа по каждой части разработки или процесса обновления. Этот документ также может быть выполнен более широко и включать бюджетные разделы по каждой конкретной задаче.