3. Организация работы по сбору информации и изучению контрагентов
Правильный выбор торговых партнеров очень важен, поэтому предприятия и организации, стремящиеся к внешнеэкономической деятельности, должны хорошо организовать и методически отладить эту работу. Было бы ошибкой прибегать к сбору информации по фирмам-партнерам
только эпизодически или в период подготовки переговоров с ними. Эта деятельность должна вестись постоянно и тщательно.
Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать;
а) предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;
б) текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;
в) выявление и изучение новых фирм и организаций — возможных контрагентов по экспорту и импорту;
г) систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта и импорта;
д) наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.
Изучение фирм, работающих на определенном рынке, складывается из сбора информации о фирме и систематизации сведений в определенном порядке. Для получения интересующих сведений контрагенты используют все возможные источники информации, которые можно получить через сложившуюся на мировом рынке систему и которые являются обычными в практике любой фирмы, участвующей в международной торговле.
Информация по фирме, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в досье на фирму.
Вопросы, по которым подбирается материал для досье, могут быть разделены на две группы:
1) вопросы общей характеристики фирмы, включая выяснение ее рода деятельности, номенклатуру производства и торговли, размеры производства, и другие вопросы, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара;
2) вопросы по специальным аспектам, имеющим отношение непосредственно к заключению контрактов.
К ним относятся вопросы кредитоспособности, финансового положения фирмы, загрузки ее заказами, заинтересованности в получении заказов от иностранных контрагентов, выяснения ее взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, участия фирмы в артельных и других соглашениях, а также деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается проведение переговоров.
Наиболее ценной информацией дли досье считаются сведения, полученные при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, а также в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм, справки банков и специализированных информационных фирм.
Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеторговой организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:
а) карта фирмы — базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме;
б) сведения о переговорах с фирмой;
в) сведения о деловых отношениях.
Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы:
страна, почтовый адрес, телефон, факс;
год основания;
предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;
производственные мощности, торговый оборот, число работников или другие данные, характеризующие производственные возможности И объем деятельности (по годам);
данные, характеризующие финансовое положение;
филиалы, дочерние предприятия, участия и прочие связи (картельные, финансовые, персональные и т.д.);
важнейшие конкуренты;
владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с вашими организациями;
оборот, в том числе по разным рынкам;
отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).
Для подбора и систематизации сведений о фирме используется широкий круг материалов, характеризующих ее: оперативная информация, данные периодической печати, годовые отчеты, сведения специализированных информационных организаций.
В разделе досье по производственным мощностям указываются объем выпускаемой продукции, число рабочих и служащих, важнейшие предприятия, размер производственных площадей, количество единиц оборудования.
По торговому обороту собирается информация о количестве имеющихся у фирмы контор, отделений, магазинов и складов и объеме годовых оборотов, об удельном весе фирмы в производстве, экспорте и импорте соответствующих товаров.
Сведения о финансовом положении фирмы могут быть получены из балансов, справочников, справок кредит-бюро и банков, других источников. В этом разделе отражают по годам объемы капитала, обороты, прибыль или убытки, а также другие данные, характеризующие финансовое положение фирмы.
В разделе, информирующем о связях фирмы, перечисляются филиалы и дочерние предприятия, в которых данная фирма участвует своими капитанами или имеет с ними какие-либо другие связи, указывается размер участия или характер связи.
В информационном блоке по важнейшим конкурентам фирмы указывают название конкурента, страну и наименование конкурентного товара.
В сведениях о владельцах, руководителях фирмы приводятся наименования юридических лиц и фамилии физических лиц, являющихся фактическими владельцами данной фирмы. Если имеется несколько владельцев, указывают долю участия каждого из них в капитале фирмы. Для акционерного общества перечисляются фамилии акционеров, владеющих большим числом акций, указываются фамилии руководителей фирмы и работников с указанием сведений о деловых качествах.
Все заносимые в карту сведения должны иметь указание о том, к какому периоду они относятся, а также ссылку на использованный источник.
Кроме, данных, перечисленных в карте, в досье фирмы должны собираться:
характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, осуществляющих непосредственный контакт с вашими организациями;
данные балансов фирмы за хозяйственный год;
данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и о ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе на российском рынке).
Карта фирмы является необходимым источником изучения фирмы. При изучении же государственных, полугосударственных и кооперативных организаций наряду с картой фирм используют материалы по следующим вопросам:
на какую группу товаров и на какую территорию страны или группы стран распространяется монопольное право на экспорт или импорт, предоставленное изучаемой организации;
каков удельный вес организации в импорте и экспорте данной группы товаров и во внешнеторговом обороте страны в целом за последние голы;
каковы особенности возникновения и развития организации;
в ведении какого правительственного учреждения находится организация;
какова организационная структура и схема управления организации;
каковы положение и деятельность на внутреннем рынке, связи с частным сектором.
При составлении характеристик на государственные, полугосударственные и кооперативные организации указываются и подробно освещаются такие вопросы, как характер взаимоотношений данной организации с правительственными органами и ее роль в экономике страны, а при персональной характеристике руководства — принадлежность к политическои партии, личные связи с правительством и деловыми кругами этой страны.
К специфическим видам фирм относятся также агентские фирмы. В их досье вносятся данные о сроке действия агентского соглашения, минимальном объеме продаж, размере комиссионных, виде агентства, территории, охватываемой деятельностью данной фирмы.
Важное место в досье на фирму занимают такие документы, как "сведения о переговорах" и "сведения о деловых отношениях". В них фиксируется информация, источником которой являются личные наблюдения и впечатления оперативных работников, полученные в процессе переговоров, в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий фирмы. Такого рода сведения являются главными и наиболее ценными источниками информации о деловых качествах фирмы и ее представителей.
Сведения о переговорах с фирмой собирают после завершения переговоров с фирмой. Основные вопросы для изучения:
а) предмет переговоров;
б) результат переговоров;
в) характеристика представителей фирмы, проводящих переговоры, вплоть до черт характера (слабых и сильных их сторон), степень владения коммерческими и техническими вопросами;
г) поведение фирмы во время переговоров;
д) деловые отношения с другими российскими организациями.
Сведения о деловых отношениях. В отличие от сведений о переговорах, которые составляются после каждого раунда переговоров с фирмой, сведения о деловых отношениях составляются один раз год и отражают опыт работы с фирмой в течение года. К ним относятся сведения о выполнении фирмой условий контрактов, ее заинтересованности в работе с данным рынком, деловых качествах фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контрактов.
Досье на фирмы пополняется систематически, при этом перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлый период.
В принципе каждая организация может подготовить для собственных нужд свой вариант фирменного досье, учитывая при этом специфику своей работы на мировом рынке и особенности круга своих контрагентов.
Для осуществления работы по изучению иностранных контрагентов используются не только собственные каналы информации, но и услуга специализированных организаций и ведомств. Так, большой объем информации сосредоточен в кабинете фирм Всероссийского научно-исследовательского конъюнктурного института (ВНИКИ). Кабинет фирм ведет досье на фирмы, представляющие интерес для российских участников внешнеэкономической деятельности в качестве контрагентов и конкурентов, систематизирует материалы о наиболее крупных фирмах и монополиях, подбирает библиотеку фирменных справочников, предоставляет участникам внешнеэкономической деятельности информацию, способствующую правильному выбору фирмы-контрагента.
Подобные услуги оказывает и ряд других организаций, в частности Торгово-промышленная палата России.
Определенное содействие в получении информации о потенциальных партнерах могут оказать работники загранаппарата России. Торговые представительства и аппараты торговых советников постоянно следят за изменениями в деятельности и финансовом положении крупнейших фирм-партнеров российских организаций в стране пребывания и могут предоставить имеющуюся у них информацию.
На российском рынке информационные услуги соответствующего профиля предоставляет в настоящее время и ряд иностранных информационных фирм, в том числе известная американская компания "Дан энд Брэдстрит". Специалисты этой компании ведут досье на многие тысячи компаний по всему миру.
Существует большое количество показателей оперативной и финансовой отчетности фирмы, с помощью которых дается оценка результатов ее деятельности. Основными формами отчетности фирмы, используемыми для анализа, являются баланс, счет прибылей и убытков, счет поступлений и расходования средств.
Баланс — это документ, отражающий в стоимостном выражении активы фирмы и источники их формирования по состоянию на определенную дату, обычно на конец квартала или года.
Счет прибылей и убытков отражает результаты хозяйственной деятельности фирмы за отчетный период и наряду с балансом является важнейшей и обязательной формой финансовой отчетности акционерных обществ.
Счет поступлении и расходования средств позволяет определить объем самофинансирования и финансирования за счет заемных средств, текущих капиталовложений и других затрат.
Используемые в процессе анализа показатели можно подразделить на абсолютные и относительные. К абсолютным относятся различные данные, характеризующие масштаб операций фирмы, ее производственные мощности, результаты производственной и сбытовой деятельности и т.д. В большинстве своем эти данные берутся из ее финансовой и оперативной отчетности.
Относительные показатели представляют собой различные коэффициенты или отношения, рассчитываемые путем соотнесения абсолютных показателей друг с другом. Анализ относительных показателей основывается на том, что в практике коммерческих фирм складываются определенные соотношения показателей (например, отдельных статей баланса) в зависимости от сферы деятельности фирм или отрасли производства, что очень удобно для проведения различных сопоставлений.
Всю совокупность абсолютных и относительных показателей можно объединить в группы, характеризующие экономический потенциал фирмы, эффективность ее деятельности, конкурентоспособность и финансовое положение.
Показатели экономического потенциала фирмы. К числу показателей, характеризующих экономический потенциал фирмы, относятся: сведения об активах, объемах продаж, о чистой или валовой прибыли, об основном капитале, оборотном капитале, о капиталовложениях, собственном и заемном капитале, капитализированной прибыли, производственных мощностях, научно-исследовательской базе и расходах на НИОКР, информация об общем числе занятых и др.
Для характеристики масштаба операций фирмы используются такие показатели, как объем продаж, величина активов, собственного капитала, число занятых. Все эти показатели сами по себе мало о чем говорят, но в сравнении с аналогичными показателями других фирм данной отрасли или страны они позволяют составить представление о ее солидности или масштабах операций.
Показатели эффективности деятельности фирмы. К числу этих показателей относится целый ряд абсолютных и относительных показателей, важнейшим из которых считается размер прибыли. Именно прибыль является конечной целью и основным критерием деятельности любой коммерческой фирмы. Размер прибыли в абсолютном выражении кладется в основу исчисления целого ряда относительных показателей рентабельности.
К группе важных показателей относится и объем продаж. Он свидетельствует не только о масштабах деятельности фирмы, но и о темпах ее роста. Этот показатель является также базовым для вычисления ряда относительных показателей эффективности. Среди них можно выделить следующие.
Отношение объема продаж к активам (коэффициент капиталоотдачи) и отношение объема продаж к основному капиталу характеризуют эффективность использования всех средств, имеющихся в распоряжении фирмы, в первом случае и средств, вложенных в основной капитал, — во втором. Рост этих показателей отражает либо повышение эффективности ее операций, либо инфляционный рост цен, что может сочетаться со снижением рентабельности использования основного капитала и активов в целом.
Показатели конкурентоспособности фирмы. Здесь имеются в виду возможности фирмы предложить товар, отвечающий требованиям покупателя, т.е. определенного качества, в нужном количестве, в необходимые сроки и на более выгодных условиях поставки, чем конкуренты.
О конкурентоспособности можно судить и по таким экономическим показателям, содержащимся в финансовой отчетности фирм, как:
динамика продаж в стоимостном и количественном выражении. Если стоимость реализованной продукции растет быстрее, чем ее физический объем, значит, спрос на нее повышается (при этом необходимо учитывать фактор инфляционного роста цен). Если картина обратная, следовательно, продукция перестает пользоваться спросом и фирма вынуждена снижать цены на нее;
отношение объема продаж к стоимости материально-производственных запасов. Этот показатель называется коэффициентом спроса, так как характеризует спрос на изделия фирмы. Уменьшение этого показателя свидетельствует о замедлении оборачиваемости запасов: это либо снижение спроса на готовую продукцию, либо увеличение запасов сырья;
отношение объема продаж к стоимости нереализованной продукции дополняет два предыдущих и в случае уменьшения означает снижение спроса или перепроизводство продукции;
отношение объема продаж к сумме дебиторской задолженности отражает объем коммерческого кредита, предоставляемого фирмой клиентам. Обычно, чем выше спрос, тем меньше объем кредита. Уменьшение этого показателя говорит о сокращении продаж в кредит;
загрузка производственных мощностей. Как только фирма начинает испытывать трудности со сбытом готовой продукции, сразу же снижается загрузка производственных мощностей;
портфель заказов, если он значителен, характеризует высокий уровень спроса на продукцию фирмы;
объем и направление капиталовложений. Обычно фирма вкладывает капиталы в производство наиболее перспективных с ее точки зрения товаров. Если она прекращает вложение капиталов в данное производство, значит, не видит для себя перспектив получения в будущем достаточно высокой нормы прибыли, что может свидетельствовать о снижении конкурентоспособности данной продукции.
Показатели финансового положения фирмы. Финансовое положение фирмы определяется степенью финансовой независимости от внешних источников финансирования своей деятельности, способностью в необходимые сроки погашать свои финансовые обязательства, т.е. платежеспособностью, и возможностью предоставления кредитов клиентам, т.е. кредитоспособностъю.
Коэффициент финансовой независимости фирмы — отношение собственного капитала к итогу- баланса — отражает финансовую независимость фирмы от внешних источников финансирования. Чем выше это отношение, тем лучше ее финансовое положение. Считается, что общая сумма задолженности не должна превышать сумму собственного капитала.
Отношение всей задолженности к собственному капиталу, как и предыдущий показатель, отражает соотношение внешних и собственных источников финансирования, при этом задолженность не должна превышать собственный капитал.
Отношение собственного капитала к реальному основному капиталу показывает, в какой степени инвестирование капитала в основные фонды осуществляется за счет внутренних источников финансирования.
Отношение долгосрочной задолженности к собственному капиталу. Финансирование деятельности компании за счет долгосрочных кредитов, особенно в форме облигационных займов, выгодно для нее, если ее норма прибыли выше размера выплачиваемых процентов. Долгосрочный кредит позволяет значительно расширить масштабы операций фирмы и получить большую массу прибыли. Однако положение считается ненормальным, если долгосрочная задолженность превышает собственный капитал.
Коэффициент покрытия, или отношение оборотных активов к краткосрочной задолженности, — один из основных показателей платежеспособности фирмы. Он говорит о том, в какой мере краткосрочная задолженность фирмы покрывается ее оборотными активами.
Коэффициент ликвидности оборотных активов показывает долю наличности и быстро реализуемых ценных бумаг в оборотных активах. Чем выше этот коэффициент, тем выше ликвидность оборотного капитала и платежеспособность фирмы.
Выбор тех или иных показателей, характеризующих фирму, зависит от целей, которые ставит перед собой организация при выборе иностранного партнера. В любом случае наиболее важными факторами, которыми необходимо руководствоваться, являются репутация фирмы и ее продукции, надежное финансовое положение и платежеспособность, достаточный производственный и научно-технический потенциал.