- •Тема 8. Учет денежных средств, расчетных и кредитных операций
- •Расчетные отношения, их виды и формы
- •2. Учет денежных средств на расчетном счете и других счетах в банке
- •3. Учет кассовых операций и денежных средств в пути
- •4. Учет подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами
- •5. Учет банковских кредитов и заемных средств
- •Учет хозяйственных операций, выраженных в иностранной валюте
- •7. Инвентаризация денежных средств и расчетов
- •Тема 9. Учет долгосрочных инвестиций, основных средств нематериальных активов
- •1. Понятие, оценка и учет долгосрочных инвестиций
- •2. Понятие, классификация и оценка основных средств
- •3. Учет поступления основных средств. Организация аналитического учета основных средств
- •4. Учет амортизации основных средств
- •Линейный способ
- •Способ уменьшаемого остатка
- •5. Учет ремонтов основных средств
- •6. Учет выбытия основных средств
- •7. Учет операций по аренде основных средств
- •8. Инвентаризация основных средств и отражение в учете ее результатов
- •9. Особенности учета нематериальных активов
4. Учет подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные денежные средства. Для оплаты указанных расходов, в том числе расходов на служебные командировки, работникам выдаются наличные денежные средства из кассы организации под отчет.
Подотчетные лица – это работники организации, которым выдаются в подотчет наличные денежные средства из кассы на административно-хозяйственные расходы. Для проведения расчетов с подотчетными лицами приказом (распоряжением) руководителя утверждаются список работников организации, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства, размеры сумм и сроки, на которые выдаются наличные денежные средства под отчет, а также целевое назначение денежных средств, выдаваемых под отчет.
При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие условия: кассир выдает денежные средства под отчет на основании приказа (распоряжения) руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя, а также командировочного удостоверения; выдача денежных средств под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее выданному авансу; при не возврате в срок подотчетных сумм работодатель может удержать их из заработной платы работника. Для организации расчетов с подотчетными лицами приказом руководителя должны быть утверждены:
список лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет на хозяйственные расходы;
сроки, на которые выдаются денежные средства по отчет;
целевое назначение денежных средств, выдаваемых под отчет;
размер денежных средств, выдаваемых под отчет.
Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам. По полученным и израсходованным денежным средствам подотчетные лица составляют авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением к нему оправдательных документов. Авансовый отчет представляется в бухгалтерию не позднее трех дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. После проверки авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к учету. Неиспользованная сумма аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, перерасход денежных средств выдается из кассы по расходному кассовому ордеру.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные расходы, в том числе на расходы, связанные со служебными командировками. По дебету счета отражаются выдача денежных средств под отчет и возмещение подотчетному лицу перерасхода денежных средств, по кредиту счета - использование подотчетных сумм согласно авансовому отчету и возврат неиспользованных подотчетных сумм. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Выдача денежных средств под отчет из кассы организации и возмещение подотчетному лицу перерасхода денежных средств отражается записью:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 50 «Касса».
Приобретение товарно-материальных ценностей через подотчетное лицо оформляется следующим образом:
Дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 41 «Товары», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и др.
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Оплата подотчетным лицом расходов, связанных с текущей деятельностью организации отражается записью:
Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При направлении работника в командировку следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки». В соответствии со статьей 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Направление работника в командировку оформляется унифицированными формами первичной учетной документации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Перед началом служебной командировки работнику выдается денежный аванс, для определения размеров которого в бухгалтерии составляется смета командировочных расходов. Работнику возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, связанные с командировками, к которым относятся:
расходы по проезду, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного проживания (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Размеры расходов на командировки (в том числе суточных) определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В соответствии со статьей 167 ТК РФ за весь период нахождения работника в командировке за ним сохраняется средний заработок.
После возвращения из командировки работник предоставляет в бухгалтерию следующие документы: командировочное удостоверение, авансовый отчет, служебное задание и отчет о проделанной работе. В бухгалтерии проверяется наличие оправдательных документов, которые подтверждают командировочные расходы (проездные документы, документы о найме жилого помещения и т.д.) и осуществляется их сверка с данными, отраженными в авансовом отчете.
Списание расходов по командировке, связанной с управленческими нуждами организации, отражается записью:
Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Списание расходов по командировке, связанной с приобретением товарно-материальных ценностей, оформляется следующим образом:
Дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 41 «Товары», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В настоящее время предельный норматив суточных, которые не включаются в доход командированного работника, и не облагаются налогом на доходы физических лиц, составляет сумму 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.