Оформление номенклатуры дел.
Номенклатура дел организации, предприятия представляет собой, как правило, многостраничный документ. Первый лист номенклатуры оформляют на общем бланке предприятия формата А4.Состав и оформление реквизитов, площади их размещения определены ГОСТ Р 6.30-2003.
Второй и последующие листы оформляют на бумаге формата А4, страницы нумеруют.
Номенклатура включает следующие реквизиты: наименование предприятия, наименования вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.
Текст номенклатуры дел имеет табличную форму. Таблица состоит из пяти граф.
В графе "Количество дел (томов)" указывают количество, дату начала и окончания дела, количество листов в оконченном деле.
При определении сроков хранения дел за основу принимают "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения ". В графе 4 указывают срок хранения данной группы документов по Перечню, номер статьи .
В графе 5 "Примечание" проставляется отметки: о не заведении дел("Дело не заведено"), о переходящих делах, об уничтожении дел о месте хранения подлинников.
По окончании календарного года сведения о количестве заведенных дел вносятся в итоговую запись, которая также имеет табличную форму и располагается в конце номенклатуры дел.
Форма сводной номенклатуры дел
ЗАО «Оптимальное решение»
«УТВЕРЖДАЮ»
ПЛАНОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор
На 2008 г. ________И.И. Иванов
Омск «25» декабря 2007г.
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
||
Код |
Номер |
|||||
Срок |
Номер |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
||
01 |
|
Служба ДОУ |
|
|
|
|
01 |
1 |
Приказы по основной деятельности организации |
|
пост. |
6а |
|
01 |
2 |
Журналы регистрации исходящей корреспонденции |
|
3 года |
72б |
|
01 |
3 |
Журналы регистрации входящей корреспонденции |
|
3 года |
72б |
|
01 |
4 |
|
|
|
|
|
02 |
|
Отдел кадров |
|
|
|
|
02 |
1 |
Штатное расписание |
|
пост. |
32а |
|
02 |
2 |
Приказы о приеме, увольнении, перемещении, поощрении |
|
75 лет |
6б |
|
02 |
3 |
Личные дела сотрудников |
|
75 лет |
337б |
|
02 |
4 |
… |
|
|
|
|
03 |
|
Финансовый отдел |
|
|
|
|
03 |
1 |
… |
|
|
|
|
04 |
|
Бухгалтерия |
|
|
|
|
04 |
1 |
… |
|
|
|
|
Согласованно:
Начальник службы ДОУ ___________________________В.П.Громов
«14» декабря 2007г.
Зав. архивом
«19» декабря 2007г. __________________________А.В. Сазонов
Главный бухгалтер
«21» декабря 2007г. __________________________С.И.Лебедев
________________
* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М., 2002.
ЗАО «Оптимальное решение»
Омск