10.4. Виды контроля

В управленческой практике различают несколько видов контроля. Общий — контроль управляемой системы в целом. Функциональный — контроль отдельной функции или отдельного

подразделения, отдельного участка. Предварительный — контроль на начальной стадии выполнения задания. Данный вид контроля осуществляется менеджером преимущественно на стадии создания компании или на стадии начала каких-либо работ. На стадии формирования и организации фирмы в функции менеджера входит контроль над разработкой нормативных доку-

ментов, формулировкой прав и обязанностей сотрудников, а же за подготовкой и изданием документов внутреннего дейси на фирме.

При осуществлении предварительного контроля менеджер должен обязательно учитывать наличие материальных, человеческих и финансовых ресурсов. В области материальных ресурсов осуществляется контроль за качеством сырья и состоянием основных средств. В области человеческих ресурсов контроль достигается путем анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач предприятия. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответы на вопросы: когда? сколько? какие средства (наличные и безналичные) потребуются предприятию? На стадии предварительного контроля возможно выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты. Предварительный контроль имеет две разновидности: диагностический и терапевтический. Такие названия пришли в менеджмент из медицины. Диагностический — контроль, включающий такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п. Эти категории указывают на то, что на предприятии что-то не в порядке. Терапевтический — контроль, позволяющий не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры. В ходе работы неизбежно возникают изменения и отклонения, требующие корректировки ранее составленных планов. Текущий контроль в данной ситуации играет роль основы системы обратной связи. Своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы позволяет с помощью текущего контроля оперативно корректировать и регулировать такие отклонения, направляя протекание процесса работы в соответствии с разработанным планом и используя внешние ресурсы для внутреннего применения. Другое название данного вида контроля — оперативный. Оно показывает одно из его основных преимуществ — оперативность. Объектом текущего контроля чаще всего являются сотрудники, а выполняет его — их непосредственный руководитель. Такой контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Промежуточный — контроль в середине выполнения задачи или

работы. Заключительный, или финальный, — контроль, осуществляемый по окончании выполнения задания или работ. Цель заключительного контроля — предотвращение ошибок в будущем. Такой вид контроля осуществляется после окончания какой-либо определенной работы или этапа работы. Он должен быть выполнен качественно и непременно иметь большую достоверность,так как основная суть здесь заключается в сравнении фактически полученных данных с запланированными. Такое сравнение позволяет объективно судить об эффективности производства и управления на предприятии. Недостатком заключительного контроля является его меньшая оперативность по сравнению с текущим контролем. Плановый — контроль, осуществляемый в плановом порядке,

например, ежемесячно, ежеквартально. Внезапный — контроль, осуществляемый при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия. Например, поступают жалобы на систематические опоздания сотрудников или грудники не выполняют своих должностныхобязанностей, постоянно пьют чай или устраивают перекуры. На любом предприятии существует внутренний контроль — система мер, обеспечивающая нормальную работу предприятия,зычно внутренний контроль осуществляется силами самого предприятия. Например, в финансовой области речь может идти о сохранности активов, достижении плановых показателей, в томчисле по прибыли. Такого рода контроль осуществляется обычно хминистрацией предприятия. Кроме того, имеет место внутренний бухгалтерский контроль. Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами предприятия, используется данные анализа, в том числе статистического, материалы щенки качества выполнения планов и т.д. С точки зрения контюля со стороны бухгалтерии, здесь оценивается строгое соблюдение сотрудниками решений руководства, правил отчетности,в частности, точное отражение в ней производимых операций.Внешний — контроль, осуществляемый специалистами со стороныили сторонними организациями, например, контроль санэпидемстанции, аудиторская проверка и т.д. Проверка итогов работыпредприятия аудиторской фирмой нацелена на определение уровня достоверности показателей, содержащихся в документах и отчетах. В данном случае задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений, все остальные отклонения требуется зафиксировать и устранить.

10.5. Общие требования к эффективно поставленному контролю. Характеристика эффективного контроля

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии. Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязаельств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустремленным; ориентироваться на результаты; соответствовать характеру деятельности предприятия; быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным.

Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным. Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий. Во-первых, менеджеру важно самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции ≪ловить, изобличать и критиковать≫, а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков. Во-вторых, необходимо постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления (например, при доведении задания устанавливать срок его исполнения). В-третьих, контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты. Используется сочетание планового и внезапного контроля и т. п. В-четвертых, менеджеру важно правильно выбрать объекты,

≪точки≫ приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления. В пятых, контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной деятельности. Эффективность влияния на людей. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы: Какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные)? Вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции? (Если да, то речь идет о демотивации труда, которая может нести глубокие негативные последствия как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает.)

Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том, о контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению от-

онений и выработке эффективных решений. Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Некорректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, естественно, негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда. Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе. Отрицательные последствия влечет за собой также гласный контроль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем. И, наконец, самое главное правило, которое должен соблюдатъ любой менеджер: контроль не может быть следствием недове-

ия к работнику, контроль —это функция менеджера.