Электронный офис

Электронный офис (ЭО) – это инструмент для оптимизации наиболее трудоемких бизнес-процессов, который позволяет работать с внутренней и внешней информацией компании в едином информационном пространстве.

Функции электронного офиса:

• Менеджмент поручений

• Электронный документооборот

• Управление взаимоотношениями с клиентами

• Управление проектами

• Автоматизация работы с платежами

• Корпоративный портал

• Service Desk

Электронный документооборот в «Электронном офисе» :

1. Централизованное хранилище электронных документов, возможность доступа к документам из любого места, где есть Интернет. Для каждого документа предусмотрены карточки, которые позволяют хранить его реквизиты.

2. Связь документов с контрагентами и основной деятельностью компании: заказами, проектами, контрагентами, договорами и пр. Вся связанная с документом информация отображается на карточке документа.

3. Контроль изменений (версий документа) и совместная работа с документами. Над одним документом могут одновременно работать несколько сотрудников компании.

4. Гибкий механизм разделения прав доступа к документам и папкам.

5. Гибкий механизм подписки на изменения документа: сотрудники могут подписываться на изменения только тех документов, которые им интересны.

6. Механизм маршрутизации, который поддерживает согласование, регистрацию (при необходимости), рассмотрение документа, его исполнение. По любому документу на любой стадии его жизненного цикла можно создать поручение. Поддерживаются маршруты параллельного, последовательного или последовательно-параллельного согласования и рассмотрения документов. Возможна настройка формата регистрационных номеров документов.

7. Механизм обработки входящих документов позволяет направлять сканированные документы сразу в хранилище документов Электронного офиса.

8. Полнотекстовый поиск по документам, который позволяет находить документы не только по краткому содержанию, номеру, типу, автору и т.п., но и по внутреннему содержанию документа.

9. Возможность обсуждения документов с помощью комментариев.

10. Гибкая система поиска по аналогии с современными поисковыми системами; поиск возможен следующими способами: по ключевым словам, по номеру документа, по типу информации. Сортируются результаты поиска по релевантности документа, названию, дате изменения.

Преимущества Электронного офиса :

• Функциональность - только самые важные и нужные для бизнеса функции.

• Быстрота внедрения и начала работы благодаря наличию понятных инструкций и сценариев работы ( внедрение может занимать 2-3 дня).

• Интеграция с любыми учетными системами (справочники, финансовая информация), со всеми продуктами Microsoft Office , с любыми почтовыми программами, что позволяет Электронному офису органично встраиваться в деятельность компании, не меняя привычного хода работы сотрудников.

• Привычная работа с файлами в режиме проводника Windows;

• Единый справочник контрагентов и синхронизация со справочником контактов в Outlook;

• Работа с версиями документов, согласование, выдача поручений прямо в программах MS Office;

• Готовая статистическая отчетность по задачам, документам;

• Безопасность данных – гибкая система предоставления прав доступа;

• Возможность оффлайн работы с данными

Контрольные вопросы раздела 3

1. Назовите возможные типы электронных документов

2. Что является электронным документом  

3. Преимущества электронных документов по сравнению с бумажными

4. Принципы построения системы электронного документооборота (СЭД)

5. Основные функции системы электронного документооборота

6. Какие задачи организации решает внедрение СЭД

7. На что влияет автоматизация электронного документооборота

8. Достоинства электронной цифровой подписи

9. Отличие тактических и стратегических преимуществ СЭД

10. Какие задачи решаются на этапе пилотного проекта внедрения СЭД

11. Классификация СЭД, выполненная по технологии реализации

12. Виды угроз  при электронном документообороте

13. Для каких организаций и задач актуальна защита электронного документооборота

14. Надежное средство  обеспечения  конфиденциальности информации

15. Назовите секретный элемент криптографического преобразования

16. Принцип системы типа «полная матрица» при защите СЭД

17. Поясните схему  открытого  распределения  ключей

18. Назначение и функции электронного офиса

19. Перечислите преимущества Электронного офиса

Раздел 4. Технологии обработки экономической информации на основе использования систем управления базами данных

Обеспечение финансовых специалистов всеми необходимыми программные средствами и информационными технологиями - залог успешного функционирования современного бизнеса.

Новые реалии бизнеса требуют более надежной, значимой и точной финансовой информации. Наиболее важной задачей является достижение высокой точности прогнозирования доходов и поступлений. При этом, как выяснилось в результате опроса, две трети "мировых" и 90% "средних" компаний не уверены в точности и надежности своих прогнозов и отчетов.

Тема 4.1. Технологии обработки экономической информации на основе использования СУБД

В различных областях деятельности государств ведутся большие работы по созданию автоматизированных систем управления (АСУ), систем автоматизированного проектирования (САПР), автоматизированных информационных систем (АИС) и др. Каждая из этих систем располагает большим объемом информации, которая используется для решения задач специализированными программами. Информационный фонд этих систем принято называть базой данных.

База данных (БД) - это информационная модель предметной области, совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений. Данные (файлы) хранятся во внешней памяти и используются в качестве входной информации для решения задач. Системы управления базами данных (СУБД) - это программа, с помощью которой реализуется централизованное управление данными, хранимыми в базе, доступ к ним, поддержка их в актуальном состоянии. СУБД можно классифицировать по способу установления связей между данными, характеру выполняемых ими функций, сфере применения, числу поддерживаемых моделей данных, характеру используемого языка общения с базой данных и другим параметрам.

Классификация СУБД:

- по выполняемым функциям СУБД подразделяются на операционные и информационные; - по сфере применения СУБД подразделяются на универсальные и проблемно-ориентированные; - по используемому языку общения СУБД подразделяются на замкнутые, имеющие собственные самостоятельные языки общения пользователей с базами данных, и открытые, в которых для общения с базой данных используется язык программирования, расширенный операторами языка манипулирования данными;

- по числу поддерживаемых уровней моделей данных СУБД подразделяются на одно-, двух-, трехуровневые системы;

- по способу установления связей между данными различают реляционные, иерархические и сетевые базы данных;

- по способу организации хранения данных и выполнения функций обработки базы данных подразделяются на централизованные и распределенные. Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают две основные архитектуры - файл-сервер или клиент-сервер. Архитектура файл-сервер предполагает выделение одной из машин сети в качестве центральной (главный сервер файлов), где хранится совместно используемая централизованная база данных. Все другие машины исполняют роль рабочих станций. Файлы базы данных в соответствии с пользовательскими запросами передаются на рабочие станции, где в основном и производится их обработка. При большой интенсивности доступа к одним и тем же данным производительность информационной системы падает.

Архитектура клиент-сервер - модель взаимодействия компьютеров в сети для современных СУБД фактически стала стандартом. Каждый из подключенных к сети и составляющих эту архитектуру компьютеров играет свою роль: сервер владеет и распоряжается информационными ресурсами системы, клиент имеет возможность пользоваться ими. Помимо хранения централизованной базы данных сервер базы данных обеспечивает выполнение основного объема обработки данных. Запрос на данные, выдаваемый клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и извлечение данных на сервере. Извлеченные данные транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервер является использование языка запроса SQL. Сервер базы данных представляет собой СУБД, параллельно обрабатывающую запросы, поступившие со всех рабочих станций. Как правило, клиент и сервер территориально отделены друг от друга, и в этом случае они образуют систему распределенной обработки данных.

Широкое распространение Web-интерфейсов к базам данных - это естественный путь развития клиент-серверных технологий.

Характеристиками СУБД являются:

- производительность;

- обеспечение целостности данных на уровне баз данных;

-обеспечение безопасности данных;

- возможность работы в многопользовательских средах;

- возможность импорта и экспорта данных;

-обеспечение доступа к данным с помощью языка SQL;

-возможность составления запросов;

-наличие инструментальных средств разработки прикладных программ.

Производительность СУБД оценивается:

-временем выполнения запросов;

-скоростью поиска информации;

-временем импортирования баз данных из других форматов;

-скоростью выполнения операций (таких как обновление, вставка, удаление);

-временем генерации отчета и другими показателями.

Безопасность данных достигается:

-шифрованием прикладных программ;

-шифрованием данных;

-защитой данных паролем;

-ограничением доступа к базе данных (к таблице, к словарю и т.д.).

Обеспечение целостности данных подразумевает наличие средств, позволяющих удостовериться, что информация в базе данных всегда остается корректной и полной. Целостность данных должна обеспечиваться независимо от того, каким образом данные заносятся в память (в интерактивном режиме, посредством импорта или с помощью специальной программы). Используемые в настоящее время СУБД обладают средствами обеспечения целостности данных и надежной безопасности. Система управления базами данных управляет данными во внешней памяти, обеспечивает надежное хранение данных и поддержку соответствующих языков базы данных. Важной функцией СУБД является функция управления буферами оперативной памяти. Обычно СУБД работают с базами данных больших размеров, часто превышающими размеры оперативной памяти ЭВМ. В развитых СУБД поддерживается свой набор буферов оперативной памяти с собственной дисциплиной их замены. Наибольшее распространение в настоящее время получили системы управления базами данных Microsoft Access и Oracle.

Этапами работы в СУБД являются:

- создание структуры базы данных, т.е. определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, типов и размеров полей (числовой, текстовый, логический и т.д.), определение ключевых полей для обеспечения необходимых связей между данными и таблицами; - ввод и редактирование данных в таблицах баз данных с помощью представляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы и с помощью экранных форм, специально создаваемых пользователем;

- обработка данных, содержащихся в таблицах, на основе запросов и на основе программы; - вывод информации из ЭВМ с использованием отчетов и без использования отчетов.

Тема 4.2. Компьютерные технологии интеллектуальной

поддержки управленческих решений

Недостаточная отдача от инвестиций в компьютерные системы и информационные технологии (ИТ). Расчеты на то, что использование ИТ само по себе решит проблемы эффективного управления производством, не оправдались. Пример из бизнеса США: с 60-х годов, когда компьютеры стали доступны многим предприятиям, общие затраты на них составили более двух триллионов долларов, однако рост производительности, соответствующий росту инвестиций, не был получен. Основная причина: использование компьютеров не меняло ничего в том, как велись дела, не менялись объем потоков бумаг, точки принятия решений и их число и т.п. Только появление качественно новых ИТ изменило ситуацию, когда они стали как подталкивать к улучшению бизнес-процессов, так и давать для этого реальные средства.

CASE-средства. Общая характеристика и классификация

Информационные технологии можно классифицировать и по видам экономической деятельности, в которой они применяются:

-технологии анализа данных;

- технологии поиска оптимальных решений;

- CASE – технологии;

- технологии защиты экономической информации;

- технологии организации и планирования личной и коллективной деятельности;

- технологии управления проектами;

- телекоммуникационные технологии.

За последние годы в области проектирования, разработки и сопровождения сложных систем сформировалось новое направление - CASE - технология (англ. Computer-Aided Software/System Engineering) или системы автоматизации проектирования/программирования - название активно развивающегося в мире направления, призванного сократить сложность, трудоемкость, сроки разработки и стоимость сложных технических проектов, в частности (откуда и произошла данная технология), проектов в сфере разработки ПО.

CASE-система позволяет быстро и наглядно, на основе применения той или иной методологии системного анализа и проектирования, синтезировать облик создаваемой системы, оценить входящие в нее части и их взаимодействие.

Очень распространенными подходами в CASE-технологиях являются применение визуальных методологий (диаграммы, графики, и пр.), внедрение элементов искусственного интеллекта, использование специально разработанных предметно-ориен­ти­ро­ван­ных языков.

CASE-технологии широко применяются в сложных проектах в аэрокосмической и военной сферах. К широко известным в мире CASE-системам относятся такие пакеты программ, как Rational Rose, BPWin, ERWin, Silverrun, Oracle Designer, PRO-IV, и др.

Современные CASE-средства охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС: от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл ПО.

Наиболее трудоемкими этапами разработки ИС являются этапы анализа и проектирования, в процессе которых CASE-средства обеспечивают качество принимаемых технических решений и подготовку проектной документации. При этом большую роль играют методы визуального представления информации. Это предполагает построение структурных или иных диаграмм в реальном масштабе времени, использование многообразной цветовой палитры, сквозную проверку синтаксических правил. Графические средства моделирования предметной области позволяют разработчикам в наглядном виде изучать существующую ИС, перестраивать ее в соответствии с поставленными целями и имеющимися ограничениями.

В разряд CASE-средств попадают как относительно дешевые системы для персональных компьютеров с весьма ограниченными возможностями, так и дорогостоящие системы для неоднородных вычислительных платформ и операционных сред. Так, современный рынок программных средств насчитывает около 300 различных CASE-средств, наиболее мощные из которых так или иначе используются практически всеми ведущими западными фирмами.

Обычно к CASE-средствам относят любое программное средство, автоматизирующее ту или иную совокупность процессов жизненного цикла ПО и обладающее следующими основными характерными особенностями:

• мощные графические средства для описания и документирования ИС, обеспечивающие удобный интерфейс с разработчиком и развивающие его творческие возможности;

• интеграция отдельных компонент CASE-средств, обеспечивающая управляемость процессом разработки ИС;

• использование специальным образом организованного хранилища проектных метаданных (репозитория).

Интегрированное CASE-средство (или комплекс средств, поддерживающих полный ЖЦ ПО) содержит следующие компоненты:

• репозиторий, являющийся основой CASE-средства. Он должен обеспечивать хранение версий проекта и его отдельных компонентов, синхронизацию поступления информации от различных разработчиков при групповой разработке, контроль метаданных на полноту и непротиворечивость;

• графические средства анализа и проектирования, обеспечивающие создание и редактирование иерархически связанных диаграмм (DFD, ERD и др.), образующих модели ИС;

• средства разработки приложений, включая языки 4GL и генераторы кодов;

• средства конфигурационного управления;

• средства документирования;

• средства тестирования;

• средства управления проектом;

• средства реинжиниринга.

Все современные CASE-средства могут быть классифицированы в основном по типам и категориям.

Классификация по типам отражает функциональную ориентацию CASE-средств на те или иные процессы ЖЦ.

Классификация по типам в основном совпадает с компонентным составом CASE-средств и включает следующие основные типы:

• средства анализа (Upper CASE), предназначенные для построения и анализа моделей предметной области (Design/IDEF (Meta Software), BPwin (Logic Works));

• средства анализа и проектирования (Middle CASE), поддерживающие наиболее распространенные методологии проектирования и использующиеся для создания проектных спецификаций (Vantage Team Builder (Cayenne), Designer/2000 (ORACLE), Silverrun (CSA), PRO-IV (McDonnell Douglas), CASE.Аналитик (МакроПроджект)). Выходом таких средств являются спецификации компонентов и интерфейсов системы, архитектуры системы, алгоритмов и структур данных;

• средства проектирования баз данных, обеспечивающие моделирование данных и генерацию схем баз данных (как правило, на языке SQL) для наиболее распространенных СУБД. К ним относятся ERwin (Logic Works), S-Designor (SDP) и DataBase Designer (ORACLE). Средства проектирования баз данных имеются также в составе CASE-средств Vantage Team Builder, Designer/2000, Silverrun и PRO-IV;

• средства разработки приложений. К ним относятся средства 4GL (Uniface (Compuware), JAM (JYACC), PowerBuilder (Sybase), Developer/2000 (ORACLE), New Era (Informix), SQL Windows (Gupta), Delphi (Borland) и др.) и генераторы кодов, входящие в состав Vantage Team Builder, PRO-IV и частично - в Silverrun;

• средства реинжиниринга, обеспечивающие анализ программных кодов и схем баз данных и формирование на их основе различных моделей и проектных спецификаций.

Классификация по категориям определяет степень интегрированности по выполняемым функциям и включает отдельные локальные средства, решающие небольшие автономные задачи (tools), набор частично интегрированных средств, охватывающих большинство этапов жизненного цикла ИС (toolkit) и полностью интегрированные средства, поддерживающие весь ЖЦ ИС и связанные общим репозиторием.

Помимо этого, CASE-средства можно классифицировать по следующим признакам:

• применяемым методологиям и моделям систем и БД;

• степени интегрированности с СУБД;

• доступным платформам.

Средства анализа схем БД и формирования ERD входят в состав Vantage Team Builder, PRO-IV, Silverrun, Designer/2000, ERwin и S-Designor. В области анализа программных кодов наибольшее распространение получают объектно-ориентированные CASE-средства, обеспечивающие реинжиниринг программ на языке С++ (Rational Rose (Rational Software), Object Team (Cayenne)).

Вспомогательные типы включают:

• средства планирования и управления проектом (SE Companion, Microsoft Project и др.);

• средства конфигурационного управления (PVCS (Intersolv));

• средства тестирования (Quality Works (Segue Software));

• средства документирования (SoDA (Rational Software)).

• На сегодняшний день Российский рынок программного обеспечения располагает следующими наиболее развитыми CASE-средствами:

• Vantage Team Builder (Westmount I-CASE);

• Designer/2000;

• Silverrun;

• ERwin+BPwin;

• S-Designor;

• CASE.Аналитик.

Кроме того, на рынке постоянно появляются как новые для отечественных пользователей системы (например, CASE /4/0, PRO-IV, System Architect, Visible Analyst Workbench, EasyCASE), так и новые версии и модификации перечисленных систем.

Реинжиниринг бизнес-процесов

Реинжиниринг бизнес-процесов (англ. Business process reengineering) - фундаментальное  переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для максимального достижения эффекта производственной и финансово-экономической деятельности. оформленное соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами. Реинжиниринг использует специфические средства предоставления и обработки проблемной информации, понятные как менеджерам, так и разработчикам информационных систем.

 Реинжиниринг - 1) процесс оздоровления предприятий, фирм, компаний посредством подъема технических решений на новый уровень; 2) создание принципиально новых эффективных бизнес-процессов в управлении, которых прежде не было в организации на предприятии.

По определению основоположников реинжиниринга М. Хаммера и Д. Чампи реинжиниринг бизнес-процессов (BPR - Business Process Reengineering) - это "фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения конкретных улучшений в основных показателях деятельности предприятия". Целью РБП является системная реорганизация материальных, финансовых и информационных потоков, направленная на упрощение организационной структуры, перераспределение и минимизацию использования различных ресурсов, сокращение сроков реализации потребностей клиентов, повышение качества их обслуживания. Таким образом речь идет о формировании совершенно новых деловых целей с использованием последних достижений информационных технологий.  

По мотивам к проведению реинжиниринга бизнес-процессов можно выделить три категории предприятий, которые обдумывают и планируют для себя реконструкцию:

 1. Предприятия находятся в большой тревоге (те, например, которые теряют клиентов, объем продаж, имеют плохие финансовые показатели).

2. Предприятия у которых текущие дела в порядке, но их руководители предвидят серьезные проблемы в будущем, если имеющаяся организация не изменится.

3. Предприятия, которые лидируют в своей области и будут лидировать в обозримом будущем, но хотят реорганизации, для того чтобы стать недостижимыми для конкурентов.

 Для России и стран СНГ можно выделить и другие, специфические конкретные мотивы, например:

 1. Решение выйти на внешние рынки со своими товарами и услугами (банки, экспорт сырья, авиаперевозки и др.).

2. Прогноз появления на своем рынке конкуренции иностранных фирм.

3. Стремление создать условия, в которых были бы вероятны западные инвестиции в данное предприятие.

4. Желание перейти к выпуску качественно новой продукции для начала конкурентной борьбы (как на национальном, так и на зарубежном рынках).

Использование OLAP и OLTP технологий

OLTP и OLAP-технологии являются примером современной компьютерной технологии анализа данных и выпуска отчетов.

Двенадцать определяющих принципов OLAP были сформулированы в 1993 году Е.Ф.Коддом (Edgar Codd), автором реляционной модели, «изобретателем реляционных баз данных». Первоначально OLAP использовался как профессиональное словечко, обозначающее принципиальное отличие от OLTP (On-Line Transaction Processing, Оперативная обработка транзакций). Буква T была заменена на A, что подчеркивало аналитические возможности OLAP в отличие от транзакционных характеристик технологии реляционных баз данных. Сегодня термин OLAP использует родовое понятие для различных технологий, включая системы поддержки принятия решений, Business Intelligence и управленческие информационные системы.

Основная функция OLAP - управление измерениями, которые применяются для моделирования основных характеристик бизнеса.

OLAP - это технология, которой могут воспользоваться множество пользователей, работающих на различных платформах. Благодаря тому, что данные хранятся в одном месте - "OLAP-кубе", к данным и информации могут одновременно обращаться многие пользователи, не зависимо от их местонахождения.

Поскольку измерения и иерархии моделируют основные характеристики бизнеса, анализ данных становится творческим процессом. Действительно, отпадает необходимость разбираться с основными источниками данных, и, следовательно, информация становится понятной и доступной более широкому кругу пользователей. Менеджеры могут самостоятельно отвечать на интересующие их вопросы и не обращаться за информацией в финансовый отдел.

В OLAP благодаря тому, что и базовые бизнес-модели, и данные хранятся в одном месте, возможность анализа данных с применением нерегламентированных запросов, является неотъемлемой частью этой технологии. Действительно, данные в OLAP-кубе хранятся в оптимизированном для анализа виде, поэтому их можно анализировать мгновенно, или "на лету", "углубляться" в базовые данные и обобщать их, получая итоговые значения, представленные в отчете.

Наконец, с помощью OLAP можно легко создавать и рассматривать "альтернативные отношения". При использовании же электронных таблиц одновременный просмотр всех измерений невозможен. В этом случае, данные, скорее всего, поступали бы в виде иерархии связанных электронных таблиц, причем каждая таблица более высокого уровня консолидировала и суммировала бы информацию таблиц более низкого уровня. Поскольку такие электронные таблицы оказываются несвязанными и не обеспечивают прозрачность всей модели, чрезвычайно сложно модифицировать модель в приемлемые временные сроки. Возможность визуального моделирований иерархий и управления ими, а также отображения различных представлений отношений между элементами измерений является неоспоримым преимуществом OLAP.

OLAP (On-line Analytical Processing – оперативная аналитическая обработка или оперативный анализ данных) – это способ сделать данные простыми и понятными для конечного пользователя. Позже определение Кодда было переработано в так называемый текст FASMI (Fast Analysis of Shared Multidimensional Infomation - быстрый анализ разделяемой многомерной информации), который требует, чтобы OLAP-приложение предоставляло следующие возможности быстрого анализа разделяемой многомерной информации Рис.

ВЫСОКАЯ СКОРОСТЬ

АНАЛИЗ

РАЗДЕЛЕНИЕ ДОСТУПА

МНОГОМЕРНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ

Рис. Анализ этапов OLAP-приложения

Высокая скорость. Анализ должен производиться одинаково быстро по всем аспектам информации;

Анализ. Должна существовать возможность производить основные типы числового и статистического анализа определяемого произвольно пользователем или разработчиком приложения.

Разделение доступа. Многопользовательский доступ к данным, при этом должен контролироваться доступ к конфиденциальной информации.

Многомерность. Основная, наиболее существенная характеристика OLAP-приложения. Предоставляет предприятиям удобные и быстрые средства доступа, просмотра и анализа деловой информации.

Работа с информацией. Независимо от ее объема и места хранения, приложение должно иметь возможность обращаться к любой информации.

Владея инструментальными средствами OLAP-технологии, можно даже не имея специальной подготовки оперативно получать доступ ко всем данным, необходимым для принятия решений на любом уровне.

OLTP (Online Transaction Processing) —предназначены для ввода, структурированного хранения и обработки информации (операций, документов) в режиме реального времени.

OLTP-технология охватывает широкий спектр задач во многих отраслях – это банковские и биржевые операции, в промышленности — это регистрация прохождения детали на конвейере, автоматизация бухгалтерского, складского учёта и учёта документов и т. п. Приложения OLTP, как правило, автоматизируют структурированные, повторяющиеся задачи обработки данных, такие как, например, ввод заказов и банковские транзакции.

Структурирование - соглашение о способах представления данных

Транзакции – последовательность операций над БД, рассматриваемых СУБД как единое целое

Сегодня большинство мировых компаний перешли к использованию OLAP как базовой технологии для предоставления информации лицам, принимающим решениям.

Однако, применение альтернативных технологий в финансовых отделах пока не везде получило широкое распространение.

Во-первых, в финансовых отделах отсутствует понимание существующих альтернативных подходов к решению проблем. В IT-подразделениях также не достает осознания сложностей, с которыми сталкиваются финансовые специалисты. Другими словами, один отдел не понимает проблему, другой - ее решение.

Во-вторых, присутствуют сложности с обоснованием необходимости расходов. Покупка и внедрение новых технологий требуют финансирования, однако отдача от них ощущается не сразу и не поддается простому количественному определению. В большинстве случаев для обоснования предстоящих затрат, требуется представить доказательства, что проект окупится в течение первого года. Поэтому несмотря на очевидные достоинства OLAP - точность данных, легкость анализа и использования, а также возможность своевременного получения информации - представление подобного обоснования является крайне непростой задачей.

Большинством информационных технологий, необходимых для управления проектами, располагает программа MS OFFICE PROJECT.

Экспертные системы

Среди всего разнообразия интеллектуальных систем в настоящее время самыми распространенными являются экспертные системы (ЭС), которые представляют собой инструмент, усиливающий интеллектуальные способности эксперта, и выполняют следующие функции:

Экспертные системы выдают советы, проводят анализ, выполняют классификацию, дают консультации и ставят диагноз. Они ориентированы на решение задач, обычно требующих проведения экспертизы человеком-специалистом. В отличие от машинных программ, использующих процедурный анализ, экспертные системы решают задачи в узкой предметной области на основе дедуктивных рассуждений. Такие системы часто оказываются способными найти решение задач, которые неструктурированны и плохо определены. Они справляются с отсутствием структурированности путем привлечения эвристик, что может быть полезным в тех системах, когда недостаток необходимых знаний или времени исключает возможность проведения полного анализа.

Экспертные системы (ЭС) начали разрабатываться исследователями искусственного интеллекта в 1970-х годах, а в 1980-х получили коммерческое подкрепление.

Постоянно возрастающие требования к средствам обработки информации в экономике и социальной сфере стимулировали компьютеризацию процессов решения эвристических (неформализованных) задач типа «что будет, если», основанных на логике и опыте специалистов. Основная идея при этом заключается в переходе от строго формализованных алгоритмов, предписывающих, как решать задачу, к логическому программированию с указанием, что нужно решать на базе знаний, накопленных специалистами предметных областей. Для решения данных задач используются экспертные системы.

Экспе́ртная систе́ма (Expert system) — компьютерная программа, способная частично заменить специалиста-эксперта в разрешении проблемной ситуации.

Основу экспертных систем составляет база знаний, в которую закладывается информация о данной предметной области. Имеются две основные формы представления знаний в экспертной системе – это факты и правила.

Факты - фиксируют количественные и качественные показатели явлений и процессов.

Правила – описывают соотношения между фактами в виде логических условий, связывающих причины и следствия. Экспертные системы используются для таких целей как:

• Прогноз ситуаций в системе,

• Диагностика состояния системы,

• Устранение нарушений функционирования системы и т.д.

Наиболее известные и распространённые экспертные системы:

CLIPS — весьма популярная экспертная система (Public domain)

OpenCyc — мощная динамическая экспертная система с глобальной онтологической моделью и поддержкой независимых контекстов.

Главное достоинство экспертных систем - возможность накапливать знания, сохранять их длительное время, обновлять и тем самым обеспечивать относительную независимость конкретной организации от наличия в ней квалифицированных специалистов. Накопление знаний позволяет повышать квалификацию специалистов, работающих на предприятии, используя наилучшие, проверенные решения.

Наряду с экспертными системами на рынке коммерческих продуктов все больший интерес для финансово-экономической деятельности представляют аналитические информационные технологии, основанные на нейронных сетях и объектно-ориентированном программировании.

Нейросетевые технологии

Широко нейросетевые технологии применяются в бизнес-приложениях маркетологами - аналитиками и руководителями компаний.

Самым главным отличием нейронных сетей от других методов, например таких, как экспертные системы, является то, что нейросети в принципе не нуждаются в заранее известной модели, а строят ее сами на основе предъявленной информации. Именно поэтому нейронные сети вошли в практику везде, где нужно решать задачи прогнозирования, классификации, управления, иными словами, в области человеческой деятельности, где есть плохо алгоритмизуемые задачи, для решения которых необходима либо постоянная работа группы квалифицированных экспертов, либо адаптивные системы автоматизации, каковыми являются нейронные сети.

Контрольные вопросы 4 раздела

1. Что принято называть базой данных

2. Назначение системы управления базами данных

3. Назовите возможные признаки классификации СУБД

4. По сфере применения как различают СУБД

5. Отличие замкнутых и открытых СУБД

6. Как разделяют СУБД по способу установления связей между данными

7. Принципы работы архитектуры файл-сервер и клиент-сервер

8. Назовите характеристики СУБД

9. Что определяет производительность СУБД

10. Поясните обеспечение целостности данных в БД

11. Этапы работы СУБД

12. Как достигается безопасность данных в БД

13. Достоинство CASE – технологии

14. Возможные классификации CASE- технологии

15. Что включает понятие репозитория

16. Какие технологии применяют элементы искусственного интеллекта

17. Количество CASE-средств, которое насчитывает сегодня рынок

18. Как трактуются OLAP-технологии

19. Назначение этапов OLAP-приложения

20. Технологии OLTP – эффективность применения

21. Назначение OLAP-куба

22. Почему OLAP-технологии пока не получили широкого распространения.

23. Назовите две основные формы представления знаний в экспертной системе

24. Какие функции выполняют экспертные системы

25. Главное отличие нейронных сетей от других методов

Раздел 5. Информационные технологии управления проектами.

Тема 5.1. Основные понятия об управлении проектами

Проект, с точки зрения управления, - это комплекс мероприятий, реализация которых обеспечивает достижение цели (системы целей) к заданному сроку.

Управление проектом - это процесс планирования, организации и управления работами (задачами) и ресурсами, обеспечивающий достижение определенной цели, осуществляемый в условиях ограничений по времени, ресурсам или стоимости. Большинство проектов предусматривает обычные действия, связанные с расчленением проекта на множество легко выполняемых работ, планирование работ, коммуникацией исполнителей и слежением за ходом выполнения работ.

Управление проектами дает ощутимые результаты во всех областях приложений, что и объясняет растущую популярность этой технологии. Для руководителей информационных служб представляет интерес технология, которую полезно внедрить на своих предприятиях, и как средство управления собственными проектами, к которым можно отнести и разработку программного обеспечения, и внедрение тех или иных информационных систем, и прочие изменения, носящие уникальный характер и временные по своей природе.

Проектная триада. Существуют 3 фактора, которые определяют успешность завершения проекта:

- Время: период времени, необходимый для выполнения проекта.

- Деньги: бюджет проекта, определяющий стоимость ресурсов (люди, оборудование, материалы, требуемые для выполнения работ).

- Цель: целью проекта является выполнение определенного перечня работ.

Все проекты имеют три основные стадии:

• Создание проекта - построение плана выполнения работ.

• Управление проектом, слежение за его выполнением.

• Закрытие проекта.

Типичный проект - это совокупность связанных работ. Каждая работа определяется ее объемом и четко контролируемым результатом. Желательно, чтобы работы имели продолжительность от одного дня до двух недель.

Структурирование работ позволяет организовать работы проекта в более легко управляемые блоки (комплексы работ). Можно идентифицировать связанные работы под более общей работой, создавая иерархию работ. Общие работы называются итоговыми или составными работами; они идентифицируют работы, расположенные ниже - подработы. Начало итоговой работы и дата ее окончания определены датами начала и конца её самых ранних и самых поздних подработ.

Стадия - это группа работ, которая представляет ограниченный период времени, промежуточную цель или некоторый другой логический раздел в пределах проекта. Результат стадии - это завершение итоговой работы и ее подработ.

Если проект состоит из относительно небольшого количества работ, то разбивка на стадии не используется. Однако, для больших проектов стадии могут быть визуально расчленены на длинный список более мелких и легче управляемых работ, что позволяет делать обзор главных этапов работ.

Управление проектами за последнее время завоевало признание как наилучший метод планирования и управления реализацией инвестиционных проектов. По американским оценкам применение методологии Управления Проектами обеспечивает высокую надежность достижения целей проекта и на 10-15% сокращает затраты на его реализацию.

В основе методов управления проектами лежат методы сетевого планирования и управления.

Наиболее распространенными направлениями применения сетевого (календарного) планирования являются:

• целевые научно-исследовательские и проектно-конструкторские разработки сложных объектов, машин и установок, в создании которых принимают участие многие предприятия и организации;

• планирование и управление основной деятельностью разрабатывающих организаций;

• планирование комплекса работ по подготовке и освоению производства новых видов промышленной продукции;

• строительство и монтаж объектов промышленного, культурно-бытового и жилищного назначения;

• реконструкция и ремонт действующих промышленных и других объектов;

• планирование подготовки и переподготовки кадров, проверка исполнения принятых решений, организация комплексной проверки деятельности предприятий, объединений, строительно-монтажных организаций и учреждений.

В то же время в последнее время методы сетевого планирования и управления начинают активно использоваться в торговле и, в частности, в оптимизации товаропроводящих цепей, в логистике.

Впервые сетевое планирование и управление было применено в США в конце 50-х годов и получило свое первоначальное название как метод критического пути СРМ (Critical Path Method). С тех пор появилось много модификаций сетевого планирования и управления: PERT, PEANNET, COMET, RAMPS и т.д.

Метод PERT("техника анализа и оценки программ") был разработан по заказу военно-морского ведомства США. Если в методе CPM длительности планируемых работ характеризуются детерминированными величинами, т.е. время выполнения действия известно, то в методе PERT - случайными, характеризующимися тремя видами оценок: оптимистическая, пессимистическая, наиболее вероятная продолжительность. Временные параметры сетевого графика определяются по аналогии с методом CPM, с той лишь разницей, что за время выполнения работ принимается среднее значение.

Оба метода, разработанные соответственно корпорациями "Дюпон" и "Локхид" практически одновременно - в 1956 году, показали великолепные результаты и быстро распространились среди авиа-, корабле- и просто строителей, а также всех, кому приходилось иметь дело со сложными уникальными проектами.

В настоящее время методы CPM и PERT составляют единый метод сетевого планирования и управления, включающий следующие три этапа: структурное планирование, календарное планирование, оперативное управление планом.

Этап структурного планирования начинается с составления перечня (упорядоченного) работ, выполнение которых приведет к достижению цели проекта. Затем определяются длительности работ и строится сетевой график, являющийся основой календарного планирования.

Цель этапа календарного планирования состоит в формировании календарного графика. Календарный график представляет собой сетевой график, привязанный к оси времени.

Этап оперативного управления является реализацией календарного графика. Этот этап подразумевает контроль хода выполнения работ плана, по результатам которого принимается решение о внесении корректив в сетевую модель. При этом разрабатывается календарный график на оставшуюся часть проекта.

Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

«Временное» означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. «Уникальных» означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг.

Уникальность продуктов или услуг проекта обусловливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

В качестве примеров проектов можно привести строительство, разработку любой новой продукции, проведение ремонтных работ, внедрение информационной системы на предприятии, проведение избирательной кампании, съемки кинофильма и многое другое, что отвечает приведенному определению.

Управление проектами — это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить этим требованиям и ожиданиям, необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений, в частности ресурсных.

Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта, и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта.

В настоящее время на рынке программных продуктов имеются различные программные средства, реализующие сетевые методы планирования, - от мощных профессиональных систем до систем, позволяющих эффективно распорядиться рабочим временем, финансовыми средствами и т.п. Данные программные средства можно разделить по следующим категориям:

-профессиональные системы планирования;

-системы планирования среднего класса;

-системы быстрого планирования;

- органайзеры (планировщики).

Тема 5.2. Система управления проектами Microsoft Project

Управление проектами - это область менеджмента, охватывающая те сферы производственной деятельности, в которых создание продукта или услуги реализуется как уникальный комплекс взаимосвязанных целенаправленных мероприятий при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемого результата.

В мире накоплен огромный опыт применения Управления проектами. В частности, эта методология применяется во всех крупных компаниях мира. Программные средства управления проектами установлены во всем мире на миллионах компьютерах - только пакет Microsoft Project установлен более, чем на двух миллионах компьютеров. Ассоциация управления проектами Project Management Institute (Институт Управления Проектами) объединяет около 40 тысяч членов и имеет отделения на всех континентах кроме Антарктиды. Недавно было образовано его Московское отделение. Теперь и в нашей стране все больше организаций применяет технологию управления проектами и интерес к этой технологии непрерывно возрастает.

Microsoft Project - это наиболее известная, постоянно совершенствующаяся система управления проектами.

Microsoft Project – это пакет программ, предназначенный для создания и управления проектами.

В семействе Project есть три модификации:

для локального использования – Standart; для коллективной работы в сетях Windows: Professional – клиентская часть и Server – серверная часть.

Рассмотрим широко используемые методы сетевого планирования на примере системы управления проектами Microsoft Project, обеспечивающей расширенный уровень функциональных возможностей решения и анализа широкого круга проблем организации, планирования и управления самыми разнообразными проектами.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

• процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;

• процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

• процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

• процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

• процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

• процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Практически методология управления проектами помогает:

• обосновать целесообразность инвестиций,

• разработать оптимальную схему финансирования работ,

• составить план работ, включающий сроки исполнения работ, потребление ресурсов, необходимые затраты,

• оптимально организовать исполнение работ и взаимодействие участников проекта,

• осуществлять планирование и управление качеством,

• осуществлять анализ и управление проектными рисками,

• оптимально планировать и управлять контрактами,

• анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного и прогнозировать последствия возникающих отклонений,

• моделировать корректирующие воздействия на информационных моделях проектов и принимать обоснованные управленческие решения,

• вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах, и т.д.

Процессы управления проектом осуществляются на всех стадиях жизненного цикла проекта и могут быть классифицированы по двум следующим основаниям - по области применения (области знаний) и по целевому результату (фазы управления).

К областям знаний в проекте относится управление содержанием и границами проекта, управление проектом по временным и стоимостным параметрам, управление качеством, отклонениями и др.

Под фазой процесса управления понимается совокупность мероприятий (процессов), обеспечивающих достижение одного из следующих результатов:

• санкционирование начала проекта или очередной стадии его жизненного цикла - инициализация;

• определение наилучшего способа действий для достижения целей стадии жизненного цикла проекта с учетом складывающейся обстановки - планирование;

• реализация плана стадии жизненного цикла проекта (от выдачи задания до получения результата) - выполнение;

• выявление фактов отклонения фактического выполнения стадии жизненного цикла проекта от запланированного и принятие корректирующих действий - контроль;

• завершение и закрытие проекта или стадии жизненного цикла проекта - завершение.

Методы СПУ (сетевого планирования и управления) разработаны как математические методы построения моделей исследования операций.

Экономико-математические модели могут строиться не только в виде формул (аналитическое представление модели), но и в виде числовых примеров (численное представление), в виде таблиц (матричное) и в виде графов (сетевое представление).

Соответственно этому принципу различают модели:

• Аналитические

• Матричные

• Сетевые

В анализе хозяйственной деятельности используется метод сетевого (календарного) планирования. Он базируется на применении сетевых графиков. Последние выражаются в виде определенной цепи работ и событий, связанных технологической последовательностью. Под работой здесь понимается процесс, который предшествует возникновению определенного события. Работа включает как технологические процессы, так и время ожидания, сопряженное с перерывами в этих процессах. Под событием понимают результат работы, без которого не могут быть начаты другие работы. В сетевых графиках события обозначаются кружками, где внутри пишется номер. Стрелки, помещающиеся между кружками, выражают намеченную последовательность выполнения работ. Числа, указанные возле стрелок, характеризуют намеченную длительность выполнения работ. С помощью сетевых графиков достигается либо оптимизация времени выполнения, либо оптимизация величины себестоимости осуществляемых работ.

С математической точки зрения сетевой график является направленным графом.

Элементами сетевой модели являются события и работы.

Работа — процесс, требующий для своего выполнения затрат времени и ресурсов. Ожидание — технологический или организационный перерыв между работами, необходимый при выбранной схеме производства. Работу и ожидание на графике изображают сплошной стрелкой и указывают над ней продолжительность процесса. Работа измеряется временем или денежным выражением.

Начало и окончание любой работы описываются парой событий, которые называются начальным и конечным событиями. Продолжительность события во времени равна нулю. Для указания конкретной работы можно использовать код работы, состоящий из номеров начального (i-го) и конечного (j-го) событий.

Если все работы производятся строго поочередно (одна за другой), то сетевой график будет вытянут в одну линию, например:

Примером модели управления и планирования производством может служить сетевой график.

В кружках указаны номера событий, соединительными линиями (стрелками) работа, а цифры над ними указывают ориентировочную стоимость, продолжительность или трудоемкость работ.

Основной же графической формой представления в Project является диаграмма Ганта, представляющая последовательность работ на шкале времени, с учетом их продолжительностей и связей, а также с возможностью вывода некоторых параметров задач и выделения критических путей. Например: Диаграмма Ганта позволяет назначить на каждую работу нужные ресурсы, определить сроки и стоимость проекта. Microsoft Project планирует работы с учетом множества перечисленных выше факторов, включая зависимости работ, их связи, ограничения, перерывы и приостановки.

Тема 5.3. Календарное и ресурсное планирование в Microsoft Project

Цель этапа календарного планирования состоит в формировании календарного графика. Календарный график представляет собой сетевой график, привязанный к оси времени.   

Сетевой график представляет собой информационно-динамическую модель, в которой отражаются взаимосвязи и результаты всех работ, необходимых для достижения конечной цели разработки.

  Основными элементами сетевой модели являются работы и события.   Работа - это любые процессы (действия), приводящие к достижению определенных результатов (событий). Понятие "работа" может иметь следующие значения:

 - действительная работа - работа, требующая затрат времени и ресурсов;  - ожидание - процесс, требующий затрат только времени (сушка, старение, релаксация и т.п.);

 - фиктивная работа, или зависимость, - изображение логической связи между работами (изображается пунктирной стрелкой, над которой не проставляется время или проставляется нуль).

      События (кроме исходного) являются результатами выполненных работ. Событие не является процессом и не имеет продолжительности. Наступление события соответствует моменту начала или окончания работ (моменту формирования определенного состояния системы).  Событие в сетевой модели может иметь следующие значения:  - исходное событие - начало выполнения комплекса работ;

- завершающее событие - достижение конечной цели комплекса работ;  - промежуточное событие (или просто событие) - результат одной или нескольких входящих в него работ;

 - граничное событие - событие, являющееся общим для двух или нескольких первичных или частных сетей.

Также в понятийном аппарате сетевого планирования и управления выделяют понятие пути.

Путь - это любая последовательность работ в сети, в которой конечное событие каждой работы этой последовательности совпадает с начальным событием следующей за ней работы.

   Путь от исходного до завершающего события называется полным. Путь от исходного до данного промежуточного события называется путем, предшествующим этому событию.

К основным параметрам сетевой модели относятся:  - критический путь;

 - резервы времени событий;

 - резервы времени путей и работ.

Среди различных методов систем сетевого планирования и управления наиболее распространен метод критического пути — анализ состояния процесса в каждый заданный момент времени и определение последовательности работ с целью избежания задержки времени выполнения плана к намеченному сроку и метод оценки пересмотра программ.

     Особенность критического пути состоит в том, что именно его длительность определяет минимальный срок осуществления проекта в целом. Сроки выполнения работ, лежащих вне критического пути, в той или иной степени "плавают" - то есть для таких работ всегда есть возможность либо увеличить длительность, либо начать с опозданием - на общей продолжительности проекта это никак не скажется. Создающийся резерв времени можно использовать на самые различные цели: уменьшения риска невыполнения работы, оптимизацию расходования ресурсов, оптимизацию денежных потоков и т.д. Любые же задержки в выполнении работ, лежащих на критическом пути, непременно вызовут отставание от сроков исполнения проекта в целом.

      В логистике идентификация критического пути позволяет, прежде всего, определить наибольшую продолжительность различного вида работ (например, размещение товара в торговом зале магазина, размещения товаров на складе, маршрутизация перевозок грузов транспортом, продвижение товаров по товаропроводящей цепи и т.д.) и путем перераспределения ресурсов (технических, трудовых, информационных) сократить его значение, таким образом уменьшив общую продолжительность выполнения комплекса работ.

          В процессе управления ходом комплекса работ внимание сосредотачивается на главном направлении - на работах критического пути. Это позволяет наиболее целесообразно и оперативно контролировать ограниченное число работ, влияющих на срок разработки, а также лучше использовать имеющиеся ресурсы.

      Резерв времени события - это такой промежуток времени, на который может быть отсрочено наступление этого события без нарушения сроков завершения комплекса работ в целом. Резерв времени события определяется как разность между поздним и ранним сроками наступления события.       Поздний из допустимых сроков - это такой срок наступления события, превышение которого вызовет аналогичную задержку наступления завершающего события, то есть если событие наступило в момент позднего из допустимых сроков, оно попало в критическую зону и последующие за ним работы должны находиться под таким же контролем, как и работы критического пути.

      Ранний из возможных сроков наступления события - это срок, необходимый для выполнения всех работ, предшествующих данному событию. Это время находится путем выбора максимального значения из продолжительности всех путей, ведущих к данному событию.       Полный резерв времени пути - это разница между длиной критического пути и длиной рассматриваемого пути. Полный резерв показывает, насколько в сумме может быть увеличена продолжительность всех работ, принадлежащих пути, то есть предельно допустимое увеличение продолжительности этого пути. Полный резерв времени пути может быть распределен между отдельными работами, находящимися на этом пути.       Полный резерв времени работы - это максимальный период времени, на который можно увеличить продолжительность данной работы, не изменяя при этом продолжительности критического пути.       Свободный резерв времени работы - максимальный период времени, на который можно увеличить ее продолжительность или отсрочить ее начало, не изменяя при этом ранних сроков последующих работ, при условии, что начальное событие этой работы наступило в свой ранний срок.       Возможности смещения сроков начала и окончания каждой работы определяются с помощью ранних и поздних сроков наступления событий, между которыми выполняется данная работа.

Таким образом, в сетевом планировании и управлении выделяют ранний срок начала работы, поздний срок начала работы, ранний срок окончания работы и поздний срок окончания работы.       Этапы разработки и управления ходом работ с помощью сетевого графика имеют следующую последовательность основных операций:

 - составление перечня всех действий и промежуточных результатов (событий) при выполнении комплекса работ и графическое их отражение;

 - оценка времени выполнения каждой работы, а затем расчет сетевого графика для определения срока достижения поставленной цели;

 - оптимизация рассчитанных сроков и необходимых затрат;

 - оперативное управление ходом работ путем периодического контроля и анализа получаемой информации о выполнении заданий и выработка корректирующих решений.

Как правило, план-график проекта разрабатывается менеджером проекта с привлечением людей, которые являются экспертами в той или иной области.  Например, содержание строительных работ лучше всего знает специалист по строительству, а мероприятия по продвижению продукта, скорее всего, спланирует маркетолог. В результате мы получаем полный перечень работ, структурированный по иерархическому признаку, то есть структурную декомпозицию работ (СДР).

Создание календарного плана проекта – это определение длительностей работ и их взаимосвязей. Например, какие-то работы в нашем списке могут выполняться строго последовательно, а какие-то – параллельно друг с другом во времени. Для того чтобы «увязать» сроки работ по проекту, их продолжительность и зависимости, сегодня во всем мире менеджеры проектов используют простой и вместе с тем полезный инструмент календарного планирования – диаграмму Ганта (иногда пишется «диаграмма Гантта»). Диаграмма Ганта – это наглядное представление календарного плана-графика проекта, в котором слева расположен иерархический перечень всех работ проекта (СДР), и справа – календарь с конкретными датами. Работы обозначены полосками, связи между работами  - стрелками.  

Кроме составления перечня работ, календарное планирование включает в себя также создание ресурсной модели проекта.

     Можно выделить два или три (в зависимости от степени абстракции) фундаментальных вида ресурсов, которые могут быть задействованы в проекте.

Это материалы (материальные или невозобновляемые ресурсы), а также рабочее время людей и оборудования (рабочие или возобновляемые ресурсы). Каждый из этих ресурсов обладает рядом особенностей, влияющих на их использование. Впрочем, каждый вид материального ресурса имеет определенную стоимость. Точно также ни люди, ни даже оборудование (если учесть амортизацию, затраты на ремонт, топливо, энергию) бесплатно не работают. Все эти затраты составляют бюджет проекта. Бюджет, как правило, жестко ограничен, что оказывает серьезное влияние на сроки исполнения проекта и саму его осуществимость. Если недостаток людей и оборудования в большинстве случаев приводит лишь к замедлению осуществления проекта, то недостаток средств на материальные ресурсы означает невозможность осуществления проекта в целом.       За каждой из работ "закрепляются" свои ресурсы. Один и тот же ресурс может одновременно быть связан с несколькими работами. Разумеется, такая ситуация легко может привести к "перегрузке" ресурса. Или наоборот - какой-то ресурс в определенный момент времени будет "недогружен". Использование сетевого планирования легко позволяет предвидеть и предотвращать подобные ситуации. В частности, такой эффект достигается "маневрированием" сроками и интенсивностью работ, лежащих вне критического пути.

Помимо стоимости, ресурсы обладают такими характеристиками, как:

• календарь (например, люди могут работать с 9.00 до 18.00 или по сменам: 12 часов каждая);

• затраты на использование (например, командировочные расходы менеджера проекта);

• максимальная доступность ресурса, измеряемая в процентах (например, менеджер проекта ведет одновременно два проекта, и в каждом из них он может быть занят на половину своего рабочего времени, то есть из максимально доступных 100% - по 50% в каждом проекте).  

Итак, календарное планирование включает в себя:

• планирование содержания (scope) проекта и построение СДР - структурной декомпозиции работ, или WBS (Work Breakdown Structure);

• определение последовательности работ и построение сетевого графика;

• планирование сроков, длительностей и логических связей работ и построение диаграммы Ганта;

• определение потребности в ресурсах (люди, машины и механизмы, материалы и т.д.) и составление ресурсного плана проекта;

• расчет затрат и трудозатрат по проекту.

Таким образом, календарное планирование - это итерационный процесс, позволяющий моделировать проект и получать в итоге оптимальный вариант календарного плана-графика проекта с оптимальными сроками. И помните: хорошо спланировано – наполовину сделано!

После создания плана-графика выполнения работ (лабораторная работа №1) требуется назначение ресурсов на работы.

Выполнение лабораторной работы (№2) знакомит с управлением ресурсами проекта.

В MS Project при ресурсном планировании проектов используются следующие понятия:

Возможно использование ресурсов двух типов: возобновляемые и невозобновляемые.

Возобновляемые, т.е. многократно используемые ресурсы - это люди или оборудование.

Невозобновляемые ресурсы используются однократно - это материальные ресурсы, например, бетон, лесоматериалы, гвозди, электроэнергия и т.п.

Ресурсное планирование проекта – это процесс назначения ресурсов работам проекта и связанное с ним редактирование варианта календарного графика.

Объем работ (трудозатраты) - общее количество трудового ресурса, необходимое для выполнения работы. Выражается в «человеко-часах», «человеко-днях», «человеко-месяцах» и т. д.

Объем назначений - общее количество единиц ресурса (объем ресурса), назначенных данной работе. Объем назначений может быть выражен в абсолютных единицах или в процентах. Так, например, для выполнения работы объем назначений топ-менеджер – 50% означает, что ежедневно данный ресурс задействован в данной работе только половину своего рабочего дня.

Фиксированным является единовременное назначение работе некоторого материального ресурса, например, в начале работы. При изменяющемся назначении объем израсходованного ресурса является функцией времени.

Календарь ресурса - распределение рабочего и нерабочего времени для конкретного ресурса; календарь может быть задан только для возобновляемого ресурса; формат календаря ресурса идентичен формату стандартного календаря.

Доступность ресурса - это период рабочего времени, в течение которого он может быть запланирован для выполнения работы.

Доступность ресурса определяется:

- рабочим временем, установленным календарем ресурса,

- начальной и конечной датой использования ресурса,

- располагаемым количеством ресурса в данный период времени.

При ресурсном планировании проекта возможны два основных подхода:

- ресурсное планирование «от ресурсов» - распределение имеющихся ресурсов между работами с целью последующего выявления дефицитных и избыточных ресурсов;

- ресурсное планирование «от задач» - назначение работам требуемых ресурсов в необходимом количестве с целью определения общих потребностей в ресурсах различного типа.

Используется первый подход, который предполагает выполнение следующих шагов:

• Сведения о ресурсах проекта вводятся с помощью Листа ресурсов, без указания для трудовых ресурсов максимального объема назначения.

• Для каждого исполнителя в окне Сведения о ресурсе, описывается график рабочего времени.

• Для каждого трудового ресурса задается максимальный объем назначения.

Выполняется назначение задачам проекта.

Выполнение лабораторной работы (№3) знакомит с управлением финансами проекта.

Общая стоимость (затраты) проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и работ, а также стоимости назначений. Стоимость назначений на работы определяется ценами и тарифами для ресурсов (цены на материальные ресурсы и ставки оплаты труда).

В Microsoft Project можно учитывать следующие типы затрат:

• Нормированные затраты;

• Затраты на использование;

• Фиксированные затраты.

Нормированные затраты на ресурс — это затраты на трудовые ресурсы, например люди или арендуемое оборудование, для которых назначаются стандартная ставка и (при необходимости) ставка сверхурочных. Такие ресурсы обычно рассчитываются на почасовой основе. При назначении ресурса задаче в Microsoft Project рассчитываются итоговые затраты на ресурс с использованием указанных почасовых ставок затрат на ресурс и времени (или длительности) выполнения задачи.

Нормированные затраты на материалы — это затраты на расходные материальные ресурсы, такие как отделочные материалы или принадлежности, которым назначаются стандартные нормы. Нормы материальных ресурсов назначаются единице материала (например, норма на метр или норма на тонну). Если задаче назначен материальный ресурс, Microsoft Project рассчитывает общие затраты на материалы, умножая норму материального ресурса на количество единиц измерения материала, используемого для выполнения задачи.

Стоимость ресурса может изменяться в ходе реализации проекта или ресурс может оплачиваться по различным ценам для различных работ, например, при работе с различными сортами материала. Microsoft Project позволяет для ресурса назначить до пяти наборов норм и сохранить их в виде таблицы норм затрат.

Затраты на использование — это разовая плата за пользование ресурсом. Затраты на использование никогда не зависят от объема выполняемых работ. Для трудовых ресурсов такие затраты начисляются при каждом использовании ресурса и зависят от числа назначений, а для материальных ресурсов — только один раз.

Если затраты на работу точно известны, например затраты на оборудование, то можно ввести фиксированную стоимость работы в поле Фиксированные затраты. Фиксированные затраты — это установленные затраты, которые остаются постоянными независимо от длительности работы, величины выполненного объема трудозатрат или количества назначенного материального ресурса.

Планируя стоимость проекта, необходимо для каждого ресурса определить метод начисления затрат. Метод начисления затрат определяет момент времени, когда следует учесть стоимость ресурса. По умолчанию Microsoft Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ пропорционально проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако можно выбрать и другие методы распределения стоимости: В начале и По окончании, при которых затраты на ресурсы будут отнесены на начало или конец работы.

Планирование бюджета проекта возможно двумя методами: снизу вверх или сверху вниз.

Метод оценки стоимости снизу вверх заключается в определении стоимости использования единицы каждого ресурса, расчете стоимости отдельных работ проекта и определении стоимости всего проекта исходя из суммарной стоимости всех работ.

Метод сверху вниз используется в том случае, когда на проект выделен фиксированный объем денежных средств. В этом случае бюджетные ресурсы назначаются суммарной задаче, а общие показатели по затратам на ресурсы, работы оцениваются на основе аналогичных прошлых проектов.

Тема 5.4. Управление выполнением проекта в Microsoft Project

Управление проектами (англ. project management) —область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов.

Целью управления проектом(-ами) является достижение заранее определенных целей при заранее известных ограничениях и целесообразном использовании возможностей, реагировании на риски.

Даже при достижении поставленных целей и целесообразности изменений, проект может не соответствовать ожиданиям заинтересованных сторон. В проектах с высоким уровнем изменений требуется управление ожиданиями.

Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями (в отличие от процессного, функционального управления).

План управления является основным документом, с которого должен начинаться любой проект. План корректируется в течение всего проекта.

В плане управления проектом должно быть отражено:

• Содержание и границы проекта

• Ключевые вехи проекта

• Плановый бюджет проекта

• Предположения и ограничения

• Требования и стандарты

Выполнение лабораторной работы (№4) знакомит с управлением выполнением проекта в среде Microsoft Project.

Перечень функций на стадии управления выполнением проекта.

• Управление графиком проекта

• Проверка выполнения работ в соответствии с планом

• Ввод дат фактического начала и окончания работы

• Ввод фактической продолжительности работы

• Корректировка выполнения работы в процентах

• Корректировка фактической трудоемкости работ на временной шкале

• Просмотр работ, трудоемкости которых отличаются от запла­ниро­ван­ных.

• Сравнение фактической информации о работе с информацией базового графика

Управление финансами

• Учет фактических затрат в ходе выполнения проекта

• Просмотр общей стоимости проекта

• Анализ фактических затрат

Управление производственным ресурсами и персоналом

• Поиск перегруженных ресурсов (исполнителей)

• Передача работ другим исполнителям

• Изменение графика работ исполнителей

Вся информация о работах, ресурсах и затратах проекта сохраняется как вариант первоначального плана, который называется базовый план. Базовый план может служить в дальнейшем в качестве эталона, с которым можно сравнивать текущее состояние проекта. В базовом плане сохраняются:

Сведения о работах:

• Начальная и конечная даты

• Длительности

• Трудозатраты

• Затраты

• Прерванные задачи

• Повременные данные о трудозатратах

• Повременные данные о затратах

Сведения о ресурсах:

• Трудозатраты

• Затраты

• Повременные данные о трудозатратах

• Повременные данные о затратах

Сведения о назначениях:

• Начальная и конечная даты

• Трудозатраты

• Затраты

• Повременные данные о трудозатратах

• Повременные данные о затратах

Промежуточный план представляет собой набор текущих данных проекта, сохраненный после начала проекта, который сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном плане проекта сохраняются два набора сведений (начальные и конечные даты текущих задач).

Microsoft Project позволяет сохранять 11 вариантов базового плана и до 10 вариантов промежуточного плана. Базовый план и промежуточные планы сохраняются в едином файле проекта.

Выводы

Подведем итоги и конкретную пользу, которую может принести метод сетевого планирования:

    - Первой и самой главной выгодой является возможность определить минимальную длительность проекта.

    - С помощью метода критического пути можно определить, сроки выполнения каких работ являются наиболее важными для своевременного выполнения проекта. Соответственно, для оставшихся работ определяется резерв дополнительного времени, который можно затратить по своему усмотрению.      - Используя резерв времени, можно "маневрировать" сроками выполнения работ, избегая как чрезмерной, так и недостаточной загрузки рабочих ресурсов. Благодаря этому можно сократить общее количество задействованных рабочих ресурсов (а иногда и материальных - топлива, например) и сэкономить, таким образом, бюджет проекта.

     - Благодаря сетевому графику можно с высокой степенью уверенности оценить, к каким последствиям приведет задержка в выполнении той или иной работы и, соответственно, направить максимальные усилия на устранение критических для проекта задержек.       - На любой момент времени выполнения проекта можно для любого из его участников определить вид и объем работ, который ему следует выполнять. Соответственно, при правильном подходе всегда можно найти виновного в срыве сроков проекта.

      Сетевое планирование вносит ясность, предсказывает трудности, экономит время, повышает ответственность, облегчает работу руководителя. Оно применимо в любом учреждении, на любом производстве, для любого процесса.       Эффективность применения этого метода зависит от умения составителей плана видеть в перспективе весь комплекс необходимых работ, логическую последовательность и взаимосвязь проводимых мероприятий.

Приложение.

Программное обеспечение для управления проектами

Системы управления проектами и задачами:

• Простой бизнес — сервис для корпоративного управления проектами, задачами и временем для построения единого информационного пространства организации, в т.ч. документооборот, выставление счетов, e-mail, телефония, видеоконференции, взаимодействие с клиентами и т.д.

• Bontq — система управления проектами и отслеживания ошибок.

• Cerebro — система управления проектами в аудиовизуальной сфере.

• Clarizen - облачная система управления проектами.

• Easy Projects .NET — система для управления проектами, написанная на .NET.

• eGroupWare — бесплатное ПО для управления проектами.

• GanttProject — маленькая бесплатная программка с диаграммой Ганта и ресурсами.

• Kommandcore — платный многопользовательский веб-сервис по управлению проектами, предназначен в первую очередь для руководителей проектами, основан на методологии гибкой разработки.

• OpenProj — бесплатная, открытая альтернатива Microsoft Project.

• OnePoint Project

• PayDox — система управления документами, задачами и совместной работой сотрудников.

• Project Kaiser — веб-ориентированная система управления проектами и задачами с поддержкой wiki и развитыми средствами взаимодействия пользователей.

• LifeTask.ru — веб-сервис для управления проектами и задачами, включающий в себя систему по координированию пользователей между собой, отчётность по проектам, в первую очередь финансовая модель, оповещение руководителя о статусе поставленной задачи.

• ProjectMate — Российская PSA-система автоматизации профессиональной деятельности. Помимо модуля управления проектами имеет массу функций, востребованных в компаниях сферы консультационных услуг — начиная от учета времени и заканчивая выставлением счетов (биллингом).

• Project Tracking — комплексная система управления проектами, предназначенная для организации совместной работы при разработке и поддержке продуктов, планирования и контроля работ, учёта рабочего времени и расчётов с контрагентами.

• Redmine — бесплатный многопользовательский веб-сервис, ориентированный на специфику IT-проектов и разработчиков.

• WebEDO — набор web-приложений для организации работы с проектами, управления документооборотом и электронной коммерцией.

• TeamLab — система для управления проектами, документами и совместной работы.

• TrackStudio Enterprise — система управления задачами. Есть экспорт в MS Project.

• Worksection — простой, красивый и удобный инструмент для совместной работы над проектами. Управление проектами, задачами, временем, диаграмма Ганта.

• Trac — инструмент управления проектами и отслеживания ошибок в программном обеспечении.

• Web2Project — открытое веб-приложение для управления проектами.

Продукты, ориентированные на автоматизацию услуг:

• ARTA Software — система ARTA Management

• Epicor Software

• Microsoft Project Professional

• Oracle E-Business Suite

• PeopleSoft Project Management

• Primavera

• SAP Professional Services Automation

Национальные стандарты управления проектами:

• NASA Project Management (США)

• BSI BS 6079 (Великобритания)

• APM Body of Knowledge (Великобритания)

• OSCEng (Великобритания)

• DIN 69901 (Германия)

• V-Modell (Германия)

• VZPM (Швейцария)

• AFITEP (Франция)

• Hermes method (Швейцария)

• ANCSPM (Австралия)

• CAN/CSA-ISO 10006-98 (Канада)

• P2M (Япония)

• C-PMBOK (Китай)

• South African NQF4 (ЮАР)

• CEPM (Индия)

• PROMAT (Южная Корея)

Контрольные вопросы 5 раздела

1. Назначение и суть технологии управления проектом

2. Достоинство технологии управления проектом

3. Назовите 3 фактора, влияющие на успешность реализации проекта

4. Что понимается под итоговыми работами и подработами

5. Что является результатом выполнения стадии

6. Какие методы лежат в основе теории управления проектами

7. Различие методов CPM и PERT

8. Три этапа метода сетевого планирования и управления

9. Назовите основные критерии оценки исполнения проектов

10. Какие категории программных средств, реализующие сетевые методы планирования, имеются на рынке

11. Существующие рычаги управления проектами

12. Назначение пакета программ Microsoft Project

13. Назовите основные процессы, реализующие различные функции управления проектами

14. На чем базируется метод сетевого (календарного) планирования

15. Что понимается под работой и событием

16. Чему равна продолжительность события

17. Примеры сетевых графиков

18. Возможности диаграммы Ганта

19. Цель календарного планирования

20. Кто разрабатывает план-график проекта

21. Диаграмма Ганта как наглядное представление календарного плана-графика проекта

22. В чем состоит создание ресурсной модели проекта

23. Поясните роль работы и события в сетевой модели

24. Суть метода критического пути

25. Поясните назначение возобновляемых и невозобновляемых ресурсов

26. Ресурсное планирование проектов в Microsoft Project

27. Перечень функций при выполнении графика проекта

Раздел 6. Информационные технологии текущего планирования личной и коллективной деятельности

Любой человек является менеджером, поскольку всю свою жизнь управляет как минимум процессами, связанными лично с ним.

Менеджмент – это и искусство, и ремесло, и если искусством правит талант, который даётся свыше, то знания, умения и опыт – дело наживное, и любому человеку целесообразно совершенствоваться и учиться применять в работе более совершенные технологии, позволяющие управлять более эффективно.

Обычно количество и качество ресурсов человека ограничено, так что ошибки в планировании, организации и дальнейшем контроле могут привести к печальным последствиям.

Ресурсы, с ограниченным количеством которых приходится сталкиваться в первую очередь – это индивидуальные ресурсы человека, такие как память, внимательность, точность, время, физические, умственные силы и многие другие. Можно содержать всю информацию в голове или записывать информацию в блокнотах, но при этом надеяться на эффективное хранение и обработку большого объема информации сложно. Использование современных технологий, в частности, компьютерной индустрии для планирования, организации и контроля позволяет добиться существенных успехов в эффективном распределении возможностей управления.

Программа Microsoft Outlook (Майкрософт Аутлук) из пакета программ Microsoft Office - система, построенная на современной технологической основе, эволюционировала практически на опыте управления миллионами людей. Она позволяет держать в порядке информацию, оперативно производить поиск в ней, вести переписку и работать в Интернете, планировать и организовывать работу, вести контроль текущих дел и учет уже сделанных.

Тема 6.1. Компьютерная технология работы с программой Microsoft Outlook

Программа Microsoft Outlook – это персональный информационный менеджер, который позволяет вести список задач, отмечать на календаре события, иметь список контактов, делать заметки и вести дневник, а также работать с почтой и RSS-каналами. Причем данные программы синхронизируются без проблем со всеми современными мобильными устройствами (в том числе с адресной книгой).

Однако Outlook скорее предназначен для планирования рабочего (!) времени, поэтому возникают некоторые трудности при ее использовании в личной жизни.

Microsoft Outlook технологически поддерживает основные функции управления:

1. Анализ ситуаций и определение целей;

2. Анализ вариантов, планирование и принятие решений;

3. Организацию выполнения плана;

4. Управление процессом выполнения плана;

5. Контроль и учёт.

Рассмотрим основные функции Аутлука.

Организатор Контактной информации

В ходе повседневной деятельности каждый человек вступает в отношения с различными организациями и людьми. Определенным образом организованная информация о людях и организациях, с которыми пользователь вступает в отношения, в приложении Аутлук называется Контактами. Информация заносится в стандартную форму элемента "Контакт" и хранится в Папке "Контакты", что предоставляет широкие возможности по представлению информации в требуемом виде. Контакты можно объединять и фильтровать по Местоположению, Организации, Отметке к исполнению, Важности и другим признакам. Дополнительные возможности организации информации предоставляет инструмент Категорий (категория – это определяемый пользователем классификационный признак). Аутлук предоставляет широкие возможности по представлению информации: это и стиль записной книжки с алфавитом, и список телефонов, и список контактов по Организациям. Существует возможность создавать собственные Формы, Представления, Стили печати.

Планирование

План, как модель процесса достижения цели, имеет важнейшее значение для эффективного управления. Каждый элемент плана в Аутлуке называется Встречей - это может быть Телефонный звонок или Сообщение электронной почты. Процесс планирования существенным образом облегчается тем, что Аутлук предоставляет возможность наряду с разовыми Встречами оперировать Встречами, повторяющимися ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно. В этом случае пользователю необходимо определить периодичность повторения и число или интервал времени повторений. Как и в случае с Контактами, Аутлук предоставляет широкие возможности по представлению информации о Встречах или планах. Это может быть привычный листок в стиле Органайзера с планом на день, это может быть план на неделю или план на месяц. Аутлук позволяет представить Календарь пользователя и в виде графика Ганта.

Значение Компьютера состоит также в том, что он предоставляет возможность многократно использовать результаты решенной задачи. Эффективность управления будет обеспечиваться в том случае, когда каждый элемент плана будет проанализирован как на этапе планирования, так и после выполнения плана. Анализ результатов работы позволяет не совершать допущенных ошибок и находить лучшие решения.

Учет и контроль

Прежде всего, необходим учет невосполнимого, одного из важнейших ресурсов – времени. Необходим учет и нормирование типовых повторяющихся видов работ. В действительности планируются и нормируются все виды деятельности. Шахматисты играют с лимитом времени, композиторы, писатели и журналисты пишут к определенному сроку. Эффективность работы во многом зависит именно от умения спланировать. План же возможен только в случае, если есть нормативы по видам работ, которые, в свою очередь, являются результатом анализа данных по учету.

Аутлук позволяет вести учет любых видов деятельности. И если для учета финансовых потоков и материальных ценностей лучше использовать Эксель или специализированный пакет, то целесообразны обращения к этим приложениям из Аутлука и обмен данными.

Коммуникации

Чтобы обмениваться Сообщениями электронной почты, можно воспользоваться программой Outlook Express или какой-либо другой почтовой программой. И, несмотря на то, что Адресные книги почтовых приложений позволяют хранить не только адреса электронной почты, но и другую информацию, приложение Аутлук предпочтительнее других почтовых программ, потому, что работать с Контактами Аутлука намного удобнее, чем с Адресной книгой. Важнейшими достоинствами Аутлука является возможность автоматизации обработки сообщений с помощью макросов и тесная интеграция на основе макросов с другими приложениями Майкрософт Офис.

Управление подразделением

Помимо понятия Встречи в Аутлук используется достаточно близкое понятие Задачи. Отличие Задачи состоит в том, что Задача может поручаться подчиненным. В Задаче имеется поле для определения объема выполненной работы и издержках. Это позволяет руководителю контролировать ход выполнения той или иной работы.

Руководитель имеет также возможность контролировать присутствие сотрудников на рабочих местах, организовывать и проводить виртуальные совещания, что, безусловно, при определенных условиях может обеспечивать более высокую эффективность коллективной работы, чем при обычной форме их проведения. Если есть соответствующее оборудование (прежде всего, Web- камеры), характеристики оборудования и каналов связи обеспечивают требуемое качество, то через Аутлук возможно проводить и телеконференции.

Корпоративный стиль

Известно, что можно собрать отличных исполнителей, но при этом не добиться высокого результата. Это общеизвестная и универсальная истина. Она справедлива для спортивной команды, она справедлива для художественного коллектива, она справедлива для бизнеса. Не зря в литературе по менеджменту так много места уделяется вопросу формирования команды, культивированию корпоративной культуры. Опыт показывает, что сотрудники могут достаточно добросовестно выполнять свои должностные обязанности, но этого мало, чтобы обеспечить эффективный бизнес. Значительные же ресурсы роста возникают как результат взаимодействия.

Всякий бизнес несет с собой и определенное информационное поле. Это информационное поле неоднородно. Для руководства – это одно поле, для технического персонала другое. Это поле изменчиво, поскольку меняется персонал, меняются поставщики и клиенты, меняется среда. В больших организациях имеют хождение телефонные справочники. Но они не несут всей необходимой информации и быстро устаревают. Кроме того, они дороги в производстве. Все это приводит в работе к большому количеству вопросов, которых могло бы и не быть. В каждом отдельном случае это потерянные минуты. Но если посчитать издержки по всем сотрудникам в течение года, то эти издержки получатся серьезными. Можно найти достаточно оправданий, чтобы не заниматься подобными вопросами с точки зрения организации в целом – это якобы дело каждого сотрудника. Но в этом случае теряется не только время сотрудников – в этом случае перечеркивается огромный ресурс, обусловленный причастностью к организации, ощущением работы в команде, корпоративной культурой.

Билл Гейтс в своей книге "Бизнес со скоростью мысли" дает прекрасные примеры и корпоративной культуры и информационного обеспечения бизнеса. Не каждое предприятие может позволить себе корпоративную информационную систему на уровне компании Microsoft. Но каждое предприятие имеет возможность позволить себе начать с малого и попытаться быть более эффективной на основе того, что есть практически на каждом компьютере, в каждой локальной сети. Есть смысл начать с Аутлука. Но совершенно несложно поддерживать в рабочем состоянии корпоративные информационные ресурсы, обеспечив разграниченный доступ к ним как через локальную вычислительную сеть, так и через Интернет. Тогда будет меньше телефонных звонков относительно планов и расписаний, относительно того, когда будет на месте тот или иной сотрудник или руководитель. А значит, будет меньше потерь времени. И если посчитать, то вполне может оказаться, что издержки из-за этих маленьких потерь будут больше затрат на поддержание Корпоративных информационных ресурсов.

Несколько приятных мелочей

Безусловно, выше были упомянуты далеко не все возможности Аутлука. Иногда эти возможности кажутся излишними, но со временем соглашаешься с тем, что они все же полезны. Это означает, прежде всего, что время на освоение этих возможностей мало, а суммарный выигрыш от их использования существенен. Например, Аутлук обеспечивает автоматический набор одного из телефонных номеров Контакта. Выигрыш, в этом случае получается не столько за счет высвобождения нескольких десятков секунд на набор номера, сколько за счет исключения неправильно набранных номеров. А это дает минуты. И плюс удовлетворение от красиво выполняемой работы.

В некоторых случаях могут представлять интерес возможности Аутлука по обеспечению удаленной работы. Это означает, что сотрудник, имея возможность выхода в Интернет, может обмениваться информацией с сервером и компьютерами локальной сети своей фирмы.

Полезны также электронные визитные карточки (Vcards), которые могут прикрепляться к Сообщениям электронной почты. В этом случае структурированная информация может без дополнительной ручной обработки помещаться в папку Контакты.

К Сообщениям электронной почты могут пристыковываться и Планы работы (iCalender). Это очень удобно, например, в случаях, когда сотруднику хотят сообщить средствами электронной почты график его работы на неделю или на месяц. Согласитесь, что План работы в форме Органайзера или в форме графика Ганта воспринимается много лучше, чем просто список мероприятий, выполненный в текстовом редакторе. План работы iCalender можно представить в любом удобном виде.

Помимо возможностей создавать, в дополнение к стандартным, собственные формы, поля, использовать элементы управления ActiveX, Аутлук обладает практически неограниченными возможностями, связанными с использованием встроенного языка программирования Visual Basic for Applications.

Заключение

1. Каждый современный деловой человек является менеджером и осуществляет информационное обеспечение бизнес процессов, участником которых он является. Для технологического обеспечения информационной работы целесообразно использовать современное программное обеспечение, в частности приложение Аутлук из пакета Microsoft Office.

2. Приложение Аутлук впитало в себя опыт управления миллионов людей, оно продолжает активно развиваться и в состоянии удовлетворить практически любые требования пользователя. Помимо автоматизации основных функций управления Аутлук может выполнять функции системного и информационного интегратора, что также позволяет повысить эффективность бизнес процессов.

Аутлук может использоваться как индивидуально, так и для решения задач управления персоналом, доступным через локальную или глобальную сеть.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.

При работе с Microsoft Outlook необходимо место для хранения почтовых сообщений, календарей, задач и других элементов. Все эти данные хранятся в специальных файлах на локальном компьютере, которые называются файлами данных.

При создании PST-файла ему можно назначить пароль, который будет обеспечивать безопасность и запрещать просмотр данных другим пользователям.

Надежные пароли представляют собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Надежный пароль: Y6dh!et5.

Рекомендуется использовать фразу-пароль, состоящую из 14 или более знаков.

Версии на платформе Windows:

Outlook 97

Outlook 98

Outlook 2000 (также известен как Outlook 9)

Outlook 2002 (также известен как Outlook 10 или Outlook XP)

Office Outlook 2003

Office Outlook 2007 (версии Windows ниже XP не поддерживаются)

Office Outlook 2010

Microsoft также выпустила несколько версий Outlook под Mac OS. После выхода Outlook 98, на платформе Mac его заменял Microsoft Entourage. Но теперь Microsoft в Microsoft Office:mac 2011 снова заменяет Entourage на Outlook.

Не следует путать Outlook с продуктом Outlook Express. Outlook Express — это клиент электронной почты, встроенный в большинство версий Windows, выпущенных в период с 1998 по 2003 годы.

Файлы данных Outlook

При сохранении элементов на локальном компьютере программа Outlook использует тип файла данных, называемый файлом личных папок (PST-файл) (Файл личных папок (PST). Файл данных на локальном компьютере, в котором хранятся сообщения и другие элементы. Файл PST может использоваться в качестве стандартного расположения для доставки сообщений. Кроме того, его можно использовать для упорядочения и резервного копирования элементов.) Outlook. При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server элементы обычно отправляются на почтовый сервер и сохраняются на нем. Для обеспечения возможности работать с почтовыми сообщениями при отсутствии связи с почтовым сервером в программе Outlook предусмотрены автономные папки, которые сохраняются на локальном компьютере в файле данных другого типа — файле автономных папок (OST-файл) (Файл автономных папок. Файл на жестком диске, содержащий автономные папки. Файл автономных папок имеет расширение OST. Он может быть создан автоматически при настройке Microsoft Outlook или при открытии автономного доступа к папке.).

Основные различия между типами файлов данных программы Outlook:

OST-файлы программы Outlook используются только при работе с учетной записью Exchange в автономном режиме или в режиме кэширования сервера Exchange.

PST-файлы программы Outlook используются при работе с учетными записями POP3 (Протокол POP3 (Post Office Protocol Version 3). Используется для приема сообщений электронной почты с почтового сервера Интернета.), IMAP (Протокол IMAP (Internet Message Access Protocol). В отличие от таких почтовых протоколов Интернета, как POP3, которые поддерживают на сервере только одну папку «Входящие», протокол IMAP позволяет создавать на сервере несколько папок для хранения и упорядочения сообщений, доступ к которым можно получить с нескольких компьютеров.) и HTTP. Если необходимо создать архив или резервную копию папок и элементов Outlook на локальном компьютере, в том числе для учетных записей сервера Exchange, следует создать и использовать дополнительные PST-файлы.

Файлы личных папок (PST-файлы)

Файл личных папок (PST-файл) — это файл данных программы Outlook, в котором хранятся на локальном компьютере почтовые сообщения и другие элементы. Файл личных папок является наиболее распространенным форматом для хранения информации в программе Outlook частными пользователями и небольшими организациями. Пользователи домашних компьютеров обычно подключаются к сети через поставщика услуг Интернета, который также предоставляет одну или несколько учетных записей электронной почты. Наиболее распространенные типы учетных записей обозначаются по наименованиям используемых ими протоколов Интернета  — POP3 и IMAP (или просто POP и IMAP). Другим типом учетной записи является HTTP — учетная запись по протоколу Интернета, которая работает аналогично учетным записям IMAP. Примером учетной записи HTTP являются учетные записи Microsoft Windows Live Mail. Все три типа учетных записей используют PST-файл.

Элементы можно перемещать или архивировать в файле личных папок (PST-файл). Поскольку PST-файл размещается на локальном компьютере, на него не распространяется ограничение почтового сервера на размер почтового ящика. Перемещая элементы в PST-файл на локальном компьютере, можно освободить место для хранения в почтовом ящике на сервере. Можно настроить программу Outlook так, чтобы новые элементы отправлялись в PST-файл. Однако этот способ имеет свои недостатки, так как он исключает возможность работы со своими элементами при использовании программы Microsoft Outlook Web Access с учетной записью Exchange, а также при работе на другом компьютере.

В Microsoft Office Outlook 2003 и более поздние версии введен новый формат PST-файла, обеспечивающий хранение большего количества элементов и папок и поддерживающий многоязычные данные в кодировке Юникод (Юникод. Стандарт кодировки знаков, разработанный консорциумом Unicode. Используя для представления каждого знака более одного байта, Юникод позволяет представить в одном наборе знаков почти все языки мира.). Файл, сохраненный в формате файла личных папок (с расширением PST) в программе Outlook 2003 или в Microsoft Office Outlook 2007, несовместим с более ранними версиями программы Microsoft Outlook и не может быть в них открыт. Чтобы создать файл данных, совместимый с Microsoft Outlook 2002 и более ранними версиями, можно сохранить файл данных в формате файла личных папок Microsoft Outlook 97-2002 (с расширением PST). Это тот же формат файла, который был доступен в более ранних версиях Outlook.

 Совет.   Рекомендуется регулярно создавать резервные копии PST-файлов и хранить их в надежном месте. В случае утраты PST-файла ни поставщик услуг Интернета, ни корпорация Майкрософт не смогут восстановить ваши почтовые сообщения или другие элементы.

Файлы автономных папок (OST-файлы)

При использовании Microsoft Exchange Server сообщения, календарь и другие элементы обычно доставляются на сервер и хранятся на нем. Можно настроить программу Outlook так, чтобы копии элементов сохранялись на локальном компьютере в файле данных программы Outlook, называемом файлом автономных папок (OST-файл). Это позволит работать в режиме кэширования сервера Exchange или работать в автономном режиме, когда подключение к серверу Exchange невозможно или нежелательно. При наличии связи с сервером Exchange OST-файл синхронизируется с хранящимися на нем данными.

Автономные папки — это копии папок пользователя в почтовом ящике (Почтовый ящик. Папка на сервере Microsoft Exchange, в которую доставляется почта. Администратор настраивает почтовый ящик для каждого пользователя. Если в качестве места доставки почты указан файл личных папок, почта переадресовывается в него из почтового ящика.) на сервере Exchange. Наличие автономных папок позволяет взять папку с сервера, работать с ее содержимым в автономном режиме, а затем при следующем подключении к серверу обновить автономную папку и соответствующую папку на сервере, чтобы сделать содержимое обеих папок идентичным. Этот процесс называется синхронизацией папок.

Содержимое автономных папок, равно как и содержимое папок на сервере, можно добавлять, удалять и изменять. Можно, в частности, изменять и перемещать элементы из одной папки в другую, отправлять сообщения, помещенные в автономную папку Исходящие, и просматривать содержимое общих автономных папок. В серверную папку Входящие тем временем могут быть доставлены новые сообщения, а элементы общих папок могут быть добавлены, удалены или изменены другими пользователями. Однако, об этих изменениях на сервере пользователь узнает лишь после выполнения синхронизации.

Синхронизируемая информация может включать в себя следующие элементы:

Заголовки    В сообщениях электронной почты заголовок — это описательный идентификатор, содержащий сведения об имени отправителя, теме сообщения, времени отправки и размере сообщения.

Сообщения целиком    Сообщение состоит из заголовка, тела сообщения и любых вложений включая внедренные объекты или рисунки.

В режиме автономной работы синхронизируемые папки определяются группами отправки и получения (Группа «Отправить/получить». Учетные записи электронной почты и папки, которые могут быть объединены в группу и для которых могут быть заданы общие параметры, например, указывающие, следует ли загружать сообщения целиком или только заголовки, предельные размеры загружаемых сообщений, параметры работы в автономном и оперативном режиме, время ожидания при подключении к серверу.). Эти группы позволяют выбрать папки, подлежащие синхронизации, чтобы работать с ними в то время, когда подключение к серверу невозможно, или работа происходит в автономном режиме. Можно также настроить загрузку обновлений адресной книги (Адресная книга. Набор адресных книг, в которых могут храниться имена, адреса электронной почты, номера факсов и списки рассылки. Адресная книга может содержать глобальный список рассылки, адресную книгу Microsoft Outlook и личную адресную книгу.) во время синхронизации.

При работе с учетными записями Exchange рекомендуется использовать режим кэширования сервера Exchange, что в большинстве случаев позволяет устранить необходимость автономной работы. В этом режиме незаметно отсутствие связи с сервером, так как работа с элементами (Элемент. Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Outlook, и используется в Microsoft Outlook так же, как файлы в других программах. Элементы включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.) не прерывается.

По умолчанию при работе в режиме кэширования сервера Exchange создается и используется файл автономных папок (OST-файл), а копии всех папок почтового ящика (Почтовый ящик. Папка на сервере Microsoft Exchange, в которую доставляется почта. Администратор настраивает почтовый ящик для каждого пользователя. Если в качестве места доставки почты указан файл личных папок, почта переадресовывается в него из почтового ящика.) загружаются и периодически синхронизируются. Работа с данными ведется на локальном компьютере, информация синхронизируется с сервером программой Outlook.

Сведения о происходящих в сети изменениях и ее доступности открыты для пользователя, где бы он ни находился — на работе, дома или в самолете. Даже если связь с сервером Exchange прервется, работу с данными можно продолжать. После того как соединение будет восстановлено, изменения, внесенные в любые папки и элементы, будут автоматически синхронизованы с сервером. Управление соединением с сервером и обновление данных осуществляются программой Outlook. Процессы переключения в режим автономной работы и подключения к серверу полностью автоматизированы. 

Режим кэширования сервера Exchange освобождает от необходимости настройки групп отправки и получения (Группа «Отправить/получить». Учетные записи электронной почты и папки, которые могут быть объединены в группу и для которых могут быть заданы общие параметры, например, указывающие, следует ли загружать сообщения целиком или только заголовки, предельные размеры загружаемых сообщений, параметры работы в автономном и оперативном режиме, время ожидания при подключении к серверу.), выбора папок, доступных при автономной работе, и их синхронизации. Все эти действия выполняются программой Outlook.

Защита файлов данных

При создании PST-файла ему можно назначить пароль, который будет обеспечивать безопасность и запрещать просмотр данных другим пользователям. Установите флажок > Сохранить пароль в списке паролей, чтобы ввод пароля не запрашивался при каждом открытии файла.

Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Пароли должны состоять не менее чем из 8 знаков. Рекомендуется использовать фразу-пароль, состоящую из 14 или более знаков.

Важно помнить свой пароль. Если вы забыли пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Записывайте пароли и храните в безопасном месте отдельно от данных, для защиты которых они используются.

Контрольные вопросы 6 раздела

1. Перечислите основные функции управления Microsoft Outlook

2. В какой пакет программ входит Microsoft Outlook

3. Что в Аутлук называется Контактами

4. Что понимается под Встречей в Аутлук

5. Какую информацию отражает график Ганта

6. Возможные виды учета в Аутлук

7. Когда целесообразно обращаться к Эксель из Аутлука

8. Приведите целесообразность использования макросов

9. Программа Outlook Express – ее назначение

10. Отличие понятия Встречи от Задачи

11. Что необходимо для проведения телеконференции через Аутлук

12. Эффективность поддержания Корпоративных информационных ресурсов с помощью Аутлука

13. Перечислите приятные мелочи, доступные в Аутлук

14. С какой целью используется встроенный язык программирования Visual Basic for Applications

15. Принцип формирования Надежного пароля