1.2.2. Алгоритм создание таблицы «Справочник товаров»

1. В окне базы данных Access выбирается объект Таблицы, а затем раздел Создание таблицы в режиме конструктора (рис. 1.1).

2. В появившемся окне в столбце Имя поля перечисляются все имена полей создаваемой таблицы, а также выбирается их тип (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Поля таблицы Справочник товаров

Комментарии к выбору типов данных

▪ Для поля Единицы измерения необходимо выбрать тип данных Мастер подстановок. Тогда при заполнении этого поля пользователю нужно будет не вводить единицы измерения, а выбирать их из списка (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Заполнение поля Единицы измерения

Создание мастера подстановок на основе фиксированного набора значений

При выборе типа данных Мастер подстановок на экране появляется окно Создание подстановки в котором выбирается опция Будет введен фиксированный набор значений (рис. 1.16 а). Нажимается кнопка Далее и в следующем диалогом окне в поле Столбец1 записываются те единицы измерения, которые будут использоваться в базе данных (рис. 1.16. б). На последнем этапе задается подпись, которая будет содержаться в столбце подстановки.

а) б)

Рис. 1.16. Создание подстановки: а) выбор типа подстановки;

б) заполнение столбца подстановки

Рассмотрим более подробно свойства каждого поля.

2.1. Свойства поля Товар (рис. 1.17)

Рис. 1.17. Свойства поля Товар

а). Для поля Товар свойством Размер поля определяется максимальное количество символов в наименовании товара – 50.

б). Для поля Товар рекомендуется задать Подпись, т. е. тот текст, который будет находиться в заголовке столбца таблицы.

в). В строке Обязательное поле рекомендуется выбрать Да, т.е. поле обязательно должно быть заполнено пользователем.

2.2. Свойства поля Единицы измерения (рис. 1.18)

Рис. 1.18 Свойства поля Единицы измерения

Для поля Единицы измерения свойством Размер поля определяется максимальное количество символов в наименовании единицы измерения – 5.

2.3. Свойства поля Цена (рис. 1.19)

Рис. 1.19. Свойства поля Цена

Для поля Цена определяется Формат – денежный, а также количество знаков после запятой – 2.

3. Поле Товар определяется как ключевое. Для этого его необходимо выделить и на панели инструментов нажать кнопку .

1.2.3. Алгоритм создание таблицы «Продажа товара»

1. В окне базы данных Access выбирается объект Таблицы, а затем раздел Создание таблицы в режиме конструктора (рис. 1.1).

2. В появившемся окне в столбце Имя поля перечисляются все имена полей создаваемой таблицы, а в столбце Тип данных выбирается их тип (рис. 1.20). Обратите внимание на то, что в таблице отсутствует поле Стоимость. Значение этого поля будут вычисляться по формуле стоимость = цена * количество, оно будет добавлено на форму (см. раздел «Создание вычисляемых полей на форме»).

Рис. 1.20. Поля таблицы «Продажа товаров»

Комментарии к выбору типов данных

▪ Для поля № накладной и Товар выбирается тип данных — мастер подстановок.

Пояснение: таблица «Продажа товара» должна содержать только те номера накладных, которые есть в таблице «Справочник накладных»!

То же самое касается поля Товар. Оно должно содержать только те наименования товаров, которые имеются в таблице «Справочник товаров»!

Создание мастера подстановок на основе значений из другой таблицы (на примере поля № накладной)

В разделе Тип данных поля № накладной выбирается тип данных Мастер подстановок.

На экране отображается окно Создание подстановки (рис. 1.21) в котором необходимо выбрать опцию Объект “столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса.

В диалоговом окне указывается таблица, из которой будут взяты данные для подстановки. В нашем случае это таблица «Справочник накладных» (рис. 1.22)

Из раздела Доступные поля в раздел Выбранные поля переносится название столбца, содержащего данные для подстановки (рис. 1.23).

Рекомендуется указать порядок сортировки по столбцу № накладной: номера накладных будут расположены по возрастанию (по убыванию) в выпадающем списке (рис. 1.24).

На последнем этапе в диалоговом окне отображается содержимое столбца № накладной таблицы Справочник товаров (рис. 1.25).

Рис. 1.21.Создание подстановки Рис. 1.22. Выбор таблицы

Рис. 1.23. Выбор столбца Рис. 1.24. Выбор порядка сортировки

Рис. 1.25. Содержимое столбца подстановки

При заполнении таблицы Продажа товара в поле № накладной (рис. 1.26. а) и Товар (1.26. б) появятся раскрывающиеся списки с данными из таблиц-справочников.

а) б)

Рис. 1.26. Заполнение таблицы Продажа товара:

а) список в столбце № накладной; б) список в столбце Товар

Для каждого поля определяются его свойства.

2.1. Свойства поля № накладной (рис. 1.27)

Рис. 1.27. Свойства поля № накладной

2.2. Свойства поля Товар (рис. 1.28)

Рис. 1.28. Свойства поля Товар

2.3. Свойства поля Количество (рис. 1.29)

Рис. 1.29. Свойства поля Количество

3. Определяются ключевые поля. Для этого выделяются одновременно два поля № накладной и товар, а затем на панели инструментов нажимается кнопка .