Требования к бланкам документов

Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательны­ми для каждого документа независимо от его вида. Отсут­ствие таких реквизитов в документе лишает его юридичес­кой силы.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся по­стоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бу­маги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк до­кумента.

Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, созда­ваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.

В практике используется три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

■ общий бланк;

■ бланк письма;

■ бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется при изготовлении любых до­кументов, кроме писем. Такой бланк включает наименова­ние организации, к которому могут добавляться: герб, эмб­лема, наименование вышестоящей организации.

Особое выделение письма как вида документа и разра­ботка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организа­ции и содержащего в связи с этим адресные данные пред­приятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внут­ренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

Бланк письма включает реквизиты: наименование орга­низации, справочные данные об организации, код орга­низации по Общероссийскому классификатору предприя­тий и организаций (ОКПО). В бланке письма обознача­ются места расположения реквизитов: дата документа, ре­гистрационный номер документа, ссылка на регистраци­онный номер и дату документа. Бланк письма может со­держать также изображение герба или эмблемы и наиме­нование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположе­ние.

Если правом подписи документов обладает не только ру­ководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки писем структурных под­разделений и должностных лиц.

Бланк конкретного вида документа включает реквизи­ты: наименование организации, наименование вида доку­мента, место составления или издания документа. В блан­ке данного типа обозначаются места расположения рекви­зитов: дата документа, регистрационный номер документа.

Бланк конкретного вида документа может содержать изоб­ражение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации.

Организации субъектов Российской Федерации, как пра­вило, используют в качестве государственного языка не толь­ко русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, рус­ском и национальном, печатают реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место со­ставления или издания документа.

При изготовлении служебных бланков используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

левое, верхнее, нижнее — 20;

правое — 10.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ог­раничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

Особый порядок работы установлен при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих учету. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским спосо­бом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учи­тывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов:

при поступлении бланков:

• наименование вида гербового бланка;

• дата поступления;

• номер сопроводительного документа;

• наименование организации — поставщика гербовых бланков;

• количество экземпляров;

• серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

• наименование вида гербового бланка;

• количество экземпляров;

• серия и номера гербовых бланков;

• наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

• расписка в получении;

• примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Уничтожение испорченных или устаревших гербовых блан­ков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.