Прохождение исходящих документов
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресатами инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
составление проекта документа, его распечатка;
согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
подписание (утверждение) документа;
регистрация и отправка документа.
Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.
Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.
Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).
В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.
Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.
Внутренние документы
проходят следующие основные стадии: подготовка проекта документа, , согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.
Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.
Прием, передача и доставка документов
Прием и передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчетностью. Движение зарегистрированных документов между подразделениями, секретариатом руководства, канцелярией фиксируется в регистрационных формах — карточке, журнале, ПЭВМ. В канцелярии (секретарь-референт) организации должны знать, каком подразделении, у кого из исполнителей находится документ в любое время. При этом не обязательно канцелярии и секретарю видеть сам документ, достаточно информации от подразделения или исполнителя о передаче документа другому подразделению или исполнителю.
Контрольная служба извещается о передаче контролируемого документа от одного подразделения и исполнителя другому только в том случае, когда меняется ответственное за исполнение лицо.
Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства — пневмопочту, транспортеры.
СТАДИИ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ В ДОКУМЕТОПОТОКАХ
Входной документопоток включает в себя следующие стадии :
прием и первичная обработка документов,
предварительное рассмотрение и распределение документов,
регистрация документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам,
рассмотрение руководителем и передача документов сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе,
исполнение, использование документов или ознакомление с документами персонала.
На стадиях обработки входящих документов оформляются или обозначаются следующие реквизиты :
при приеме и первичной обработки документов - проставление даты в отметке о поступлении документа ( ),
при предварительном рассмотрении и распределении документов - идентификатор электронной копии документа ( ),
при учете (регистрации) документов - проставление входящего индекса (номера) в отметку о поступлении документа ( ),
при рассмотрении документа руководителем - резолюция ( ) и отметка о контроле ( ).
Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии :
исполнение документов,
контроль исполнения документов и поручений,
регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам,
отправка документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение,
систематизация исполненных документов,
оформление, формирование и хранение дел,
передача дел в архив,
уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
На стадиях обработки исходящих и внутренних документов оформляются или обозначаются следующие реквизиты :
при исполнении документов – наименование вида документа ( ), текст ( ), заголовок к тексту ( ), гриф ограничения доступа к документу ( ), отметка о наличии приложения ( ), адресат ( ), подпись ( ), гриф утверждения ( ), гриф согласования ( ), визы согласования ( ), печать ( ), отметка об исполнителе ( ), заполнение реквизита ссылка на номер и дату инициативного документа ( ),
при учете (регистрации) отправляемых и внутренних документов - отметка об исполнении документа и направлении его в дело ( ), отметка о заверении копии ( ), идентификатор электронной копии документа ( ), заполнение реквизита код формы документа ( ), заполнение реквизита дата документа ( ), заполнение реквизита регистрационный номер документа ( ),
Типовая операционная технологическая схема процедуры приема корреспонденции включает :
получение от почтового служащего или курьера конвертов, пакетов, телеграмм, бандеролей и других почтовых отправлений, а также незаконвертованных документов,
получение по линиям связи телексов, факсов, электронных сообщений, при необходимости их регистрация в учетном машинном журнале,
проверка адресной принадлежности почтовых и иных отправлений,
по отправлениям, полученным под роспись - проверка соответствия реквизитов конвертов, пакетов сведениям в сдаточном документе (реестре, разносной книге, квитанции и т.п.), роспись за получение отправлений.
Типовая операционная технологическая схема процедуры первичной обработки поступивших документов включает :
при смешанной системе обработки документов - передача конвертов, адресованных в структурные подразделения, по принадлежности (распределение конвертов в сортировочном стеллаже по ячейкам структурных подразделений),
вскрытие конвертов, пакетов и других упаковок кроме конвертов с пометой «Лично», а также во многих учреждениях - кроме писем граждан,
проверка правильности адресования документов, их целостности и комплектности, т.е. наличия всех листов, экземпляров, приложений, отсутствия подмены листов, наличия для копий, в том числе при циркулярной рассылке, заверительных отметок или печатей,
скрепление (сшивание) листов документа и листов приложений, скрепление документа и приложений,
проставление на всех документах (в том числе на сопроводительном письме) отметки о поступлении документа - входящего штампа,
внесение отметки в учетную таблицу количества поступивших документов, электронный учет
передача документов на предварительное рассмотрение.
Типовая операционная технологическая схема стадии предварительного рассмотрения и распределения документов включает :
передачу в соответствии с адресованием конвертов, имеющих помету «Лично» (помещаются в ячейки сортировочного стеллажа или папки руководителей),
ознакомление с содержанием всех поступивших документов (бумажных, электронных и др.),
выделение и передачу по принадлежности документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ,
анализ содержания и определение пути (маршрута) дальнейшего движения оставшихся документов - на рассмотрение руководству учреждения или непосредственно исполнителям в структурные подразделения,
распределение (группировку) документов по конкретным руководителям и структурным подразделениям, Типовая операционная технологическая схема индексирования документов включает :
распределение документов по классификационным группам,
определение очередного порядкового номера документа в классификационной группе,
обозначение сформированного индекса в регистрационном (входящем) штампе на документе и регистрационной форме (традиционной или электронной), а также на всех приложениях к документу..
передачу сгруппированных документов на регистрацию.
При регистрации документов последовательно выполняются следующие процедуры :
индексирование документов,
запись исходных сведений о документе,
запись рабочих сведений о документе,
формирование справочно-информационного банка данных по документам, заполнение РКК;
ведение справочно-информационного банка данных.
Типовая операционная технологическая схема индексирования документов включает :
распределение документов по классификационным группам,
определение очередного порядкового номера документа в классификационной группе,
обозначение сформированного индекса в регистрационном (входящем) штампе на документе и регистрационной форме (традиционной или электронной), а также на всех приложениях к документу.
Типовая операционная технологическая схема первичной записи исходных сведений о документе включает :
заполнение на каждый отдельный документ комплекта экземпляров регистрационно-контрольной карточки (РКК) с обозначенным ранее индексом документа или ввод исходных сведений о документе в матрицу (шаблон) РКК на экране дисплея,
проверка правильности заполнения карточки, сверка реквизитов документа и карточки,
распечатка страхового бумажного экземпляра электронной РКК и при необходимости комплекта экземпляров бумажных РКК для обеспечения традиционных картотек в службе ДОУ и структурных подразделениях учреждения,
скрепление документа и одного бумажного экземпляра РКК, включение других экземпляров РКК в справочно-информационный банк данных по документам,
при работе персонала учреждения с электронными документами и электронными аналогами бумажных документов в рамках локальной сети включение поступившего бумажного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел службы ДОУ (если документ был введен в АСДОУ на стадии его регистрации).
Типовая операционная технологическая схема записи рабочих сведений о документе включает :
получение документа с дополнительно внесенной информацией, подлежащей переносу в РКК,
поиск соответствующей традиционной или электронной РКК в справочно-информационном банке данных,
запись дополнительных рабочих сведений в РКК,
проверка правильности внесенных в РКК сведений,
корректирование или распечатка страхового бумажного экземпляра электронной РКК,
направление документа для выполнения следующей стадии или процедуры обработки или исполнения,
помещение РКК в соответствующее место хранения в справочно-информационном банке данных.
Типовая операционная технологическая схема формирования традиционного справочно-информационного банка данных по документам включает :
группировку карточек в соответствии с разделами картотеки,
своевременное включение карточек в соответствующие разделы, закрепление места карточки в массиве с учетом схемы их систематизации (по порядковым номерам, тематике и т.п.),
контроль правильности включения карточек в разделы картотеки,
хранение карточек в картотеке, обеспечение их сохранности и неизменности схемы систематизации карточек.
Типовая операционная технологическая схема ведения традиционного банка данных по документам включает :
поиск и изъятие нужных карточек из картотеки,
внесение в карточки (последующая запись) очередных рабочих сведений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документов (резолюции, отметок о передаче исполнителю, местонахождении, исполнении и др.),
обновление информации, внесение изменений в прежние записи и отметки, при необходимости их корректирование (изменение наименования подразделения, контрольных реквизитов, возвращение к исполненному документу и др.),
контроль правильности внесенных в карточки записей и изменений,
расстановка обновленных карточек в соответствующие разделы картотеки, в том числе перестановка карточек в другие разделы и другие картотеки в соответствии с внесенными изменениями,
формирование дополнительных разделов картотеки (или картотек) из освободившихся экземпляров карточек после окончания работы с документом.
Стадия рассмотрения руководителем и направления документов на исполнение включает в себя следующие процедуры, выполняемые с документами прошедшими регистрацию :
передачи в структурные подразделения документов, не направляемых на рассмотрение руководству учреждения,
передачи и рассмотрения документов руководителем,
передачи в структурные подразделения документов, рассмотренных руководителем.
Типовая операционная технологическая схема процедуры передачи в структурные подразделения документов, не направляемых на рассмотрение руководству учреждения включает :
перенесение с документа во все экземпляры РКК отметки руководителя службы ДОУ о направлении документа в структурное подразделение или исполнителю (в зоне «Резолюция» указывается индекс подразделения или фамилия исполнителя),
внесение отметки на оборотной стороне РКК о передаче документа (указывается индекс подразделения, дата, фамилия лица, которому передан документ и при необходимости роспись за полученный документ),
проставление штампа «Подлежит возврату» на документах, которые в последующем должны храниться в делах службы ДОУ,
помещение первого экземпляра РКК в соответствующую ячейку справочной картотеки службы ДОУ,
прикрепление второго экземпляра РКК к документу для передачи вместе с документом в структурное подразделение,
передача дополнительного экземпляра РКК в группу контроля исполнения документов и поручений (при необходимости),
помещение документа в ячейку структурного подразделения сортировочного шкафа, стеллажа,
выдача документов секретарю структурного подразделения или лицу, ответственному в подразделении за ведение делопроизводства.
Типовая операционная технологическая схема подготовки документов к передаче руководителю включает :
а) в службе ДОУ:
проставление на оборотной стороне всех экземпляров РКК отметки о передаче документа (фамилии руководителя, фамилии секретаря, которому передается документ, даты),
прикрепление к документу второго экземпляра РКК,
помещение остальных экземпляров РКК в рабочую картотеку работника службы ДОУ,
помещение документа в ячейку сортировочного шкафа (стеллажа) на фамилию соответствующего руководителя,
проверка секретарем комплектности документа, правильности его адресования данному руководителю и оформления всех необходимых отметок на документе,
выдача документа секретарю непосредственно в службе ДОУ или курьером под роспись в первом экземпляре карточки или разносном журнале,
б) в секретариате руководителя :
помещение второго экземпляра РКК переданного вместе с документом в рабочую картотеку секретаря,
получение в службе ДОУ при необходимости всех предыдущих документов по данному вопросу и сопутствующих материалов (под роспись в соответствующих РКК или карточках учета выдачи дел),
передача документа и полученных дополнительных материалов руководителю или его помощнику (референту).
После рассмотрения документов руководителем секретарь или работник секретариата :
на оборотной стороне второго экземпляра РКК делает отметку о передаче документа в службу ДОУ,
прикрепляет карточку к документу,
приобщает к документу дополнительные материалы по указанию руководителя,
передает документ и материалы в службу ДОУ лично или через курьера.
В службе ДОУ выполняются следующие операции процедуры передачи в структурные подразделения документов, рассмотренных руководителем :
проверка комплектности и правильности оформления резолюции на возвращенном документе, роспись работника службы ДОУ в первом экземпляре карточки за получение документа,
перенос резолюции руководителя с документа во все экземпляры РКК,
при необходимости в соответствии с резолюцией подбор дополнительных более ранних документов и их регистрационных карточек (или карточек учета выдачи дел), внесение отметки в карточки о направлении движения документа или дела с документами,
осуществление указанных выше операций по подготовке и передаче документов в структурные подразделения исполнителям.
Основными процедурами стадии исполнения документов являются :
составление проекта документа,
изготовление документа,
оформление или издание документа.
Наиболее важным и сложным этапом процедуры является составления текста. Типовая операционная технологическая схема этапа включает :
анализ ситуации, предполагаемого решения, поступившего документа,
изучение необходимых материалов, законодательных и нормативных актов, ранее изданных документов, получение консультаций у экспертов,
при необходимости - уточнение поставленной задачи, направление запросов,
формирование решения или мнения для включения в текст документа, формулирование тезисов и схемы изложения содержания документа, ведение рабочих записей,
составление первого варианта черновика документа,
согласование чернового варианта документа с непосредственным руководителем, заинтересованными должностными лицами, составление последующих вариантов и редакций черновика,
составление окончательного чернового варианта проекта документа.
Документы исполнитель делит их на следующие группы :
документы, требующие срочного исполнения,
документы, содержащие решение вышестоящего руководителя и требующие исполнения в указанный в резолюции срок,
документы, решение по которым должен принять лично исполнитель,
документы, поступившие для использования в работе или ознакомления и не требующие ответа,
документы-ответы на инициативные документы, отправленные ранее исполнителем,
документы, требующие дополнительного запроса или выезда в организацию-автора документа,
документы, поступившие ошибочно и подлежащие передаче по принадлежности,
документы, имеющие типовое содержание и исполняемые с помощью трафаретных текстов ответа.
Процедура изготовления документа представляет собой комплекс формально-логических и технических операций. Типовая операционная технологическая схема процедуры включает :
тщательная проверка в окончательном варианте черновика количественных данных, сроков исполнения заданий, фамилий исполнителей и руководителей, фамилии должностного лица, которое будет подписывать документ,
проверка правильности оформления всех реквизитов,
считывание текста, в том числе составленного в электронном виде,
изготовление беловика документа (на бланке или без бланка) традиционным машинописным способом или автоматически на принтере ЭВМ,
впечатывание переменного текста в типовой трафаретный бланк документа,
считывание текста документа, изготовленного традиционным способом,
перепечатывание при необходимости отдельных листов или документа в целом.
Процедура издания документа предназначена для окончательного оформления документа и придания ему юридической силы. Типовая операционная технологическая схема процедуры включает :
заключительное смысловое корректирование текста, уточнение содержания всех реквизитов, систематизация необходимых материалов для обоснования необходимости издания документа и его содержания, подбор инициативного документа и всех приложений,
тщательное вычитывание текста, исправление грамматических, синтаксических и стилистических ошибок, проверка правильности написания фамилий, реальности указанных сроков исполнения и т.п.,
итоговое внутреннее согласование документа (текущее согласование проводилось при составлении черновика документа),
итоговое внешнее согласование документа,
подписание документа полномочным руководителем учреждения,
при необходимости - утверждение документа вышестоящим руководителем или учреждением.
В службе ДОУ и структурных подразделениях изданные документы проходят следующие стадии обработки :
учет (регистрация) изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам,
отправка исходящих документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение.
учет (регистрация) изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам,
отправка исходящих документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение.
Состав операций процедуры регистрации изданных документов в целом соответствует операционной схеме регистрации поступившего документа.
Стадия отправки изданных исходящих документов включает в себя :
передачу зарегистрированного первого экземпляра документа в экспедицию службы ДОУ,
проверку правильности оформления документа и приложений, их комплектность и целостность,
сортировку документов по адресатам,
оформление конверта в соответствии с Почтовыми правилами (написание на конверте почтового адреса, наименования адресата, номера документа и при необходимости - пометы «Лично) или подготовка конверта с окном,
проверка соответствия адресата, указанного в документе и на конверте,
фальцевание (складывание) листов документа и вкладывание их в конверт,
проставление на конверте знака почтовой оплаты и штампа учреждения-отправителя,
заклеивание конверта,
составление на ценные и заказные письма почтового реестра,
подшивку остающейся в учреждении копии документа в соответствующее дело,
внесение отметки об отправке документа в РКК, включение экземпляров карточки в соответствующие ячейки картотек,
передачу конвертов и реестров в почтовое отделение или курьеру.
Дальнейшая работа с документами, не отправляемыми за пределы учреждения, соответствует технологии обработки и движения поступивших документов.
Типовая операционная технологическая схема процедуры составления номенклатуры дел включает :
изучение состава и содержания документов структурного подразделения за несколько лет,
заведение на типовые виды документов, имеющие единообразное содержание вспомогательных карточек (бумажных или электронных) для последующей систематизации,
систематизация документов в соответствии с их видами, содержанием и степенью ценности на тематические группы,
формулирование и фиксирование на вспомогательных карточках заголовков тематических групп документов (дел) в соответствии с признаками заведения дел,
определение сроков хранения дел по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения,
определение последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре (путем систематизации вспомогательных карточек на тематические группы документов),
определение состава дел, которые предполагается формировать в электронном архивном массиве компьютера или на архивном магнитном носителе вне ЭВМ,
определение состава дел, в которые будут помещаться документы на бумажном носителе после их сканирования и передачи электронных аналогов в автоматизированную базу данных ДОУ для последующей работы в безбумажном режиме,
распечатка проекта номенклатуры дел на бумажном носителе, если предыдущие операции выполнялись на ЭВМ,
визирование проектов номенклатур подразделений и секретариата их руководителями и передача проектов в службу ДОУ,
систематизация структурных подразделений в проекте сводной номенклатуры дел,
корректирование номенклатур подразделений с целью единообразного расположения в них дел, содержащих типовые документы, и внесения единообразия в сроки хранения дел, корректирование заголовков дел,
формирование в службе ДОУ сводного варианта проекта номенклатуры дел учреждения,
согласование проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией (ЭК) и ведомственным архивом учреждения,
подписание проекта сводной номенклатуры дел руководителем службы ДОУ,
согласование сводной номенклатуры дел с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (для учреждений и организаций, не сдающих дела на постоянное хранение в государственные архивы - согласование с экспертной комиссией вышестоящего учреждения),
утверждение согласованной сводной номенклатуры дел руководителем учреждения,
рассылка выписок из утвержденной сводной номенклатуры дел по соответствующим структурным подразделениям учреждения для использования в работе.
Заголовки формулируются в соответствии со смысловыми признаками (элементами) их формирования (именуемыми часто признаками заведения дел), расположенных в следующей последовательности :
номинальный признак - наименование документов, включенных в дело (приказы, протоколы и т.д.), или наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело),
авторский признак - наименование учреждения, структурного подразделения, формирующего дело (указывается кратко или дается его общее видовое название, т.к. полное название - или приведено в наименовании раздела или в бланке номенклатуры),
предметно-вопросный признак - основная тема или краткое содержание документов дела,
корреспондентский признак - наименование организации, которой адресуют и от которой получают документы; корреспондент, с которым идет переписка,
географический признак - переписка с корреспондентами (организациями), расположенными на определенной местности (территории),
хронологический признак - период времени (календарный или учебный год), к которому относятся документы дела (как правило, указывается в бланке номенклатуры дел),
экспертный признак - указание на подлинность или копийность документов дела, влияющие на срок хранения дела.
Типовая операционная технологическая схема процедуры ведения номенклатуры дел включает :
внесение отметок о заводимых делах,
внесение в номенклатуру заголовков дел, не предусмотренных при ее составлении (например, при поручении подразделению нового направления деятельности, образовании новых подразделений и т.п.),
внесение отметок о заведении томов, частей дела,
внесение отметок о закрытии дела или тома, части,
внесение отметок о передаче дел в другие учреждения,
внесение фамилий сотрудников, у которых хранится дело,
допечатку на принтере указанной выше информации в бумажный экземпляр номенклатуры, если предыдущие операции производились в электронном экземпляре номенклатуры.
Типовая операционная технологическая схема процедуры закрытия номенклатуры дел включает :
поверку комплектности и окончательного оформления (закрытия) всех дел и томов номенклатуры данного года,
заполнение в конце номенклатуры итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, сообщение содержание итоговой записи сотруднику ведомственного архива,
проверку полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры,
заверение всех отметок росписью работника службы ДОУ учреждения и лица, ответственного за обработку и хранение документов в структурном подразделении,
итоговое оформление и закрытие дела с номенклатурой за делопроизводственный год, подготовка дела к постоянному хранению,
корректирование службой ДОУ и структурными подразделениями в конце года электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем году;
распечатка бумажного экземпляра номенклатуры дел будущего года, его подписание руководителем службы ДОУ и рассылка выписок (разделов) по структурным подразделениям для использования.
Типовая операционная технологическая схема процедуры формирования дел включает :
оформление обложки дела и карточки-заместителя дела,
группировка полученных от исполнителей для подшивки документов и материалов по делам в соответствии с номенклатурой дел,
подшивка документов в дело,
внесение отметки о подшивке документа в его учетную карточку.
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры :
проведение экспертизы ценности документов,
оформление дел,
составление описей дел,
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов :
определение сроков хранения документов по перечню при составлении номенклатуры дел,
систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения,
корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив,
корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.
Полное оформление дела предусматривает ( вр. свыше 10 лет, постоянное):
нумерацию листов в деле.
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела,
составление заверительной надписи дела,
подшивку документов в твердую обложку,
при необходимости повторное оформление обложки дела,
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия учреждения, индекса и заголовка дела, даты дела, номера тома и др.),
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются упрощенно :
поверяется наличие и комплектность документов,
дела остаются в скоросшивателях,
листы дела не нумеруются,
заверительные надписи не составляются,
на обложке дела указываются крайние даты дела и уточняются заголовки и срок хранения дел (если такое решение приняла ЭК),
дела сдаются в ведомственный архив по номенклатуре дел или могут оставаться на хранение в структурных подразделениях.
Типовая операционная технологическая схема составления и оформления описи дел, следовательно, включает :
проверку правильности формирования и оформления дел, томов и частей дела,
систематизацию дел, томов, папок и отдельных выделенных документов,
внесение единиц хранения в опись,
нумерацию единиц хранения,
оформление описи и заполнение итоговой записи в конце описи, изготовление электронного экземпляра описи для обеспечения оперативной справочной работы в архиве.
Типовая операционная технологическая схема процедуры уничтожения документов и дел включает :
выделение документов, дел и электронных массивов информации, срок хранения которых истек, для уничтожения,
полистный просмотр документов, подлежащих уничтожению, членами экспертной комиссии и руководителями структурных подразделений,
включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению документа или дела (тома, части), документа или дела на магнитном или ином носителе,
оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи членами экспертной комиссии,
утверждение описей дел и документов постоянного и долговременного хранения, описей личных дел за тот же период времени,
проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт для уничтожения,
физическое уничтожение документов, дел и технических носителей информации или упаковка бумажных документов, дел, папок и сдача их по приемо-сдаточной накладной в организацию вторичного сырья,
внесение сотрудниками службы ДОУ и ведомственного архива соответствующей записи в акт.
Основными задачами системы срокового контроля за исполнением документов являются :
запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить их до окончания реального выполнения,
формировать справочно-информационный банк данных по контролируемым документам и поручениям,
корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении срок исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним,
информировать руководителей, специалистов (исполнителей), контролеров и сотрудников службы ДОУ о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах,
напоминать (сигнализировать) руководителям, исполнителям и контролирующим лицам и подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений,
фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов,
анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделения, специалистам, видам документов и другим аспектам.
В целом комплекс направлений деятельности любой контрольной службы учреждения может включать в себя :
выявление документов, подлежащих индивидуальному контролю исполнения, получение от руководства заданий по контролю,
постановка документов и поручений на контроль (заполнение специальных традиционных или электронных технологических учетных форм контроля - регистрационно-контрольных карточек, при необходимости создание страхового массива электронных карточек,
организацию оперативного доведения контролируемых документов и поручений до исполнителей,
ведение предупредительного контроля в ходе исполнения документов и поручений,
внесение необходимых изменений, дополнений и отметок в массив регистрационно-контрольных карточек - ведение контрольной картотеки,
информирование руководства учреждения и структурных подразделений о состоянии исполнения различных категорий документов и поручений,
выяснение и устранение причин задержки в исполнении документов и поручений, обеспечение своевременного их исполнения,
снятие документов и поручений с контроля по установленным правилам,
ведение последующего контроля - аналитической отчетности о количестве и своевременности исполнения контролируемых документов и поручений, представление отчетности соответствующим руководителям,
осуществление справочно-информационных операций по исполненным документам.
В технологическом процессе контроля выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа : постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.