4.5.5. Отчеты
Обычно выбранная из БД информация должна быть представлена в виде распечатки-отчета, оформленного соответствующим образом. Отчеты представляют данные в таком виде, в каком они должны выводиться на печать. В отчете можно группировать и сортировать данные в любом порядке, получать итоговые, средние значения и другие статистические величины, а также помещать в него графические диаграммы. Существует два способа создания отчета: Мастер и Конструктор. Для реализации БД в рамках учебной программы вполне достаточно пользоваться Мастером отчетов, что позволяет упростить процесс его создания, так как с помощью ряда вопросов Мастер автоматически создает макет отчета. Кроме того, Мастер поддерживает все необходимые виды отчетов: с группировкой данных, составной, детальный.
Рассмотрим пример создания отчета на основании табл. 4.24 «Продажи», в котором сгруппируем данные по датам продажи, для каждой даты по фирмам укажем стоимость продаж, подсчитаем суммарный объем продаж за день и за весь указанный отчетный период.
Таблица 4.24
Продажи
-
Фирма
Стоимость
Дата продажи
Аякс
16000
12.06.2004
Кей
13300
12.06.2004
Аякс
20540
12.06.2004
Рамек
30000
14.06.2004
Аврора
23000
14.06.2004
Для создания такого отчета воспользуемся «Мастером отчетов» и выполним следующие шаги:
из базовой таблицы «Продажи» в определенном порядке «Дата продажи», «Фирма», «Сумма»;
выберем уровни группировки, как показано на рис. 27;
задаем интервалы группировки с помощью кнопки «Группировка»: для «Даты продажи» – по дням, для «Фирмы» - обычный;
задаем итоги: для «Стоимости» - суммирование (SUM), как показано на рис. 28;
определим стиль отчета (оформление) и дадим имя отчету, например, «Продажи по дням». В результате проделанной работы получим отчет (рис. 29).
Рис. 27. Задание уровней группировки
Рис. 28. Окно «Итоги»
Рис. 29. Отчет с группировкой данных
Для изменения внешнего вида отчета, например, шрифта, цвета, размещения полей, добавления других данных можно перейти в конструктор отчета и с помощью панели элементов выполнить отчет в нужном виде (рис. 30).
Рис. 30. Конструирование отчета